Inviter la Commission canadienne du tourisme à adopter le numérique

Étude de cas
Inviter la Commission
canadienne du tourisme à
adopter le numérique
La Commission canadienne du tourisme (CCT) est
l’organisation nationale chargée de promouvoir le
tourisme au Canada. Elle est une société d’État du
gouvernement canadien. La CCT a pour mission
d’être le porte-parole unique de l’industrie
canadienne du tourisme ; elle vend le Canada
comme une destination touristique quatre-saisons
qui offre aux voyageurs de vivre des expériences
extraordinaires.
DÉFI
La vision de la CCT tient dans son slogan « Inviter le monde entier à explorer
le Canada ». Douze membres du conseil d’administration appliquent les
stratégies qui permettront de mettre en œuvre cette vision. Les réunions de
direction se tiennent six fois par an, quatre physiquement et deux virtuellement.
Mais répondre aux exigences de ces réunions n’était pas une tâche aisée.
Selon Raya Rahmen, chargée de liaison du conseil, les méthodes de préparation
des documents étaient obsolètes et consistaient à regrouper manuellement
les différents rapports et documents sources dans des classeurs.
Ainsi, les changements inévitables de dernière minute étaient un vrai cauchemar
car le personnel du secrétariat devait se dépêcher de réimprimer et réassembler
de nouvelles versions des dossiers de conseil. Lorsque le groupe tenait des
sessions stratégiques de planification et invitait des participants extérieurs,
l’équipe de Raya devait produire jusqu’à 40 copies de ces encombrants
classeurs. En général, la production de documents de conseil demandait deux
jours de travail à temps plein et nécessitait souvent des heures supplémentaires.
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Inviter la Commission canadienne du tourisme à adopter le numérique
APPROCHE
La propre PDG de la CCT a servi de catalyseur au changement. Elle participait
à d’autres conseils et a suggéré à l’organisation de passer à une solution
numérique. La CCT a brièvement envisagé de se tourner vers une solution
logicielle « bricolée », gratuite ou bon marché. Mais lorsqu’elle a considéré
plus attentivement les risques liés à la sécurité, l’idée a été définitivement
rejetée.
Raya s’est mise à chercher le fournisseur idéal et à examiner de près les
candidats potentiels. Sept finalistes ont été retenus. Diligent BoardsTM a été
choisi après que les solutions de chaque société ont été passées au crible.
Le facteur principal qui a fait pencher la balance en faveur de Diligent : la
simplicité. La solution de Diligent était la seule à ressembler et à se manipuler
comme un livre, mais avec tous les avantages d’un portail numérique.
RÉSULTATS
Lorsque la CCT utilisait des classeurs pour rassembler les documents du
conseil, elle faisait systématiquement appel à des ressources supplémentaires
pour aider à copier et regrouper le matériel. Aujourd’hui, grâce à Diligent,
ces frais supplémentaires sont de l’histoire ancienne. L’élaboration et la
distribution de documents via le portail pour conseils d’administration a réduit
de manière significative les temps de production et éliminé le besoin d’envoyer
les classeurs par coursier aux membres à travers le pays.
Étude de cas
« Le changement est
radical par rapport à
notre situation passée.
Nos dirigeants accèdent
du bout des doigts à tout
ce dont ils ont besoin.
Quand je pense à la
manière dont on
travaillait, je me demande
comment on y arrivait ».
Les membres du conseil ont rapidement adopté la solution basée sur l’iPad
et n’ont eu besoin que de peu de formation. La valeur ajoutée : les dirigeants
utilisent la solution de Diligent afin de sauvegarder les documents pour
d’autres réunions.
« C’est absolument incroyable », commente Raya. « Le changement est radical
par rapport à notre situation passée. Nos dirigeants accèdent du bout des
doigts à tout ce dont ils ont besoin. Quand je pense à la manière dont on
travaillait, je me demande comment on y arrivait ».
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