British Gas

Étude de cas
British Gas
British Gas, détenue par Centrica plc, est le
premier fournisseur d’énergie au Royaume-Uni.
La société est cliente de Diligent Boards™
depuis janvier 2013. Centrica utilise Diligent
depuis 2010.
DÉFI
La société a plusieurs comités et conseils d’administration qui se réunissent
régulièrement, notamment le conseil principal de British Gas et le conseil de la
division Assurances de l’entreprise. Le comité de gestion se réunit toutes les
semaines tandis que toutes les autres réunions se tiennent une fois par mois.
Les participants doivent recevoir et examiner les documents du conseil
d’administration avant chaque réunion.
Sam Weller est l’assistante personnelle de Michael Uzielli, directeur financier
de British Gas, et l’une des personnes chargées d’assembler les documents
pour le conseil d’administration de British Gas. Avant d’adopter Diligent, l’entreprise
utilisait les documents papier et les courriels pour distribuer les dossiers de
conseil : « L’utilisation du papier et du courriel était peu commode et prenait
beaucoup de temps », affirme Sam. « Personne n’appréciait transporter autant
de papier avec soi. Les dossiers de conseil étaient lourds et certains administrateurs
qui siègent dans plusieurs conseils arrivaient aux réunions les bras chargés de
documents. Nous voulions alléger la charge qu’ils devaient transporter et rendre
la préparation des réunions du conseil plus efficace. »
IMPLÉMENTATION
Centrica plc utilisait déjà Diligent Boards pour ses rapports de conseil
d’administration, il était donc tout naturel pour British Gas de lui emboîter le pas.
L’entreprise a rapidement implanté le nouveau système. Désormais, quelque 75
membres des conseils d’administration et comités utilisent Diligent Boards, tout
comme 12 administrateurs. Selon Sam, la transition s’est faite tout en douceur :
« Un jour, nous avons cessé d’utiliser les dossiers papier et la semaine suivante,
nous sommes passés à Diligent. La transition du papier au numérique a été
vraiment simple ».
diligent.com
British Gas
Diligent a fourni une formation complète au personnel de British Gas et
une équipe de gestion de compte attitrée s’est assurée qu’il disposait de
l’assistance dont il avait besoin pour la phase de transition. Sam déclare :
« La formation a été directe. Le système est si simple à utiliser que je
pouvais former un collègue par téléphone. Si vous êtes capable d’enseigner
quelque chose à quelqu’un, c’est que vous l’avez bien compris. Avec
Diligent, c’était un vrai jeu d’enfant ».
RÉSULTATS
Grâce à Diligent Boards, les administrateurs chargés d’assembler les
nombreux dossiers du conseil s’épargnent des heures de préparation
avant chaque réunion. Sam déclare : « Il est beaucoup plus pratique de
gérer la production des documents de conseil d’administration avec
Diligent Boards. Nous consommons désormais nettement moins de papier
et d’encre pour nos imprimantes. Il est important que nous puissions faire
appel à la technologie pour améliorer nos méthodes de travail ».
Sam souligne également la qualité du service offert par Diligent à ses
clients : « Notre gestionnaire de compte nous fournit un service d’excellente
qualité. Il est très patient et répond toujours aux questions que je peux
avoir. Le service à la clientèle est vraiment remarquable ».
Grâce à Diligent Boards, les membres des conseils d’administration et
comités de direction peuvent examiner sans délai les dossiers de conseil
et se préparer à l’avance pour leurs réunions, affirme Sam : « Diligent
Boards leur permet de disposer des documents à l’avance. Même en cas
de modifications de dernière minute, ils auront toujours accès aux dernières
mises à jour à temps pour les examiner. Nous ne devons pas réimprimer
une montagne de dossiers, ce qui rend le processus beaucoup plus
efficace ».
Étude de cas
« Diligent Boards leur
permet de disposer des
documents à l’avance.
Même en cas de
modifications de dernière
minute, ils auront toujours
accès aux dernières
mises à jour à temps pour
les examiner. Nous ne
devons pas réimprimer
une montagne de
dossiers, ce qui rend le
processus beaucoup plus
efficace ».
Elle conclut : « Le support à la clientèle de Diligent est vraiment bon, la
formation est simple et directe et le produit nous rend beaucoup plus
efficaces. C’est un très bon service dans son ensemble ».
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