village de casselman village of casselman assemblée du comité

Transcription

34
VILLAGE DE CASSELMAN
ASSEMBLÉE DU COMITÉ PLÉNIER
LE LUNDI 8 OCTOMBRE 2013 À 19 H 15
HÔTEL DE VILLE,
VILLAGE OF CASSELMAN
WHOLE OF THE COMMITTEE MEETING
MONDAY, OCTOBER 8TH, 2013, AT 7:15 P.M.
TOWN HALL,
CASSELMAN, ONTARIO
Conseil / Council
Maire
Conseiller
Conseiller
Conseiller
Conseillère
Claude Levac
Marcel Cléroux
Michel Desjardins
Mario Laplante
Francyn A. Leblanc
Mayor
Councillor
Councillor
Councillor
Councillor
Personnes ressources / Resource persons
Directeur général / greffier/
trésorier
Trésorière adjointe
Directeur des services
récréatifs et des loisirs
Directeur de services de
l’environnement
Gestionnaire de projets en
développement économique
Marc Chénier
Estelle Moynes
Bernard Boulerice
Alain Castonguay
Brigitte Duguay Langlais
Chief Administrative Officer
/ Clerk / Treasurer
Deputy-Treasurer
Recreation and Leisure
Services Director
Environment Services
Director
Project Manager for
Community Economic
Development
Résolution / Resolution no 2013-392
Proposée par : / Moved by:
Michel Desjardins
Appuyée par : / Seconded by: Marcel Cléroux
OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE
OPENING OF THE MEETING
Qu’il soit résolu que la présente assemblée soit
ouverte.
Be it resolved that the present meeting be
opened.
Adoptée
Carried
Francyn A. Leblanc
Appuyée par : / Seconded by: Michel Desjardins
ORDRE DU JOUR
AGENDA
Qu’il soit résolu que l’ordre du jour soit
accepté, incluant les modifications apportées
séance tenante, le cas échéant :
Be it resolved that the agenda be accepted,
including the modifications made forthwith, as
applicable:
Ajout : 13.3 Transport en commun
Addition: 13.3 Public transit
Adoptée
Carried
35
DÉCLARATION D’INTÉRÊT
M. Claude Levac a déclaré ses intérêts pour l’item
9.4 b i.
ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX DES
COMTÉS DU CONSEIL MUNICIPAL
DISCLOSURE OF INTEREST
Mr. Claude Levac has declared his interest for
Item 9. 4 b i.
ADOPTION OF MINUTES OF THE MUNICIPAL
COUNCIL COMMITTEES
Francyn A. Leblanc
ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX
ADOPTION OF MINUTES
Qu’il soit résolu que le procès-verbal de la
réunion du comité consultatif des services
récréatifs et des loisirs tenue le 6 mai 2013
soit adopté, tel que présenté.
Adoptée
Be it resolved that the minutes of the
Recreation and Leisure’s Services Advisory
Committee meeting held on May 6th, 2013 be
adopted, as presented.
Carried
RÉCEPTION DES RAPPORTS DES MEMBRES
DE L’ADMINISTRATION
RECEIVING OF REPORTS FROM THE
APPOINTED MUNICIPAL OFFICIALS
9.1
Direction générale / greffe / trésorerie
General Management
Treasurer
/
Clerk’s Office /
a)
Rapport financier
Financial report
Michel Desjardins
RAPPORT DE LA TRÉSORIÈRE ADJOINTE
REPORT FROM THE DEPUTY-TREASURER
Qu’il soit résolu que le Conseil accuse réception
du rapport financier FN-09-2013 de la
trésorière adjointe pour la période du 1er au 30
septembre 2013.
Be it resolved that Council acknowledges
receipt of the financial report FN-09-2013 from
the Deputy-Treasurer for the period of
September 1st to 30th, 2013.
Adoptée
Carried
b)
Rapports mensuels
Monthly reports
i) Direction générale/greffe/trésorerie
i)
General
office/Treasury
management/Clerk’s
36
Francyn A. Leblanc
COMPTE-RENDU DU DIRECTEUR GÉNÉRAL
REPORT FROM THE CAO
du compte-rendu pour la période du 1er au 30
septembre 2013.
receipt of the report for the period of
Adoptée
Carried
ii) Gestionnaire de projet en développement
économique
ii)
Project
Manager
Economic Development
for
Community
Francyn A. Leblanc
COMPTE-RENDU DE LA GESTIONNAIRE DE
PROJET EN DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE ET
COMMUNAUTAIRE
REPORT FROM THE PROJECT MANAGER FOR
COMMUNITY ECONOMIC DEVELOPMENT
septembre 2013.
Adoptée
Carried
c)
Rapports administratifs
Administrative reports
i) DG-024-2013 – Demande à la Fondation
Trillium
i) DG-024-2013 – Request to the Trillium
Foundation
Marcel Cléroux
Appuyée par : / Seconded by: Francyn A. Leblanc
RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL
REPORT FROM THE CHIEF ADMINISTRATIVE
OFFICER
du rapport administratif DG-024-2013 du
Directeur
général
et
approuve
la
recommandation concernant la demande à la
Fondation Trillium.
receipt of the administrative report DG-0242013 from the Chief Administrative Officer and
approves the recommendation concerning the
request to the Trillium Foundation.
Adoptée
Carried
37
ii) DG-025-2013 – Planification stratégique
en
développement
économique
communautaire
ii) DG-025-2013 – Community Economic
Strategic Planning
Francyn A. Leblanc
OFFICER
Directeur
général
et
approuve
la
recommandation concernant le processus
d’appel
de
propositions
menant
à
l’établissement de la planification stratégique
en
développement
économique
communautaire.
approves the recommendation concerning the
request for proposal process leading to the
establishment
of
strategic
planning
in
community economic development.
Adoptée
Carried
iii) DG-026-2013 – Gazebo du parc Richelieu
iii) DG-026-2013 – Richelieu Park Gazebo
Michel Desjardins
OFFICER
Directeur
général
et
approuve
la
recommandation dirigeant l’administration à
procéder à la recherche de partenaires
financiers et à prévoir à cet effet la somme de
10 000$ à l’exercice budgétaire de 2014.
approves the recommendation directing the
administration to search for financial partners
and to provide for this purpose the sum of
$10,000 to the budgetary process for the 2014
fiscal year.
Carried
Adoptée
iv) DG-027-2013 – Transport actif dans
Casselman
iv) DG-027-2013 – Active transportation in
Casselman
38
Francyn A. Leblanc
OFFICER
Directeur
général
et
approuve
la
procéder à la demande de financement afin de
permettre
l’établissement
d’une
étude
urbanistique du trajet de transport actif
proposé et prévoir au budget d 2014 des
éléments incitatifs au transport actif.
approves the recommendation directing the
administration to proceed with the application
for funding to allow the establishment of a
planning study for the proposed active
transport path and to plan an amount in the
2014 budget to encourage the population to
participate in active transportation.
Carried
Adoptée
v) DG-028-2013 – Mode alternatif de scrutin
préconisée pour les élections municipales
2014
v) DG-028-2013 – Alternate voting method
recommended for the 2014 municipal
elections
Le Directeur général présente le dossier et
explique qu’il y aurait deux facteurs importants si
nous utilisions ce mode alternatif de scrutin. Le
facteur économique permettrait une économie
d’environ 20,000$ car l’élection nous coûterait
6 000$ au lieu de 26 000$. Le facteur
démocratique
permettrait
une
meilleure
accessibilité qui, par le fait même, créerait une
meilleure participation au vote. Le Conseil se dit
inquiet de la sécurité sur internet malgré les taux
de réussite importants obtenus par l’ensemble
des municipalités de Prescott et Russell pour les
élections de 2006 et de 2010. Ce mode alternatif
de scrutin est refusé par le Conseil.
The Chief Administrative Officer presents the file
and explains that there are two important factors
if we use this alternative method of voting. The
economic factor would allow a saving of
approximately $20,000.00 as the election would
cost $6,000.00 instead of $26,000.00. The
democratic factor would improve a better
accessibility thereby creating a better voting
turnout. Council expresses concern about
security on the internet, despite significant
success rates obtained by most Prescott and
Russell municipalities for the 2006 and 2010
elections. This alternative method of voting is
refused by Council.
vi) DG-029-2013 – Méthode comptable
préconisée pour la Corporation de la
revitalisation du centre-ville de Casselman
Inc.
vi) DG-029-2013 – Accounting method
recommended for the Casselman Downtown
Revitalization Inc.
Francyn A. Leblanc
OFFICER
receipt of the administrative report DG-029-
…suite/
…continued/
39
Directeur
général
et
approuve
la
recommandation exigeant que la Corporation
de la revitalisation du centre-ville de
Casselman Inc. voie à l’utilisation d’une
mission d’examen dans le cadre de la
confection de ses états financiers;
2013 from the Chief Administrative Officer and
approves the recommendation requiring the
Casselman
Downtown
Revitalization
Corporation Inc. to use an audit mission as
part of the preparation of its financial
statements;
Qu’il soit résolu également que le Conseil dirige
le conseil d’administration de la Corporation du
centre-ville de Casselman Inc. à prendre les
démarches nécessaires visant à changer sa fin
d’année fiscale du 30 avril au 31 décembre.
Be it further resolved that the Board directs
the Board of Directors of the Casselman
Downtown Revitalization Corporation Inc. to
take the necessary steps to change its fiscal
year end from April 30th to December 31st.
Adoptée
Carried
vii)
DG-030-2013
–
Transfert
de
responsabilité pour la gestion des tentes en
faveur de la Corporation de la revitalisation
du centre-ville de Casselman Inc.
vii) DG-030-2013 – Transfer of management
responsibility of the tents to the benefit of
the Casselman Downtown Revitalization
Inc.
Ce document fut déposé seulement. Il sera
présenté à la réunion du 12 novembre 2013.
This document was tabled only. It will be
presented at the November 12th, 2013.
viii) Demandes de la Corporation de la
revitalisation du centre-ville de Casselman
Inc.
viii)
Requests
from
the
Downtown Revitalization Inc.
Casselman
Francyn A. Leblanc
Appuyée par : / Seconded by: Mario Laplante
NOTE DE SERVICE DU DIRECTEUR GÉNÉRAL
MEMORANDUM
FROM
ADMINISTRATIVE OFFICER
THE
de la note de service concernant les demandes
de la Corporation de la revitalisation du centreville de Casselman Inc.;
receipt of the memorandum concerning the
requests from the Casselman Downtown
Revitalization Inc;
Qu’il soit aussi résolu que le Conseil accepte de
payer les dépenses liées à la vérification
comptable et de l’assurance des biens et de la
responsabilité pour l’année financière actuelle
au montant approximatif de 4 000$ pour la
mission d’examen et de 2 500$ pour
l’assurance.
Adoptée
Be it further resolved that the Council accepts
to pay the expenses related to the audit and
property and liability insurance for the current
financial year for an approximate amount of
$4,000 for the audit and $2,500 for the
insurance.
Carried
9.2
Services récréatifs et des loisirs
CHIEF
Recreation and Leisure Services
40
a)
Rapport mensuel
Monthly report
Francyn A. Leblanc
COMPTE-RENDU
DU
DIRECTEUR
SERVICES RÉCRÉATIFS ET DES LOISIRS
DES
REPORT FROM THE DIRECTOR OF RECREATION
AND LEISURE SERVICES
septembre 2013.
Adoptée
Carried
b)
Rapports administratifs
Administrative reports
i) RL-021-2013 – Installation d’un tuyau de
drainage
i) RL-021-2013 – Installation of a drainage
pipe
Marcel Cléroux
RAPPORT DU DIRECTEUR DES
RÉCRÉATIFS ET DES LOISIRS
SERVICES
REPORT FROM THE RECREATION AND LEISURE
SERVICES DIRECTOR
du rapport administratif RL-021-2013 du
Directeur des services récréatifs et des loisirs
et approuve la recommandation concernant
l’installation d’un tuyau de drainage et que
cette dépense soit attribuable aux travaux de
construction de l’entrepôt.
receipt of the administrative report RL-0212013 from the Recreation and Leisure Services
Director and approves the recommendation
concerning the drainage pipe installation and
that the expense be attributed to the
construction of the warehouse.
Adoptée
Carried
i)
RL-022-2013
–
changement numéro 2
Ordonnance
de
i) RL-022-2013 – Change order number 2
Michel Desjardins
SERVICES
SERVICES DIRECTOR
receipt of the administrative report RL-022-
…suite/
…continued/
41
et approuve la recommandation autorisant
l’administration à attribuer les coûts reliés à
l’ordonnance de changement no 2, soumis par
l’ingénieur conseil à la construction de
l’entrepôt, au montant de 2 338,66$.
2013 from the Recreation and Leisure Services
Director and approves the recommendation to
authorize the administration to allocate the
costs associated with the change order no. 2,
submitted by the consulting engineer for the
construction of the warehouse, in the amount
of $2,338.66.
Carried
Adoptée
iii) RL-023-2013 – Réparation
chaudière – coûts non prévus
de
la
iii) RL-023-2013 – Boiler repair costs – not
anticipated
Michel Desjardins
SERVICES
SERVICES DIRECTOR
l’administration à effectuer les réallocations
budgétaires visant à effectuer les modifications
nécessaires au bon fonctionnement de la
chaudière;
authorize the administration make the budget
reallocations in order to do the necessary
modifications
to
increase
the
boiler’s
operation;
Qu’il soit également résolu que le Conseil dirige
le Directeur des services récréatifs et des
loisirs de s’assurer d’obtenir une garantie du
fournisseur principal quant à la nouvelle
installation.
Adoptée
Be it also resolved that Council directs the
Recreation and Leisure Services Director to
assure that a guarantee be obtained from the
principal supplier for the new installation.
iv) RL-024-2013 – Coûts de réhabilitation
d’une colonne de soutien
Carried
iv) RL-024-2013 – Rehabilitation costs for a
support beam
Marcel Cléroux
SERVICES
SERVICES DIRECTOR
l’administration à faire rectifier le problème de
colonne et y attribuer cette dépense aux coûts
de construction de l’entrepôt.
authorize the administration to proceed with
the repair of a support beam and apply the
expense to the construction costs of the
warehouse.
Carried
Adoptée
42
9.3
Services de l’environnement
Environmental Services
a)
Rapport mensuel
Monthly report
Francyn A. Leblanc
COMPTE-RENDU
DU
L’ENVIRONNEMENT
DIRECTEUR
DE
REPORT
FROM
DIRECTOR
THE
ENVIRONMENTAL
septembre 2013.
Adoptée
Carried
9.4
Services
des
l’aménagement
travaux
publics
et
de
Public Works and Maintenance
a)
Rapport mensuel
Monthly report
M. Levac laisse la présidence de l’assemblée. M.
Cléroux assumera la présidence temporaire pour
cet item.
Mr. Levac vacates the Chair for this meeting. Mr.
Cléroux will assume the Chair temporarily for this
item.
Michel Desjardins
Appuyée par : / Seconded by: Claude Levac
COMPTE-RENDU DU
TRAVAUX PUBLICS
SURINTENDANT
DES
septembre 2013.
REPORT
FROM
SUPERINTENDENT
THE
PUBLIC
WORKS
VOTE ENREGISTRÉ SUR LA RÉSOLUTION NO 2013-410 / REGISTERED VOTE ON
RESOLUTION NO. 2013-410
2 EN FAVEUR ET 3 CONTRE
2 YEAS AND 3 NAYS
Michel Desjardins, Claude Levac
Mario Laplante,
Leblanc
Rejetée / Defeated
Marcel
Cléroux,
Francyn
A.
43
b)
Rapport administratif
Administrative report
i) TPA-011-2013 – Appel d’offres pour
l’achat de fleurs, l’entretien des fleurs et
arbustes et la tonte de gazon
i) TPA-011-2013 – Tender for the supply of
flowers, the maintenance of flowers and
bushes and grass cutting
M. Claude Levac a déclaré ses intérêts, laissé son
siège et quitté la salle du Conseil. M. Cléroux
assumera la présidence temporaire pour cet
item.
Mr. Claude Levac disclosed his interest, vacated
his seat and left Council Chambers. Mr. Cléroux
will assume the Chair temporarily for this item.
Michel Desjardins
RAPPORT DU SURINTENDANT DE LA VOIRIE
REPORT FROM THE ROAD SUPERINTENDENT
du rapport administratif TPA-011-2013 du
Surintendant de la voirie et approuve la
procéder à deux processus d’appels de
propositions : 1) pour l’achat de fleurs et
l’entretien des fleurs et des arbustes pour une
durée de 1 an et 2) pour la tonte de gazon
pour une durée de 3 ans.
receipt of the administrative report TPA-0112013 from the Road Superintendent and
approves the recommendation to direct the
administration to carry out two requests of
tenders: 1) for the purchase of flowers and the
maintenance of flowers and bushes for a term
of 1 year and 2) for grass cutting for a term of
3 years.
Adoptée
Carried
AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS
PRÉCÉDENTES
12.1
Fossés dans le parc industriel – note de
service
Une copie du règlement 95-627 est déposée au
Conseil à titre d’information ou la municipalité
devra revoir sa manière de procéder dans
l’émission de permis permettant d’enterrer les
fossés dans le parc industriel. Le Ministère de
l’environnement soumettra sous peu des éléments
d’exception à la loi sur les ressources en eau. Une
fois déterminée, l’administration soumettra soit un
nouveau règlement, un règlement modifié ou
abrogera le règlement actuel. Pour ce qui des
permis qui ont émis par le passé, une révision
légale sera effectuée au cas par cas car il est
possible que la municipalité soit dans l’obligation
de reconnaître sa responsabilité dans certains cas.
L’administration évaluera également les risques
liés aux impacts environnementaux potentiels
pouvant avoir découlés de ces remplissages.
UNFINISHED BUSINESS FROM PREVIOUS
MEETINGS
Trenches
in
the
Industrial
Park
memorandum
A copy of By-law 95-627 was submitted to Council
for information where the municipality must review
its process in issuing permits to bury trenches in
the industrial park. The Ministry of the
Environment
will
submit
shortly
elements
exception to the Resource Water Management Act.
Once determined, the administration will either
submit a new by-law, modify the by-law or will
rescind the current by-law. For permits issued in
the past, a legal review will be conducted case by
case because it is possible that the municipality is
obliged to acknowledge its responsibility in some
cases. The administration will also assess the
potential risks associated with the environmental
impacts that may be implied with these fillings.
44
NOUVELLES AFFAIRES
NEW BUSINESS
13.1
Négociations PPO – demande d’instructions
À titre d’information.
OPP negotiations - directions
For information only.
13.2
Conseil du recyclage de l’Ontario – Semaine
canadienne de réduction des déchets
Recycling Council of Ontario
Reduction Week in Canada
–
Waste
Francyn A. Leblanc
SEMAINE CANADIENNE DE RÉDUCTION DES
DÉCHETS
Attendu que la génération de déchets solides
et le gaspillage inutile des ressources en eau et
de l’énergie sont reconnus comme les
problèmes environnementaux mondiaux, et;
WASTE REDUCTION WEEK IN CANADA
Attendu que les gouvernements provinciaux
ont un rôle important à jouer dans la
promotion de la réduction des déchets, la
réutilisation, le recyclage, le compostage et
d’autres mesures de conservation, et;
Whereas provincial governments have an
important role to play in promoting waste
reduction, reuse, recycling, composting and
other conservation measures, and;
Que les collectivités, les entreprises et les
organisations de partout au Canada se sont
engagées
à
travailler
ensemble
pour
sensibiliser le public aux sujets lors de la
Semaine de réduction des déchets au Canada,
et;
Whereas
communities,
businesses
and
organizations across Canada have committed
to working together to raise awareness of the
issues during Waste Reduction Week in
Canada, and;
Sachez que, par la présente, nous proclamons
et déclarons que la semaine du 21 au 27
octobre 2013, inclusivement, sera connue
comme la Semaine de la réduction des déchets
au Canada.
Adoptée
13.3
Commission de transport GNPR
Mme Leblanc a exprimé une inquiétude au fait que
les installations municipales servant aux usagers
du transport en commun ne soient plus disponibles
à partir du 1er janvier 2014. Elle demande au
Conseil et à l’administration de bien vouloir prévoir
des solutions accommodantes pour ces usagers.
L’administration entreprendra des démarches
auprès du Conseil d’administration GNPR afin de
maintenir le niveau de service des installations
disponibles actuellement.
CORRESPONDANCE
Whereas the generation of solid waste and the
needless waste of water and energy resources
are recognized as global environmental
problems, and;
Now know ye that we do by these presents
proclaim and declare October 21st to 27th,
2013, inclusive, shall be known as Waste
Reduction Week in Canada.
Carried
Public transit NGPR
Ms. Leblanc expressed her concern that the
municipal facilities serving the users of the public
transit will be not available effective January 1st,
2014. She asked Council and the administration to
provide accommodating solutions for these users.
The administration will take steps with NGPR
Administration Council to maintain the level of
service of these current facilities.
CORRESPONDENCE
45
Michel Desjardins
CORRESPONDANCE REÇUE
CORRESPONDENCE RECEIVED
Qu’il soit résolu que la correspondance telle
que décrite à l’ordre du jour du 8 octobre 2013
soit reçue.
Be it resolved that the correspondence as
listed on the October 8th, 2013 agenda be
received.
Adoptée
Carried
HUIS CLOS
19.1, 19,2, 19.3 et/and 19.4
Personnel
Acquisition d’un bien-fonds
Conseils protégés par le secret professionnel
d’un avocat
Vente d’une propriété
CLOSED SESSION
Staff
Land acquisition
Receiving of advice that
solicitor-client privilege
Sale of a property
is
subject
to
Michel Desjardins
SESSION À HUIS CLOS
CLOSED SESSION
ajournée pour une session à huis clos pour les
motifs suivants :
adjourned for a closed session for the following
purposes:
Des renseignements privés concernant une
personne qui peut être identifiée, y compris
des employés de la municipalité ou du conseil
local;
Personal
matters
about
an
identifiable
individual, including municipal or local board
employees;
L’acquisition projetée ou en cours d’un bienfonds aux fins de la municipalité ou du conseil
local;
A proposed or pending acquisition of land for
municipal or local board purposes;
Les litiges actuels ou éventuels, y compris les
questions devant les tribunaux administratifs,
ayant une incidence sur la municipalité ou le
conseil local;
Litigation or potential litigation, including
matters
before
administrative
tribunals,
affecting the municipal or local board;
Les conseils qui sont protégés par le secret
professionnel de l’avocat, y compris les
communications nécessaires à cette fin.
The receiving of advice that is subject to
solicitor-client
privilege,
including
communications necessary for that purpose.
Adoptée
Carried
46
Francyn A. Leblanc
RÉOUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE
RE-OPENING OF THE MEETING
rouverte.
Be it resolved that the present meeting be reopened.
Adoptée
Carried
CORRESPONDANCE
Cet item a été approuvé à deux reprises.
CORRESPONDENCE
This item was approved twice.
Michel Desjardins
CORRESPONDANCE REÇUE
CORRESPONDENCE RECEIVED
Qu’il soit résolu que la correspondance telle
que décrite à l’ordre du jour du 8 octobre 2013
soit reçue.
Be it resolved that the correspondence as
listed on the October 8th, 2013 agenda be
received.
Adoptée
Carried
CONFIRMATION DES PROCÉDURES DU
CONSEIL
CONFIRMATION OF COUNCIL’S
PROCEDURES
Francyn A. Leblanc
RÈGLEMENT NO 2013-267
BY-LAW NO. 2013-267
Qu’il soit résolu que le règlement no 2013-267
pour confirmer les procédures du conseil à sa
réunion du 8 octobre 2013 soit lu et adoptée
en 1re, 2e et 3e lecture.
Be it resolved that By-law no. 2013-267 to
confirm Council’s proceedings at its meeting of
October 8th, 2013 be read and adopted in 1st,
2nd and 3rd reading.
Adoptée
Carried
AJOURNEMENT
ADJOURNMENT
47
Francyn A. Leblanc
AJOURNEMENT
ADJOURNMENT
ajournée à 0 h 15.
adjourned at 12:15 a.m.
Adoptée
Carried
________________________
Claude Levac
Maire / Mayor
________________________
Marc Chénier
Directeur général / greffier / trésorier / Chief
Administrative Officer / Clerk / Treasurer

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