Le Conseil régional de Provence-Alpes

QlikView | Étude de cas | Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur
Le Conseil régional
de Provence-AlpesCôte d’Azur analyse ses
interventions et maîtrise ses
budgets avec QlikView
«
«
QlikView a changé la perception de la BI et transformé les
méthodes de travail au sein de notre organisation.
Didier Venturini, Directeur des Systèmes d’Information,
Conseil régional Provence-Alpes-Côte-d’Azur
Le Conseil régional PACA
Avec un PIB de 138 Md€ en 2010 et
4,9 millions d’habitants, la région
Provence-Alpes-Côte d’Azur (PACA)
est la 3e région française, derrière l’Ilede-France et Rhône-Alpes. Le Conseil
régional Provence-Alpes-Côte d’Azur
gère en 2013 un budget de 1.8 Md€
(hors opérations liées à la dette et
la trésorerie), dont plus d’1/2 Md€
consacrés aux dépenses d’investissement
du budget d’intervention. Il emploie
plus de 5 300 agents répartis dans une
vingtaine de directions et plus de 180
lycées.
Le Conseil régional PACA a versé en
2012 plus de 17 000 subventions et
dotations à près de 7 000 bénéficiaires.
Piloter et évaluer l’action régionale
Pour son reporting, le Conseil
régional disposait d’un outil de BI
traditionnel qui ne répondait plus
aux besoins des utilisateurs. Ceuxci souhaitaient en effet plus d’agilité
dans la constitution de leurs analyses,
et avaient pris l’habitude d’extraire
les données pour les exploiter avec
leurs propres tableurs. Cette situation
engendrait une multiplicité de sources
d’informations isolées et non maîtrisées
par les directions fonctionnelles. « Nous
recherchions également une solution
pour répondre plus aisément à l’une
des priorités de notre schéma directeur
2012-2014 : le pilotage, l’évaluation et
la mise en valeur de l’action régionale, »
explique Didier Venturini, Directeur des
Systèmes d’Information.
Un SIB développé en 6 jours
Didier Venturini découvre alors
QlikView et décide de le présenter à
la Direction Générale, à partir d’un
SIB (Seeing is Believing), qui permet
de créer une première application test
en seulement six jours. Convaincu par
les fonctionnalités d’exploration des
données, le Conseil régional décide
de lancer un dialogue compétitif pour
faire l’acquisition d’un logiciel de data
discovery. C’est la société Business &
Decision qui est retenue pour réaliser ce
projet avec QlikView.
12 semaines pour mettre en
recettage deux applications
majeures
Le Conseil régional PACA développe
une première application dédiée aux
subventions et dotations. Il s’agit
d’analyser les 17 000 dossiers votés
annuellement, qui représentent
En Bref
Conseil régional de ProvenceAlpes-Côte d’Azur
Secteur
Secteur Public
Fonction
Finance
Localisation
France
Défis
• Rendre autonomes les utilisateurs
• Faciliter l’exploration des données et
la création de valeur
• Obtenir un ROI rapide et une
réduction du TCO
• Permettre une approche agile pour
accélérer la production de résultats
visibles
• Exploiter des données issues de
différentes sources hétérogènes
Solution
Le Conseil régional de ProvenceAlpes-Côte d’Azur a mis en place
QlikView auprès de 150 utilisateurs
qui bénéficient de ses capacités
d’analyses et d’exploration pour piloter
les dotations et subventions et affiner
leur gestion budgétaire. L’utilisation de
QlikView va s’étendre rapidement aux
problématiques RH et de commande
publique.
Bénéfices
• Gain de temps dans l’élaboration
du reporting, permettant de se
consacrer à l’analyse
• Fiabilisation des données par
suppression des doubles saisies
• Meilleure communication entre les
directions, à travers des pratiques et
indicateurs communs
• Nouvelle organisation des projets BI,
avec partage des rôles entre la DSI,
le CDG et les métiers
Systèmes Sources
BDD : Oracle
Applications : ASTRE GS/GS, ASTRE
RH
Partenaire QlikTech
Business & Decision
QlikView | Étude de cas | Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur
Design et mobilité pour séduire les
utilisateurs
Le groupe projet porte une attention
particulière au design des applications,
pour assurer une très bonne adhésion
des utilisateurs, avec notamment une
charte graphique séduisante et une
ergonomie très simple. La mobilité est
également un axe de travail pour le
projet décisionnel du Conseil régional,
pour obtenir potentiellement les mêmes
analyses au bureau et en usage mobile.
« Avec QlikView pour tablettes, les
utilisateurs pourront avoir accès à leurs
données avec la même application, la
«
même sécurité et les mêmes licences que
lorsqu’ils sont à leur bureau », explique
Didier Venturini.
Retour sur investissement
Retour
Une information précise pour piloter
au plus juste
La mise en place de QlikView a permis
de réduire fortement le temps passé
sur les requêtes, extractions et saisies
dans les tableurs. Ce sont ainsi près
de 3 000 heures par an qui peuvent
être réattribuées à des tâches à plus
forte valeur ajoutée, notamment pour
l’analyse des données et le suivi des
directions gestionnaires. L’apport
de QlikView se révèle aussi dans la
simplicité d’accès à l’information et dans
les capacités d’exploration des données.
« QlikView nous permet de disposer
rapidement de tendances et d’évolutions,
puis d’obtenir des explications via le
détail sous-jacent en quelques clics,
ce que ne permettent pas les outils de
BI traditionnels, explique Thomas
Eisinger, Directeur Adjoint Finances et
Contrôle de Gestion. Dans les contextes
budgétaires actuels, c’est un outil qui
deviendra indispensable pour objectiver
et partager les arbitrages à rendre. »
La région PACA fait également
partie des premières régions à s’être
impliquées dans le projet open data du
gouvernement, en ouvrant au public
l’accès à ses données dès juin 2012.
QlikView participe à cette évolution en
permettant une meilleure maîtrise des
données. « Nous devons développer
une culture commune de gestion pour
les managers, ajoute Thomas Eisinger.
Parler le même langage et partager les
mêmes référentiels de données, via la
mise à disposition de ces applications,
3000 h/ an gagnées en
éliminant requêtes et
saisies
Investissement
représentera un gain énorme pour notre
organisation. »
De nombreux projets pour étendre
l’utilisation QlikView
Dans les prochains mois, le Conseil
régional va poursuivre le développement
d’applications QlikView pour répondre
aux besoins en matière de gestion
des ressources humaines, de pilotage
budgétaire ou encore de maîtrise de
la commande publique. L’intérêt de
travailler dans un premier temps sur une
génération d’applications fonctionnelles
est de maximiser le nombre d’usagers
de chaque développement et de s’assurer
ainsi d’une bonne appréhension par tous
les managers du logiciel en lui-même.
Mais des applications thématiques
seront certainement mises au carnet de
commande des prochains exercices.
La méthodologie de projet a également
évolué. « QlikView nous a permis de
définir une nouvelle organisation projet,
avec un partage des rôles entre la DSI
et le CDG, explique Didier Venturini.
Nous sommes maintenant plus sereins
car nous savons que nous pouvons
répondre rapidement aux demandes des
utilisateurs. »
QlikView accompagne notre évolution, logique mais
néanmoins complexe à mettre en œuvre, vers une double
culture de transparence et de maîtrise de la donnée qui
sera certainement au cœur de l’action publique dans les
prochaines années.
Thomas Eisinger, Directeur Adjoint Finances Contrôle de Gestion, Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur
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être considéré comme constituant quelque garantie additionnelle que ce soit.
«
un budget supérieur à 1 Md€. La
philosophie directrice est de rendre les
décideurs autonomes dans l’analyse de
ces subventions, regroupées en fonction
de besoins par territoire, secteur
d’intervention, dispositif, direction,
période, etc. QlikView permet
également de fournir un historique sur
plus d’une décennie, utile pour la mise
en perspective de l’effort consenti par
le Conseil régional sur un territoire, un
tiers ou une politique publique.
Le Conseil régional réalise ensuite
une application dédiée à la gestion des
budgets, avec le détail des crédits alloués
et le suivi de leur consommation. Des
indicateurs clés de gestion tels que le
délai moyen de traitement des factures
sont également analysés.
Le groupe de projet développe ces deux
applications majeures en seulement
12 semaines et arrête à cette occasion
une démarche-type de production
des futures applications, mobilisant
tour à tour les équipes des systèmes
d’information et du contrôle de gestion.
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