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Étude de cas
Davantage de discipline dans les réunions
du conseil d’administration chez Majid Al
Futtaim
Majid Al Futtaim Holding LLC est le premier complexe
commercial et le pionnier dans la vente au détail et les
loisirs au Moyen-Orient et en Afrique du Nord. L’entreprise
emploie plus de 28 000 personnes qui travaillent dans
ses 17 galeries commerciales, 11 hôtels et 140
hypermarchés et supermarchés Carrefour. Avec sa station
de ski indoor Ski Dubaï, le Mall of the Emirates à Dubaï
constitue le complexe le plus prestigieux de Majid Al
Futtaim.
En 2013, Majid Al Futtaim a commencé à utiliser la
solution Diligent Boards™.
DÉFI
Gérer une société aussi diversifiée et prospère que Majid Al Futtaim requiert la
présence d’un conseil d’administration dynamique et efficace. La société
dispose d’un conseil à l’échelle du holding et de quatre conseils
supplémentaires ainsi que de sous-comités spécialisés dans l’audit, le risque, les
ressources humaines et la rémunération. Les conseils se réunissent au moins
quatre fois par an (mais le nombre de sessions peut aller jusqu’à huit). Avec des
dossiers de conseil dont le volume atteignait parfois 400 pages, les ressources
nécessaires pour produire un nombre de documents aussi important pour les
réunions manquaient d’efficacité.
En outre, les administrateurs de Majid Al Futtaim sont régulièrement en voyage.
Les rapports papier ne se prêtent pas à la prise de notes facilement
échangeables entre collègues au sein du groupe. C’est pourquoi le secrétariat
s’est intéressé aux solutions numériques pour gérer les documents de conseil.
Selon Andrew Sharp, le secrétaire d’entreprise, « les dossiers papier de conseil
devenaient un véritable casse-tête. Tout comme les nombreuses heures que le
secrétariat passait à préparer les documents, par ailleurs beaucoup trop lourds à
transporter pour les membres de nos conseils. Nous n’avions pas le sentiment
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Davantage de discipline dans les réunions du conseil d’administration chez Majid Al Futtaim
Étude de cas
qu’ils nous garantissaient un niveau de sécurité suffisant, compte tenu de la
nature sensible des opérations commerciales dont il était question non
seulement lors des réunions et mais aussi dans les documents ».
APPROCHE
Andrew Sharp et le secrétariat ont analysé les trois principales solutions de
portail pour conseils d’administration. Facilité d’accès aux informations,
sécurité et confort d’utilisation étaient les trois exigences à satisfaire. Le
fonctionnement global du produit Diligent Boards, la qualité des équipes de
Diligent et la façon dont les fonctionnalités de Diligent Boards ont été
présentées ont convaincu monsieur Sharp et le secrétariat. Leur choix s’est
naturellement porté sur Diligent. « Outre la sécurité et la convivialité, le
service à la clientèle était fondamental pour nous. Nous avions besoin de
savoir qu’en cas de problème, nous pouvions compter sur une réponse
rapide », ajoute monsieur Sharp.
Bien que certains membres du conseil se soient montrés résistants au
changement dans un premier temps, la majorité d’entre eux s’est rendu compte
des avantages de ce nouveau format dès la troisième réunion sans papier.
L’utilisation de Diligent Boards a eu des répercussions immédiates. Les
administrateurs ont commencé à faire preuve de plus de discipline lors des
réunions. Avant que les conseils n’aient adopté Diligent Boards, les documents
étaient systématiquement livrés en retard au secrétariat. Grâce à des onglets
d’espace réservé dans la solution qui permettent aux administrateurs de voir
quels documents font encore défaut, le nombre de contributions envoyées en
retard a sensiblement diminué. Selon monsieur Sharp, « cette visibilité accrue
tout au long du processus a sensibilisé tout le monde à l’importance d’être dans
les temps. Elle contribue aussi à une meilleure prise de décisions, dans la
mesure où les administrateurs disposent des documents à l’avance et qu’ils
peuvent ainsi traiter rapidement les points importants ».
« Cette visibilité accrue tout au long
du processus a sensibilisé tout le
monde à l’importance d’être dans les
temps. Elle contribue aussi à une
meilleure prise de décisions, dans la
mesure où les administrateurs
disposent des documents à l’avance
et qu’ils peuvent ainsi traiter
rapidement les points importants. »
RÉSULTATS
Chez Majid Al Futtaim, au moins 40 personnes utilisent Diligent Boards
depuis plus d’un an. Monsieur Sharp estime que la société a déjà gagné
quelque 20 jours de travail et qu’environ 24 000 feuilles de papier ont été
économisées depuis l’adoption de Diligent Boards. Au-delà du papier et
des impressions, la société a également pu réduire ses frais de coursier.
Grâce à la solution Diligent Boards, l’équipe de monsieur Sharp peut mettre
en ligne les documents dès qu’ils sont disponibles, ce qui donne aux
administrateurs davantage de temps pour lire les informations essentielles.
Et monsieur Sharp conclut : « Diligent Boards rend nos réunions de conseil
plus efficientes et efficaces car désormais, nos administrateurs disposent de
plus de temps pour étudier les informations à l’avance. »
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