Update from OBSI`s Board of Directors

Le français suit.
In this issue:
Update from OBSI’s Board
of Directors
This note is one in a series of newsletters updating you on what’s happening at
the Ombudsman for Banking Services and Investments (OBSI). This newsletter
issue comes from OBSI’s Board of Directors, to update stakeholders on
important initiatives.
In this issue:
1) Governance Reform
2) Investment Suitability Complaints Methodology
3) Stuck Cases
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1) Governance Reform
As part of its Framework for Collaboration with financial market regulators, OBSI
must submit itself to independent third party evaluations on a regular basis. The
review was conducted once again by The Navigator Company of Australia, an
international expert in financial Ombudsman schemes with many scheme reviews
to its credit (The Navigator Company also conducted the first independent review
of OBSI in 2007).
The reviewer’s report on OBSI was again very positive. Its conclusions spoke
volumes about the maturity of the organization, management, staff and
processes in meeting a very demanding mandate – one that exists in a
stakeholder environment that the reviewer described as being the most
challenging it had ever seen.
In the report, the independent reviewer made eight strategic recommendations
on governance, mandate reform, accountability and investment methodology. At
its meetings on January 19 and 20, 2012 OBSI’s Board of Directors considered
these strategic recommendations and stakeholder input on each of them.
In response, the Board has chosen to focus first on what is doable and within its
authority, followed by continued engagement with stakeholders on the remaining
recommendations.
Specifically, the independent reviewer recommended that OBSI’s Board of
Directors be restructured under an independent Chair to include a consumer
voice and a requirement that all directors be involved in all decisions. In a
unanimous decision the Board has chosen to undertake broad-based reform of
its governance structure.
An external search has already begun for the new Chair with the establishment
of a Search Committee of the Board to provide oversight for this process. The
distinction between industry and independent directors embedded in OBSI’s
bylaws will be eliminated and a new director nomination and selection policy will
be developed. Consumer, investor and industry perspectives will be reflected in
revised director criteria, an updated Board skills and characteristics matrix, and
the sourcing of candidates with appropriate skills, experience, and insight. This
will be completed in time to replace several long-serving independent directors
who will step down at OBSI’s September 2012 Annual General Meeting.
A new Governance Committee of the Board has been created to oversee the
transition to a new governance structure, develop new governance policies and
processes as appropriate, and consult with stakeholders on these changes.
2) Investment Suitability Complaints Methodology
The Board wishes to thank all stakeholders who submitted their views on OBSI’s
investment suitability and loss assessment methodology as part of the ongoing
consultation process.
Before the holidays, the Board approved a series of proposed refinements to the
methodology after considering all of the feedback it received. Just as with the
original discussion paper, these proposals will be issued for a 60-day
consultation period that will begin shortly.
During this phase of the consultation, OBSI will participate in information
sessions organized by the Investment Industry Regulatory Organization of
Canada (IIROC) and the Mutual Fund Dealers Association (MFDA) to discuss
and obtain feedback on OBSI’s approach to investment suitability complaints and
our loss assessment methodology. These sessions will provide an opportunity for
questions and discussion on how OBSI applies its specific methods to calculate
investor losses in various fact situations. Look for details on these sessions to be
provided to members directly by IIROC and the MFDA.
The Board is committed to continuous constructive engagement with all
stakeholders, and looks forward to receiving feedback during this next phase of
the public consultation process.
3) Stuck Cases
In late October of 2011, OBSI received a letter from the Canadian Securities
Administrators (CSA), IIROC and the MFDA concerning the resolution of a small
number of complaints considered to be “stuck”; that is, those complaints where,
following OBSI’s investigation, a clear conclusion had been reached but the firm
in question had not yet agreed to compensate the investor despite a significant
amount of time having passed.
Following consultation with the regulators, OBSI’s Board has directed
management to develop a temporary independent review process that meets the
criteria identified by the letter’s signatories while remaining simple for both
complainants and firms. Details of this process will soon be made public.
The Board is encouraged that after the letter was received and made public a
number of stuck cases have been resolved. The Board is also optimistic that
more stuck cases will be resolved in the coming weeks.
-30For further information:
1-888-451-4519
[email protected]
Bulletin du conseil d'administration de
l'Ombudsman des services bancaires et
d'investissement
Ce bulletin fait partie de l'une des séries de lettres d'information visant à vous
tenir au courant de ce qui se passe à l'Ombudsman des services bancaires et
d’investissement (OSBI). Il a été rédigé par le conseil d'administration de l'OSBI
afin de tenir les intervenants au courant des initiatives importantes.
Dans ce numéro :
1) Réforme de la gouvernance
2) Méthode de traitement des plaintes en matière de pertinence des
placements
3) Dossiers qui ne progressent pas
1) Réforme de la gouvernance
Conformément au Cadre de travail créé par le Forum conjoint des autorités de
réglementation du marché financier, l'OSBI doit se soumettre régulièrement à
des évaluations d'une tierce partie indépendante. L'examen a été une fois de
plus effectué par la Navigator Company d'Australie, un expert international en
matière de programmes d'ombudsman du secteur financier ayant plusieurs
examens de programmes à son actif (la Navigator Company avait également
réalisé le premier examen externe de l'OSBI en 2007).
Le rapport sur l'OSBI préparé par l'évaluateur était de nouveau très positif. Ses
conclusions en disaient long sur la maturité dont ont fait preuve l'organisation, la
direction et le personnel, ainsi que sur la pertinence des processus utilisés pour
remplir un mandat très exigeant – un mandat qui s'inscrit dans un environnement
d'intervenants décrit par l'évaluateur comme le plus complexe qu'il ait jamais vu.
Dans ce rapport, l'examinateur externe a formulé huit recommandations
stratégiques sur la gouvernance, la réforme du mandat, la reddition de comptes
et la méthode de traitement des plaintes en matière de placements. Lors de ses
séances des 19 et 20 janvier 2012, le conseil d'administration de l'OSBI a
examiné ces recommandations stratégiques ainsi que les commentaires des
intervenants sur chacune de celles-ci.
À la suite de cet examen, le conseil d'administration a choisi de se concentrer
d'abord sur les activités réalisables et dont il était responsable, puis de travailler
de manière continue avec les intervenants sur les autres recommandations.
Plus précisément, l'évaluateur externe a recommandé que le conseil
d'administration de l'OSBI fasse l'objet d'une réorganisation et comprenne un
président indépendant et un représentant des consommateurs, et que tous les
administrateurs participent à toutes les décisions. À l'unanimité, le conseil
d'administration a choisi d'entreprendre la réforme globale de sa structure de
gouvernance.
Un processus de recrutement externe est déjà en cours afin de trouver le
nouveau président. Un comité de recrutement des membres du conseil a été mis
sur pied afin d'assurer la surveillance de ce processus. La distinction établie
dans les règlements administratifs de l'OSBI entre les administrateurs
indépendants et ceux provenant de l'industrie sera supprimée et une nouvelle
politique sur la sélection et la nomination des administrateurs sera élaborée. Les
points de vue des consommateurs, des investisseurs et de l'industrie seront pris
en compte dans les critères révisés de sélection des administrateurs, dans la
mise à jour de la matrice des compétences et des caractéristiques des membres
du conseil et dans le recrutement des candidats possédant les compétences,
l'expérience et les connaissances adéquates.
Un nouveau comité de gouvernance du conseil d'administration a été formé afin
de surveiller la transition vers une nouvelle structure de gouvernance, d'établir de
nouveaux processus et de nouvelles politiques de gouvernance, au besoin, et de
mener des consultations auprès des intervenants sur ces changements.
2) Méthode de traitement des plaintes en matière de pertinence des
placements
Le conseil d'administration tient à remercier tous les intervenants qui ont
présenté, dans le cadre du processus de consultation de l’OSBI, leur point de
vue sur la méthode d'évaluation des pertes et de la pertinence des placements.
Avant la période des fêtes, après avoir examiné tous les commentaires qu'il a
reçus, le conseil d'administration a approuvé une série de propositions visant
l’amélioration de la méthode. Comme cela a été le cas pour le document de
consultation initial, une période de consultation d'une durée de 60 jours sera
lancée sous peu relativement à ces propositions.
Durant cette phase du processus de consultation, l'OSBI participera à des
séances d'information organisées par l'Organisme canadien de réglementation
du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) et l'Association canadienne
des courtiers de fonds mutuels (ACCFM) afin de discuter et d’obtenir de la
rétroaction sur son approche de traitement des plaintes relatives à la pertinence
des placements et sur sa méthode d'évaluation des pertes. Au cours de ces
séances, les participants auront l'occasion de poser des questions sur la
manière dont l'OSBI applique ses méthodes précises de calcul des pertes dans
diverses situations réelles, et d'en discuter. L'OCRCVM et l'ACCFM fourniront
directement aux membres des renseignements sur ces séances.
Le conseil d'administration s'engage à maintenir un dialogue continu et
constructif avec tous les intervenants et attend avec impatience les
commentaires formulés au cours de cette prochaine phase du processus de
consultation publique.
3) Dossiers qui ne progressent pas
À la fin d'octobre 2011, l'OSBI a reçu une lettre des Autorités canadiennes en
valeurs mobilières, de l'OCRCVM et de l'ACCFM concernant la résolution d'un
petit nombre de plaintes qui ne progressent pas. Il s'agit de plaintes où l'enquête
de l'OSBI a permis d'en arriver à une conclusion claire, mais où la firme en
question n'a pas encore accepté d'indemniser l'investisseur et ce, même après
un délai considérable.
À la suite des consultations menées auprès des organismes de réglementation,
le conseil d'administration de l'OSBI a demandé à la direction d'élaborer un
processus d'examen indépendant temporaire conforme aux critères établis par
les signataires de la lettre, tout en demeurant simple pour les plaignants et les
firmes. Les détails de ce processus seront rendus publics prochainement.
Le conseil d'administration est heureux de constater qu'après que cette lettre ait
été reçue et rendue publique, un certain nombre de dossiers stagnants ont été
résolus. Il a également bon espoir qu'un plus grand nombre de ces dossiers
seront réglés au cours des prochaines semaines.
-30Pour en savoir plus :
1-888-451-4519
[email protected]
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