summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
22 June 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
INFORMATION SYSTEMS DIVISION, Corporate Applications Branch
POSITIONS Nos
:
IT-39,82,83,84,123
TITLE
:
Systems Analyst
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A6211
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for sustaining existing Information Systems (IS) Services
and for delivering new ones. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Performing studies, as assigned by the Chief of Branch, to determine the feasibility of new requirements
or developing improved systems or rationalizing existing systems in a specific management function or
organizational area and documenting solutions implemented.

Performing detailed systems Functional Analysis (FA) in conjunction with the system users and proposing
solutions for implementation in Corporate Software.

Customizing Corporate Software.

Specifying test requirements in conjunction with the system users to ensure that the system produces the
required results prior to implementation with user approval.

Defining and writing the detailed functional and technical specifications, deriving from business
requirements, in close cooperation with the end-users and obtaining their validation.

Liaising closely with colleagues/team leaders/Chief of Branch to ensure system integration, transfer of
knowledge and acceptable service level in case of absence.

Liaising closely with users to ensure periodic controls are in place (interfaces, batches, etc).

Registering, evaluating and resolving end-users' incidents, problems, service requests, Change Requests
(CRs), complying with Information Technology (IT) Best Practices [Systems, Applications and Products
(SAP) Business Processes, Prince 2 Processes, IT Infrastructure Library (ITIL) processes, etc].

Writing Statements of Work (SOWs) and following-up contracts when external consulting is needed.

Coordinating and reporting within the Branch and the Division as required.

Programming the Corporate Software, when applicable, as assigned by the Chief of Branch.

Leading or participating in any meeting as required.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.
IT-39,82,83,84,123
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Maintaining the implemented Corporate Software functionalities and implementing new functionalities,
as result of assigned taskings by the Chief of Branch in his/her respective functional area.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree or equivalent education.

Experience in SAP installation with emphasis on the functional area for which he/she is responsible.

Thorough knowledge of the Agency's enterprise software (SAP modules) relevant to the functional area
for which he/she is responsible.

Experience in leading (or participating in) teams in performing information systems process and functional
analyses of organization elements or complex activities.

Ability to speak and write clearly and convincingly and to conduct interviews and briefings.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Very good knowledge of operations of the functional area for which he/she is responsible within the
context of Integrated Logistics Support (ILS) operations in an international environment.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
IT-39,82,83,84,123
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
22 juin 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
DIVISION DES SYSTÈMES D'INFORMATION, Branche "applications d'entreprise"
:
IT-39,82,83,84,123
TITRE
:
Analyste de systèmes
GRADE
:
A-2
POSTES N
os
CODE POSTE
:
A6211
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de branche, le (la) titulaire assure le soutien de services informatiques existants et
en fournit de nouveaux. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

réaliser des études, que lui confie le chef de branche, en vue de déterminer la faisabilité des nouvelles
exigences ou celle du développement de systèmes améliorés ou de la rationalisation des systèmes
existants dans le cadre d'une fonction de gestion ou d'un service déterminés, et documenter les solutions
mises en œuvre ;

réaliser des analyses fonctionnelles (FA) détaillées de systèmes, conjointement avec les utilisateurs des
systèmes concernés, et proposer des solutions pour leur mise en œuvre dans le cadre des logiciels
d'entreprise ;

assurer l'adaptation des logiciels d'entreprise ;

définir, conjointement avec les utilisateurs du système, les exigences à prévoir en matière de tests pour
veiller à ce que le système fournisse les résultats souhaités avant qu'il ne soit mis en œuvre avec
l'approbation des utilisateurs ;

élaborer et rédiger des spécifications fonctionnelles et techniques détaillées découlant de besoins
opérationnels, en étroite collaboration avec les utilisateurs finaux, et obtenir de la part de ces derniers
qu'ils les valident ;

assurer une liaison étroite avec ses collègues, les chefs d'équipe et le chef de branche pour garantir
l'intégration des systèmes, le transfert des connaissances et un niveau de service acceptable en cas
d'absence ;

assurer une liaison étroite avec les utilisateurs pour s'assurer que des contrôles périodiques sont en place
(interfaces, traitements par lots, etc.) ;

enregistrer, évaluer et régler les incidents, les problèmes, les demandes de service, les demandes de
modification (CR) présentés par les utilisateurs finaux en respectant les pratiques optimales informatiques
[processus métier du progiciel SAP, processus de la méthode Prince 2, processus de la bibliothèque
d'infrastructure informatique (ITIL), etc.] ;

rédiger les cahiers des charges et assurer le suivi des contrats lorsqu'il est nécessaire de recourir à des
prestations de consultants ;

assurer la coordination et le compte rendu au sein de la branche et de la division selon les besoins ;

assurer, le cas échéant, la programmation des logiciels d'entreprise, sur demande du chef de branche ;

animer des réunions, ou y participer, selon les besoins ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
IT-39,82,83,84,123
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
082_12#2xx.doc

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

assurer la maintenance des fonctions des logiciels d'entreprise mises en œuvre et mettre en œuvre les
nouvelles fonctions résultant des travaux qui lui sont confiés par le chef de branche dans le domaine
fonctionnel relevant de sa responsabilité.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures ou formation équivalente.

Expérience de la mise en place du progiciel SAP, l'accent étant mis sur le domaine fonctionnel dont il (elle)
est chargé(e).

Connaissance approfondie des modules SAP relevant du domaine fonctionnel dont il (elle) est chargé(e).

Expérience de la conduite d'équipes chargées d'analyses de processus et fonctions informatiques de
services ou d'activités complexes (ou expérience de la participation à de telles équipes).

Aptitude à s'exprimer oralement et par écrit avec clarté et de manière convaincante et à conduire des
entretiens et présenter des exposés.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Très bonnes connaissances des activités relevant du domaine fonctionnel dont il (elle) est chargé(e)
menées dans le contexte d'opérations de soutien logistique intégré (ILS) dans un environnement
international.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
IT-39,82,83,84,123
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016