Note Technique n° 9

TIERS PAYANT ETENDU SANTE-PHARMA
NOTE TECHNIQUE
- N° 09 –
Destinataires : Les correspondants Documentation déclarés.
Paris, le 28 avril 2005
Madame, Monsieur,
Vous trouverez, ci-joint ; la note technique express N°9.
Par laquelle nous vous informons de :
1.
La gestion des anomalies :................................ ................................ ............................. 2
1.1 Contexte : .....................................................................................................................................2
1.2 Organisation : .............................................................................................................................. 2
2.
L’organisation des fichiers mis à votre disposition :................................ ...................... 3
3.
La gestion des alertes.....................................................................................................3
4.
Communication aux PS................................ ................................ .................................4
5.
PRECISIONS attestation sante-pharma : .....................................................................4
6.
Rappel SUR LES DEMARRAGES :.............................................................................. 4
Nous vous engageons à prendre connaissance de cette note, et à diffuser cette information
auprès des personnes concernées dans votre entreprise.
Nous vous en souhaitons bonne réception.
Nous restons à votre diposition sur notre adresse email suivante : [email protected].
Nb : Vous êtes le seul destinataire de cette note au sein de votre organisation. Il vous incombe
de la diffuser auprès des différentes personnes et services concernés (informatique, gestion,
….etc)
TIERS PAYANT ETENDU
NOTE TECHNIQUE N°9
SINTIA
Date : 13/04/05
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1. LA GESTION DES ANOMALIES :
1.1 CONTEXTE :
Conséquemment aux démarrages du début de l’année 2005, les AMC ont rencontré des
difficultés qui souvent s’apparentaient. Le groupe de travail dédié au tiers-payant étendu, a
proposé la mise en commun de l’information de façon à permettre à tous les organismes
d’être informés des anomalies rencontrées, ainsi que de l’état d’avancement de leur
correction.
Pour répondre à ce besoin, Sintia propose une gestion communautaire des anomalies avec la
mise en ligne de fiches afin que chaque organisme intéressé puisse à la fois s’informer des
anomalies déjà rencontrées et envoyer à Sintia celles auxquelles il se heurte.
Vous trouverez donc sur le site sécurisé de Sintia :
-
la fiche modèle de déclaration d’une anomalie ;
la liste des anomalies rencontrées.
Ces informations se trouvent dans la rubrique « Consultation des anomalies en cours de
résolution et résolues »
1.2 ORGANISATION :
La procédure de gestion des anomalies est la suivante :
Phase 1 :
Les fiches d’anomalies, Fiche 006-01 gestion des anomalies.doc, doivent être
transmises à SINTIA par messagerie à la boite [email protected].
SINTIA attribue une référence (en fonction de l’émetteur (AMC ou OR) suivi d’un
numéro d’ordre).
SINTIA enregistre la fiche d’anomalie, et publie sur le site sécurisé la liste des
anomalies en cours (Fiche-006-01) au chapitre « Consultation des anomalies en cours
de résolution et résolues » et la transmet au CETIP.
Phase 2 :
Le CETIP analyse l’anomalie et retransmet la fiche à SINTIA avec la date
prévisionnelle de correction (boite [email protected]).
La fiche est alors mise à jour et la liste réactualisée sur le site sécurisé.
SINTIA
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NOTE TECHNIQUE N°9
Date : 13/04/05
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Phase 3 :
Le tableau de suivi Fiche 006-02 Tb suivi des anomalies, est régulièrement analysé
par le Groupe de Travail et mis à jour des informations fournies par le CETIP.
Phase 4 :
Les fiches sont déclarées clôturées par le Groupe de Travail et sont alors mises à jour
avec la liste t réactualisée sur le site sécurisé.
Vous trouverez ci-joint le formulaire de déclaration d’une anomalie (Fiche 006-01)
2. L’ORGANISATION DES FICHIERS MIS A VOTRE
DISPOSITION :
Certains organismes ont rencontré des difficultés lors de la récupération de leurs fichiers de
factures et d’avis de règlement.
Des coupures intempestives avaient lieu, en fonction de l’heure à la quelle l’AMC se
connectait au Cetip,
Après investigations, plusieurs causes à l’origine de ces difficultés, ont été détectées
(Cf fiches anomalies AMC0006 et AMC0008).
Le mécanisme de mise à disposition des fichiers par le Cetip a été amélioré, et permet
maintenant à chaque AMC de pouvoir se connecter sans risque de coupure.
Evolution en cours : Plutôt que de mettre au fil de l’eau les fichiers de factures
traitées à disposition des AMC, il a été décidé que l’OR procèdera à une seule vacation
et mettra toutes les factures concernant une journée comptable en une seule fois, le
soir entre 19 et 22 heures. Cette évolution aura lieu à la fin du deuxième semestre.
Rappel : Comme il est spécifié dans le Cahier Des Charges, l’AMC reçoit autant de fichiers
logiques dans une journée qu’il y a de traitement par OCT.
Il est recommandé de ne récupérer ses fichiers qu’une fois dans les 24 H, et
d’éviter la plage de 19 heures-22 heures( période de mise à disposition des
fichiers réservée pour l’OR).
3. LA GESTION DES ALERTES
Le système de gestion du tiers payant étendu est complexe du fait des transmissions de
différents fichiers entre les AMC et l’OR et du respect des délais conventionnels.
Afin de suivre au plus près les factures dès leur réception par l’OR jusqu’à leur paiement aux
PS, l’OR a mis en place un système de suivi des factures. Ce système permet à l’OR de
SINTIA
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Date : 13/04/05
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connaître l’état d’une facture et sa situation dans le dispositif de tiers payant, à tout moment.
A partir de la date de réception à l’OR de la facture, le système calcule la date de réponse au
plus tard attendue après traitement par l’AMC.
Ce procédé permet à l’AMC d’être alerté dès qu’une facture qui lui a été transmise risque
d’être payée d’autorité par l’OR. Cette alerte a lieu juste 24 heures avant le dépassement du
délai conventionnel et donne lieu à une communication dans la messagerie électronique du
correspondant gestionnaire de l’AMC.
L’OR peut désactiver l’envoi des alertes à l’AMC sur sa demande.
4. COMMUNICATION AUX PS
, Une communication a été faite aux PS par le biais des relevés mensuels des factures payées,.
Concernant la liste des organismes actifs, pour les biologistes : SANTE-PHARMA a
rappelé aux biologistes le mode de récupération de la liste à jour des
nouveaux codes AMC actifs sur le réseau. En effet, il a été constaté que
certains biologistes n’avaient plus leur liste à jour depuis qu’il leur a été
demandé de la consulter à partir du site WEB SANTE-PHARMA. La
dernière version de cette liste leur a été transmise par le même biais.
Concernant les factures papier pour les biologistes et les radiologues : Un rappel a été fait
sur l’importance de renseigner la date et le rang de naissance du
bénéficiaire sur les factures pour garantir leur paiement.
5. PRECISIONS ATTESTATION SANTE-PHARMA :
Suite à des questions de la part de certains AMC, nous vous confirmons que le numéro de
contrat (en haut à droite de l’attestation), est une zone obligatoire de 16 caractères maximum.
Ainsi,cette zone peut être renseignée avec le nombre de caractères souhaités par l’AMC dans
la limite de 16. Nous vous rappelons que cette zone est une zone informative, non saisie par
les PS pour la gestion du tiers payant Santé-Pharma.
6. RAPPEL SUR LES DEMARRAGES :
L’envoi des attestations Santé Pharma par une AMC ne devra s’effectuer que si cette dernière
est en mesure de recevoir et de traiter les flux de factures transmis par le Cetip. Ce qui revient
à dire que la date réelle de démarrage pour un AMC est la date à la quelle il aura envoyé les
attestations à ses assurés.
Quelque soit la période de garantie figurant sur l’attestation , un PS pourra être amené à
pratiquer du Tiers Payant, ce flux devra pouvoir être transmis à l’AMC, afin d’opérer aux
paiement ou au rejet des factures.
Ce point est fondamental, car aucune mise en attente des factures ne pourra être effectuée par
le Cetip, les factures ainsi transmises seraient alors payées d’autorité.