summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
27 October 2015
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
INFORMATION SYSTEMS DIVISION, Corporate Applications Branch
POSITION No.
:
IT-87
TITLE
:
Senior Systems Analyst
GRADE
:
A-3
JOB CODE
:
A621
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for sustaining existing Information Systems (IS) Services,
for delivering new ones and for managing IS projects. More precisely, he/she is responsible for performing the
following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Performing studies, as assigned by the Chief of Branch, to determine the feasibility of new requirements
or developing improved systems or rationalizing existing systems in a specific management function or
organizational area and documenting solutions implemented.

Performing detailed systems Functional Analysis (FA) in conjunction with the system users and proposing
solutions for implementation in Corporate Software.

Specifying test requirements in conjunction with the system users to ensure that the system produces the
required results prior to implementation with the user approval.

Defining and writing the detailed functional and technical specifications and overall system objectives,
deriving from business requirements, in close cooperation with the end-users and obtaining their
validation.

Liaising closely with users to ensure periodic controls are in place (interfaces, batches, etc).

Registering, evaluating and resolving end-users' incidents, problems, service requests, Change Requests
(CRs), complying with Information Technology (IT) Best Practices, the Agency's enterprise software (SAP)
Business Processes, Projects In Controlled Environments (PRINCE2) processes, IT Infrastructure Library
(ITIL) processes, etc.

Writing Statements of Work (SOWs) and following-up contracts when external consulting is needed.

Preparing and coordinating written reports and describing the results of each study performed, with
justified recommendations.

Programming and customizing the Corporate Software, when applicable, as assigned by the Chief of
Branch.

Preparing Project Description Sheets (PDSs), Project Initiation Documents (PIDs), Project Highlight Reports
(PHRs), Project Closure Reports (PCRs) according to IT Best Practices including estimation of time and
resources necessary, and the cost-effectiveness of the project. Identifying those parts of projects to be
delegated to Systems Analysts and Application Programmers and other organizational elements required.
IT-87
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Monitoring plans by measuring results achieved against the prescribed objectives and taking corrective
action where the plans require amendment.

Acting as Project Manager when appropriate.

Assisting users in developing Operating Procedures (OPs) when appropriate.

Supporting Systems Analysts of the Branch and assisting them in case of major technical problems.

Maintaining records reflecting the application of Branch manpower to assigned projects and activities, as
assigned by the Chief of Branch.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Maintaining the implemented Corporate Software functionalities and implementing new functionalities,
as result of assigned taskings by the Chief of Branch in his/her respective functional area.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree or equivalent education.

Mature understanding of management systems with at least three years of experience in internal or
external management consultancy, involving systems design and office system improvement.

At least one major project completed from feasibility study through to post implementation review, with
responsibility for project management at each stage of development.

Suitable experience in computer programming and knowledge of telecommunications applications and
distributed data processing.

Experience of the Agency's enterprise software (SAP) installation with emphasis on the functional area for
which he/she is responsible.

Thorough knowledge of the SAP modules relevant to the functional area for which he/she is responsible.

Experience in leading (or participating) in teams in performing systems process and functional analysis of
organization elements or complex activities.

Ability to communicate in clear, concise written and verbal form effectively in both technical and nontechnical areas with technicians and non-technical managers.
Specific Qualifications

Very good knowledge of operations of the SAP Human Resources (HR) functional area for which he/she is
responsible in an international environment. SAP HR functionalities used by NSPA are listed as follows:
Organizational Management (OM), Personal Administration (PA), Time Management (TM), Payroll (PY),
Performance Management (PM), Portal with Employee Self Service (ESS), Manager Self Service (MSS) and
others as requested by HR business development.

Good knowledge of operations of the SAP Finance functional area for which he/she is responsible to
contribute in an international environment. SAP Finance functionalities used by NSPA are listed as
follows: Financial Accounting (FI), Management Accounting (CO), Budgetary Accounting (FM) and others
as requested by Finance business development.
IT-87
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

IT-87
N/A
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
27 octobre 2015
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
DIVISION DES SYSTÈMES D'INFORMATION, Branche "applications d'entreprise"
:
IT-87
TITRE
:
Analyste principal(e) de systèmes
GRADE
:
A-3
POSTE N
o
CODE POSTE
:
A621
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de branche, le (la) titulaire assure le soutien de services informatiques existants, en
fournit de nouveaux et gère des projets informatiques. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions
suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

réaliser des études, que lui confie le chef de branche, en vue de déterminer la faisabilité des nouvelles
exigences ou celle du développement de systèmes améliorés ou de la rationalisation des systèmes
existants dans le cadre d'une fonction de gestion ou d'un service déterminés, et documenter les solutions
mises en œuvre ;

réaliser des analyses fonctionnelles détaillées de systèmes, conjointement avec les utilisateurs des
systèmes concernés, et proposer des solutions pour leur mise en œuvre dans le cadre des logiciels
d'entreprise ;

définir, conjointement avec les utilisateurs du système, les exigences à prévoir en matière de tests pour
veiller à ce que le système fournisse les résultats souhaités avant qu'il ne soit mis en œuvre avec
l'approbation des utilisateurs ;

élaborer et rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques détaillées et les objectifs généraux du
système découlant de besoins opérationnels, en étroite collaboration avec les utilisateurs finaux, et
obtenir de la part de ces derniers qu'ils les valident ;

assurer une liaison étroite avec les utilisateurs pour s'assurer que des contrôles périodiques sont en place
(interfaces, traitements par lots, etc.) ;

enregistrer, évaluer et régler les problèmes et incidents soumis par les utilisateurs finaux ou donner suite
à leurs demandes de services ou de modification, dans le respect des meilleures pratiques informatiques
[processus de travail avec le progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP), processus Prince2 (PRojects
IN Controlled Environments), processus ITIL ("IT Infrastructure Library" – bibliothèque pour
l'infrastructure des technologies de l'information), etc.] ;

rédiger les cahiers des charges et assurer le suivi des contrats lorsqu'il est nécessaire de recourir à des
prestations de consultants ;

rédiger des rapports et en assurer la coordination, et présenter les résultats de chaque étude effectuée,
accompagnés de recommandations étayées par des justifications ;

assurer, le cas échéant, la programmation et la personnalisation des logiciels d'entreprise, sur demande
du chef de branche ;

établir les fiches descriptives de projet (FDP), les documents d'initialisation de projet (PID), les rapports
synthétiques de projet (PHR), les rapports de clôture de projet (PCR) conformément aux meilleures
pratiques informatiques, y compris les estimations des délais et ressources nécessaires ainsi que du
rapport coût-efficacité du projet ; préciser les éléments des projets dont la responsabilité doit être
déléguée à des analystes de systèmes, à des programmeurs d'applications et à d'autres services, selon les
besoins ;
IT-87
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1433_12#2xx.docx

assurer le suivi de l'exécution des plans en mesurant les résultats obtenus par rapport aux objectifs définis
et prendre des mesures correctives dans les cas où ces plans doivent être modifiés ;

en cas de besoin, jouer le rôle de gestionnaire de projet ;

le cas échéant, aider les utilisateurs à élaborer des procédures d'exploitation ;

épauler les analystes de systèmes de la branche et les aider en cas de problèmes techniques importants ;

tenir les registres d'affectation du personnel de la branche aux divers projets et activités dont il (elle) est
chargé(e) par le chef de branche ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

assurer la maintenance des fonctions des logiciels d'entreprise mises en œuvre et mettre en œuvre les
nouvelles fonctions résultant des travaux qui lui sont confiés par le chef de branche dans le domaine
fonctionnel SAP HR relevant de sa responsabilité.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures ou formation équivalente.

Connaissances affirmées des systèmes de gestion, avec un minimum de trois années d'expérience en tant
que consultant interne ou externe dans le domaine de la gestion, et notamment de la conception de
systèmes et de l'amélioration de systèmes de bureautique.

Avoir mené à bien au moins un projet important, depuis l'étude de faisabilité jusqu'au contrôle consécutif
à la mise en œuvre, avec des responsabilités de gestion du projet à chaque stade de développement.

Expérience adaptée de la programmation informatique et connaissance des applications de
télécommunications et de l'informatique répartie.

Expérience de la mise en place du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP), l'accent étant mis sur le
domaine fonctionnel dont il (elle) est chargé(e).

Connaissance approfondie des modules SAP relevant du domaine fonctionnel dont il (elle) est chargé(e).

Expérience de la conduite d'équipes chargées d'analyser les processus et fonctions systémiques
d'éléments organisationnels ou d'activités complexes (ou expérience de la participation à de telles
équipes).

Aptitude à communiquer de manière claire, concise et efficace, par écrit et verbalement, dans des
domaines techniques ou non, avec des techniciens et des gestionnaires non techniques.
Qualifications particulières

Très bonnes connaissances des opérations relevant du domaine fonctionnel "ressources humaines" de
SAP (HR) dont il (elle) est chargé(e) dans un environnement international. Les fonctionnalités HR de SAP
utilisées par la NSPA sont les suivantes : gestion de l'organisation (OM), administration du personnel (PA),
gestion du temps (TM), paie (PY), gestion des performances (PM), portail "accès en libre-service pour les
employés" (ESS), accès en libre-service pour les gestionnaires (MSS) et autres, comme demandé par
l'entité "développement des activités HR".

Bonnes connaissances des opérations relevant du domaine fonctionnel "finances" de SAP au titre duquel
il (elle) est chargé(e) d'assurer une contribution dans un environnement international. Les fonctionnalités
"finances" de SAP utilisées par la NSPA sont les suivantes : comptabilité financière (FI), comptabilité de
gestion (CO), comptabilité budgétaire (FM) et autres, comme demandé par l'entité "développement des
activités 'finances'".
IT-87
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

IT-87
S.O.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015