Secrétaire - Réseau Canopé

Famille professionnelle : Administration générale
ADM0501
Secrétaire
Catégorie B
Répertoire des métiers Réseau Canopé
Emploi-type Réseau Canopé :
Secrétaire
Poste-type Réseau Canopé :
Secrétaire
Positionnement et contexte
Texte de référence : Décret n° 2014-1631 du 26 décembre 2014 relatif à l’organisation administrative, financière
et territoriale de l’Etablissement public de création et d’accompagnement pédagogique dénommé « Réseau
Canopé ». Code de l’Education article D314-70 et suivants.
Positionnement du poste : Direction Territoriale Languedoc Roussillon – Midi Pyrénées / Toulouse.
Contexte : Au sein de l’établissement Réseau Canopé, la Direction Territoriale assure le relais de la politique
nationale du réseau Canopé et accompagne les actions en territoire dans les domaines du numérique éducatif, de
la formation, de l’innovation, de la politique documentaire et de l’accompagnement de la communauté éducative
autour des ressources pédagogiques et de leur usage.
Elle intervient dans le cadre de la politique académique définie par le Recteur.
Elle s’appuie sur les ateliers Canopé, lieux de proximité de création et d’accompagnement pédagogique.
Fonctions occupées : Fonction de secrétariat, sous l’autorité du Directeur Territorial Languedoc Roussillon –
Midi Pyrénées / Toulouse.
Relations fonctionnelles (interne/externe) : L’encadrement de la structure de Réseau Canopé dans laquelle se
situe cet emploi. L’ensemble des services supports ou métiers de cette structure ; L’ensemble des services de
Réseau Canopé (services centraux et directions territoriales). Les services ministériels et/ou académiques, la
communauté éducative, les collectivités territoriales et, d’une manière générale, les différents partenaires et
prestataires internes ou externes, institutionnels ou non, de la structure.
Missions :
Assurer le secrétariat et contribuer au bon déroulement des activités d’un service en assurant une assistance
administrative, logistique et technique et des activités de gestion de proximité.
Activités principales
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Assurer le secrétariat du responsable et/ou d’autres membres de l’encadrement de la structure : gérer les
agendas (prise de rendez-vous) et les plannings (absences, déplacements, réunions…). Effectuer un suivi
et un contrôle des échéances. Réceptionner et filtrer les appels.
Assurer, le cas échéant, l’instruction, le traitement et le suivi de dossiers spécifiques pour le compte de
l’encadrement de la structure.
Assurer le traitement du courrier postal et électronique (départ et arrivée) : réceptionner, trier, enregistrer
pour assurer la traçabilité et diffuser ou transmettre (bordereaux d’envoi) les courriers et les courriels.
Gérer le suivi des parapheurs.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et orienter les interlocuteurs internes et externes.
Assurer la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la
valorisation, le classement et l’archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou
dématérialisés mis à la signature.
Assurer le suivi des congés et des absences des personnels de la structure.
Gérer les déplacements des personnels de la structure, l’émission des ordres de mission et la logistique
liée à ces déplacements.
Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions et des rencontres au sein de la structure
(convocation, ordres de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles…). Le
cas échéant prendre en charge les comptes rendus des réunions.
Apporter un soutien logistique et un appui sur le plan administratif et technique aux activités du service ou
de la structure : gestion de bases de données (annuaire, organigramme…), contribution à la gestion de
dossiers spécifiques, participation à des tâches ponctuelles.
Contribuer à la collecte et l’exploitation d’informations ; la tenue de tableaux de bord, de statistiques ; le
renseignement des indicateurs d’activité en vue d’une évaluation de la performance en fonction des
objectifs définis pour l’établissement et/ou la structure.
Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants (installation physique et matérielle, présentation de
l’établissement, remise du livret d’accueil…).
Activités associées
Mise à jour : 04/2016
Famille professionnelle : Administration générale
ADM0501
Conditions particulières d’exercice
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Disponibilité nécessaire
Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité de la structure.
Respect des règles de confidentialité.
Compétences principales
Connaissances :
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Connaissance du statut général de la Fonction Publique
Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et
de son fonctionnement
Connaissance du projet de l’établissement
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des
documents…)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…) utilisés dans la structure
Connaissance des principes et des outils de la culture numérique
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Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
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Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins.
Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances
Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques et des applications informatiques spécifiques à l’activité
Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
Avoir une capacité rédactionnelle dans la langue française (techniques de l’expression écrite sur support
physique ou dématérialisé). Savoir rédiger et mettre en forme des documents ; réaliser des synthèses
Maîtriser la communication orale
Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas
Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information
Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte
Compétences comportementales (savoir-être) :
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Posséder l’aptitude à porter les valeurs de la structure.
Etre apte au travail en équipe.
Etre organisé et méthodique, rigoureux, fiable.
Avoir le sens des responsabilités, de la confidentialité et le goût de l’initiative. Etre autonome.
Posséder une capacité d’adaptation, une aptitude à travailler dans des délais contraints, de la réactivité
et une disposition à la prospective
Faire preuve de curiosité intellectuelle.
Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, dialoguer, exposer des idées, argumenter en faisant preuve
de la capacité de conviction, faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.
Tendances d’évolution
Facteurs clés à moyen terme (à 3 ans) :
 Évolution des outils bureautiques.
 Diversification des fonctions.
 Accroissement du rôle d’interface avec les services.
 Evolution des technologies de l’information et de la communication.
Impacts sur l’emploi-type :
 Actualisation et développement des compétences correspondant à ces évolutions.
 Nécessité d’une plus grande polyvalence.
Mise à jour : 04/2016
Famille professionnelle : Administration générale
ADM0501
PROFIL PROFESSIONNEL RECHERCHÉ :
Filière d’emploi : Administrative et ITRF
Niveau de formation : BAC
Expérience souhaitée dans un poste similaire.
MODALITE DU RECRUTEMENT
Quotité de travail : Temps complet
Localisation géographique : Toulouse
Voie de recrutement : Interne et externe
Date de début de publication du poste : 20/04/2016
Date de clôture de réception des candidatures : 19/05/2016
Prise de poste : 01/09/2016
Contact et informations :
Les dossiers de candidature (lettre de motivation et curriculum vitae détaillé) sont à transmettre sur un SEUL
fichier au format PDF par courrier électronique à ces deux adresses :
- [email protected] à l’attention de Monsieur le Directeur Général de Réseau Canopé
- [email protected], à l’attention de Monsieur Le Directeur Territorial Languedoc Roussillon –
Midi Pyrénées.
Autres documents à transmettre :
- copie du diplôme le plus élevé ;
- attestation de reconnaissance d'un handicap (s’il y a lieu).
Mise à jour : 04/2016