L`argument commercial en faveur des portails pour conseils

L’argument commercial en faveur des portails pour conseils :
économiser de l’argent tout en préservant l’environnement
Jeffry Powell
Vice-président exécutif,
Amérique
Charlie Horrell
Directeur général pour
l‘Europe, le Moyen-Orient et
l‘Afrique
Al Percival
Directeur général, Australie et
Nouvelle-Zélande
Par le passé, l’efficacité était l’argument principal qui incitait les entreprises
à adopter une solution de portail pour leur salle de conseil. Si elles cherchaient
à réduire l’investissement en ressources humaines qu’impliquait la production
manuelle des dossiers papier, elles voulaient aussi intégrer dans un flux
fluide les informations cruciales destinées aux membres du conseil. La
plupart des administrateurs se sont rapidement adaptés aux possibilités
offertes par le digital. Pourquoi en serait-il autrement ? La solution digitale
leur a permis d’accéder à un grand nombre de documents du conseil depuis
leurs iPad ou tablettes et de prendre des décisions plus rapides et mieux
éclairées grâce aux mises à jour en temps réel effectuées par synchronisation.
Les bénéfices de l’application pour le secrétaire d’entreprise étaient tout
aussi indéniables : la quantité de travail à fournir pour imprimer, assembler
et distribuer les dossiers papier du conseil est immense par rapport à la
production et à la distribution électroniques des documents.
Toutefois, il est de plus en plus évident aujourd’hui que le principal avantage offert par les
solutions de portail va bien au-delà de l’aspect qualitatif. En effet, ces systèmes digitaux
permettent également de réduire les coûts de façon substantielle. Prenez l’exemple de
FirstRand, un groupe important de services financiers basé en Afrique du Sud. FirstRand gère
un calendrier complexe de réunions : entre les sessions du conseil d’administration principal
et celles de toutes les filiales, leur nombre peut atteindre jusqu’à 600 par année et nécessiter
la production de plus de 8 700 dossiers individuels de conseil pour les administrateurs.
L’abandon du papier en faveur d’une solution digitale pour la production des documents de
conseil a été principalement motivé par le besoin de réduire la charge de travail considérable
que représentait la gestion manuelle des rapports.
L’argument commercial en faveur des portails pour conseils : économiser de l’argent tout en préservant l’environnement
« Après avoir utilisé Diligent Boards™ durant
un an environ, FirstRand a pu mesurer les
économies réalisées depuis l’adoption de
la solution. La banque a découvert que le
portail lui avait permis de réduire ses coûts
à peu près de moitié. »
Après avoir utilisé Diligent Boards™ durant un an environ,
FirstRand a pu mesurer les économies réalisées depuis
l’adoption de la solution. La banque a découvert que le portail
lui avait permis de réduire ses coûts à peu près de moitié.
Avant d’utiliser Diligent, FirstRand dépensait presque 1,5
million $ par an pour la production, l’assemblage et la livraison
des dossiers du conseil. Depuis qu’elle a migré vers la solution
Diligent Boards, l’entreprise a dégagé 748 000 $ d’économies
en une année seulement et réduit ses coûts globaux de 50 %
selon ses estimations. La plupart de ces économies peuvent
s’expliquer par la réduction de 78 % des frais de personnel.
Et plus de 4 millions de feuilles de papier – l’équivalent de
527 arbres1 – ont été épargnées l’an dernier grâce à l’adoption
d’une solution digitale. Ainsi, il existe également un impact
environnemental quantifiable.
Huntington Asset Services2 est un fournisseur de services
de fonds mutuels basé aux États-Unis qui s’adresse à des
clients dont les actifs combinés dépassent les 45 milliards
$. Chez Huntington, les classeurs destinés aux réunions du
conseil de la Valued Advisers Trust étaient, en moyenne,
épais de 10 à 12 cm et comptaient plus de 1 000 pages. Bien
que l’entreprise ait d’abord adopté Diligent Boards pour
améliorer son efficacité, les gestionnaires de portefeuilles
se sont très vite aperçus de la bonne santé affichée par leur
propre capital grâce au portail. En fait, l’abandon du papier
a permis, pour deux fonds, de réaliser quelque 10 000 $
d’économies annuelles, soit 24 %, sur des coûts initiaux qui
s’élevaient à environ 40 000 $. Les gestionnaires peuvent
espérer une épargne comparable pour chaque fonds qui
adoptera la solution de portail. Au-delà des économies liées
au papier, Huntington Asset Services déclare également
gagner au moins deux jours dans la préparation et la livraison :
le personnel peut ainsi se consacrer à des tâches d’une
importance plus stratégique.
En dehors du secteur des services financiers, d’autres
organisations ont démontré l’avantage commercial
qu’impliquait l’adoption de la solution Diligent Boards.
L’université de Toronto3 en fait partie. Le conseil directeur de
l’école et ses comités ont adapté Diligent Boards il y a deux
ans. Avant de migrer vers la solution digitale, l’université
utilisait un nombre incalculable de rames de papier et ne
comptait plus les heures passées à produire les documents
de réunion pour les 250 membres des 19 organisations de
conseil. Grâce à Diligent, l’institution a réduit de 80 % sa
consommation de papier, économisant ainsi des dizaines de
milliers de feuilles chaque année, sans parler des coûts
d’achat. Mais la réduction des coûts ne s’arrête pas là : le
personnel a diminué le nombre d’heures consacrées à
l’assemblage et à la distribution des documents et les
imprimantes ont ralenti leur cadence.
Le District Health Board (DHB) de Wairarapa4, en NouvelleZélande, offre des services qui améliorent, favorisent et
protègent la santé des résidents de la région. Dans un premier
temps, c’est la loi néo-zélandaise de 2000 sur la santé
publique et l’invalidité (un texte législatif qui exige une plus
grande prise de responsabilité au niveau environnemental)
qui a incité le DHB à migrer vers une solution digitale. Par la
suite, l’entreprise a réussi à sauver bien plus que des arbres.
Le DHB estime que, grâce à sa solution digitale, il a diminué
ses coûts de 25 000 $ par an.
UN ARGUMENT CLAIR EN FAVEUR DU DIGITAL
Souvent, la décision d’adopter un portail pour conseils est
d’abord dictée par le souci d’efficacité. Mais beaucoup
d’entreprises découvrent également les économies
significatives induites par la solution. Et elles ont prouvé qu’il
existait un réel argument commercial à l’adoption du digital.
La solution Diligent Boards s’autofinance dans de nombreux
cas.
Notes de fin :
1. Source : site Web de Conservatree, 2012, « How much paper can be made from a tree?
» [Combien de papier peut-on produire à partir d’un arbre ?] -- http://conservatree.org/
learn/EnviroIssues/TreeStats.shtml.
2. Source : article d’Information Management, le 13 mai 2013, « A Seat for Tablets in the B o
a r d r o o m » [Un siège pour les tablettes en salle du conseil], h t t p : / / w w w . i n f o r
m a t i o n - m a n a g e m e n t . c o m / news/a-seat-for-tablets-in-the-boardroom-10024067-1.
html.
3. Source : site de l’université de Toronto, 2013, « Where old meets new: Simcoe Hall goes
Green » [Quand la tradition rencontre la nouveauté : Simcoe Hall passe au vert], http://
sustainability.utoronto.ca/news/calendar/simcoehall.htm.
4. Source : journal New Zealand Doctor, « Paperless systems save DHBs money » [Le DHB
économise de l’argent grâce aux systèmes sans papier], le 27 février 2013 http://www.
nzdoctor.co.nz/in-print/2013/february-2013/27-february-2013/paperless-systems-savedhbs-money.aspx paperless-systems-save-dhbs-money.aspx.
L’argument commercial en faveur des portails pour conseils : économiser de l’argent tout en préservant l’environnement
CALCULEZ VOS ÉCONOMIES
Avant Diligent Boards
Production Création et gestion
Heures
investies par
dossier de
conseil
Après Diligent Boards
Tarif horaire
Coût par
dossier de
réunion
(main-d’œuvre)
Heures
investies par
réunion
Tarif horaire
Coût par
réunion
(maind’œuvre)
Secrétaire d’entreprise
(se documente, gère,
assemble, distribue)
x
=
x
=
PDG/directeur
financier/conseiller
général (approuve)
x
=
x
=
Coût de la main-d’œuvre par réunion
Production Assemblage et
livraison
Pages par
réunion x
Coût par
page
+
Coût des
classeurs et
intercalaires
=
Coût par
dossier de
réunion
(physique)
Coût de la main-d’œuvre par réunion
Frais de licence +
annuels du
portail pour
conseils
d’administration
x nombre
d’utilisateurs
Frais
d’installation
du portail
pour conseils
d’administration
(ponctuel)
=
Coût total
logiciel
x
Nombre
d’utilisateurs
=
Total matériel
x
Nombre
d’utilisateurs
=
Total
connexion
Coût physique par dossier de Coût de la
réunion tablette5
Coût 3G/4G6
Fréquence
Nombre de réunions annuelles x
Coût de la main-d’œuvre par réunion =
Coût total annuel de la main-d’œuvre
Nombre de réunions annuelles x
Coût de la main-d’œuvre par réunion =
Coût total annuel de la main-d’œuvre
Nombre de membres du conseil d’administration x
Nombre de réunions annuelles x
Coût physique par dossier de réunion =
Coût physique total annuel des dossiers papier
Coût total logiciel +
Total matériel +
Total connexion =
Coût total annuel du portail pour conseils
d’administration
Coût total annuel de la main-d’œuvre +
Coût physique total annuel =
Coût total annuel des dossiers papier
Coût total annuel de la main-d’œuvre +
Coût total annuel du portail pour conseils d’administration =
Coût total annuel des dossiers électroniques
Coût total annuel des dossiers de conseil
Économies totales
annuelles
% d’économies
Coût total annuel des dossiers papier –
Coût total annuel des dossiers électroniques
=
Économies totales annuelles
(Économies totales x 100)
÷
Coût total annuel des dossiers papier
=
Pourcentage (économies annuelles)
5. Les entreprises qui exigent des membres de leur conseil d’administration qu’ils
utilisent des tablettes achetées par elles au lieu d’appareils personnels doivent tenir
compte de ce coût. Dans le cas contraire, indiquez zéro.
6. Les coûts de connexion associés aux tablettes fournies par l’entreprise doivent
aussi être pris en compte. Dans le cas contraire, indiquez zéro.
Diligent est une marque de Diligent Corporation déposée aux États-Unis. Les
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©2015 Diligent Corporation.