summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
11 November 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
FINANCE DIVISION, NAM Finance Section
POSITION No.
:
FF-115
TITLE
:
Officer
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A42
DUTY LOCATION
:
Pápa, HUN
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Section for the management and administration of the Strategic
Airlift Capability (SAC) budgets. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Preparing drafts of the proposed and final versions of annual budgets including the coordination and
review of Fund Managers' budget inputs.

Ensuring control of budgets.

Attending meetings and preparing reports/correspondence/presentations and statistics related to budget
matters.

Liaising as required with other NSPA Programme Offices and Divisions (PODs) and customers on
budgetary matters.

Ensuring the correctness of financial and management information produced by the Section.

Ensuring that the methods and controls are the most effective and are accurately reflected in the existing
documents.

Preparing the annual cost analysis (forecast and actual) in accordance with financial regulations and
approved cost sharing methods.

Managing financial commitments and carry-forward of budgetary credits in accordance with financial
rules and procedures.

Managing and coordinating budget master data in the Agency's enterprise software (SAP) to facilitate
financial management reporting.

Managing financial commitments in relation to the NSPA electronic Travel on Duty (eTDY) system.

Managing financial commitments in relation to the General Procurement Shared Services (GPSS) process.

Managing financial commitments in relation to from the Central Invoice Management Office (CIMO)
process.

Assisting in the preparation of draft estimates of costs for new projects.

Ensuring that required documentation to support budget requests and to authorize execution of budget
authorities are reviewed, retained and easily accessible.
FF-115
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Communicating within the NATO Airlift Management Programme Office (NAM PO) and multinational
military unit Heavy Airlift Wing (HAW) which operate exclusively in one NATO language, per SAC
Memorandum of Understanding (MOU).

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Managing and improving the Fund Management (FM) Process.

Managing and maintaining the NAM PO Budget Management Handbook.

Authorizing commitments in a timely manner as delegated by the Financial Manager.

Managing budgets within the SAC Program entity in SAP including FM, commitment control & review,
year-end closure and preparation of the Budget Execution Statement for the Annual Financial Statements.

Providing budget execution reports for infrastructure and IT project boards.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree in finance, accounting or professional accountancy qualification.

Good knowledge and experience in budget preparation and execution at senior staff or management level
for at least three years in a sizeable civilian or military organization.

Very good interpersonal, communication and writing skills.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Knowledge of International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) and their application within NATO
Agencies.

Experience in automated financial accounting and budgetary control and more particularly knowledge of
SAP Financial Accounting (FI), FM, Controlling (CO), Material Management (MM) and Project System
modules.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. However the work of this post is conducted in
English and therefore fluency in that language is essential.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Knowledge of the SAC Program.

Familiarity with NATO structure, processes and procedures.

Knowledge of and experience with SAP demonstrated by prior training or job experience.
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams
working together toward established objectives.
FF-115
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while
remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

The incumbent should be prepared to travel frequently and to be available to work flexible and extended
working hours if required by the operation.
FF-115
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
11 novembre 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
DIVISION DES FINANCES, Section "finances NAM"
POSTE N°
:
FF-115
TITRE
:
Responsable
GRADE
:
A-2
CODE POSTE
:
A42
LIEU D'AFFECTATION
:
Pápa, HUN
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire assure la gestion et l'administration des budgets de la
Capacité de transport aérien stratégique (SAC). Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

établir les projets (propositions et versions définitives) des budgets annuels, ce qui comporte la
coordination et l'examen des éléments budgétaires communiqués par les administrateurs de fonds ;

veiller au contrôle des budgets ;

assister à des réunions et rédiger des rapports, de la correspondance, des exposés et des statistiques
concernant les questions budgétaires ;

assurer la liaison, en fonction des besoins, avec les bureaux de programme et divisions de la NSPA et avec
les clients pour ce qui concerne les questions budgétaires ;

veiller à l'exactitude des informations financières et de gestion produites par la section ;

veiller à ce que les méthodes et mécanismes de contrôle soient les plus efficaces et soient définis avec
précision dans les documents en vigueur ;

préparer l'analyse annuelle des coûts (prévisions et chiffres réels) conformément au règlement financier
et aux méthodes approuvées de répartition des coûts ;

assurer la gestion des engagements financiers et du report de crédits budgétaires conformément aux
règles et procédures financières ;

gérer et coordonner des données de base budgétaires dans le progiciel de gestion intégrée (SAP) de
l'Agence afin de faciliter l'élaboration de comptes rendus de gestion financière ;

assurer la gestion des engagements financiers en rapport avec le système électronique des déplacements
de service de la NSPA ;

assurer la gestion des engagements financiers en rapport avec le processus des services mutualisés
d'achats généraux (GPSS) ;

assurer la gestion des engagements financiers en rapport avec le processus du Bureau central de gestion
des factures (CIMO) ;

aider à l'élaboration de projets de coûts prévisionnels relatifs aux nouveaux projets ;

veiller à ce que les documents nécessaires pour étayer les demandes budgétaires et permettre l'exécution
des autorisations budgétaires soient vérifiés, conservés et facilement accessibles ;
FF-115
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
1372_16#2xx.docx

assurer la communication au sein du Bureau du Programme OTAN de gestion du transport aérien (NAM)
et de l'Escadre de transport lourd (HAW) (unité militaire multinationale), qui travaillent exclusivement
dans une seule langue de l'OTAN, suivant le mémorandum d'entente de la SAC ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

assurer la gestion et l'amélioration du processus de comptabilité budgétaire (FM) ;

assurer la gestion et la tenue à jour du Manuel de gestion des budgets du Bureau de programme NAM ;

autoriser les engagements en temps voulu, sur délégation du gestionnaire financier ;

assurer la gestion des budgets dans l'entité "programme SAC" du progiciel SAP, et notamment la
comptabilité budgétaire, le contrôle et la revue des engagements, la clôture en fin d'exercice et
l'établissement de l'état de l'exécution des budgets pour les états financiers annuels ;

fournir des comptes rendus d'exécution de budgets pour les commissions de projet d'infrastructure et de
systèmes d'information.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures dans les domaines de la finance, de la comptabilité ou qualification
professionnelle en comptabilité.

Bonne connaissance de l'établissement et de l'exécution des budgets, et expérience minimum de trois
ans, acquise dans ce domaine, à l'échelon supérieur de l'état-major ou de la direction d'un organisme civil
ou militaire important.

Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles, de communication et de rédaction.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Connaissance des normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et de leur application au
sein des agences de l'OTAN.

Expérience de la comptabilité financière et du contrôle budgétaire automatisés et, plus particulièrement,
connaissance des modules de comptabilité financière (FI), de comptabilité budgétaire (FM), de contrôle
de gestion (CO), de gestion de matériels (MM) et de systèmes de projet de SAP.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Toutefois, la langue de travail à ce
poste étant l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Connaissance du programme SAC.

Connaissance de la structure, des processus et des procédures de l'OTAN.

Connaissance du progiciel SAP, confirmée par une formation ou une expérience antérieures.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes
travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.
FF-115
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016

Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Le (la) titulaire doit être prêt(e) à voyager fréquemment et à être disponible pour travailler, en fonction
des besoins, selon un horaire souple dépassant l'horaire de travail normal.
FF-115
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016