- Sekretärinnen SERVICE

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OFFICE-NEWS
Fundgrube für Veranstaltungen. „Festpark“ ist ein Portal
mit Anregungen (Gedichte,
Texte, Lieder, Spiele, Musik,
Reden und Geschenke) für die
verschiedensten Anlässe.
Link: www.festpark.de.
Englisch. Beim Stöbern auf
der Seite www.secretary.com
können Sie Ihr Englisch aufbessern und finden gleichzeitig interessante Informationen
für Ihren Berufsalltag.
Wer liefert was? Weltweit
nach Anbietern suchen, können
Sie unter www.wlw.net.
Leitz-Studie: Die Sekretärin als Fels in der Brandung
Liebe Leserin, lieber Leser,
welches Selbstbild haben Sekretärinnen und wie wirkt sich das
veränderte Berufsbild auf ihre Selbsteinschätzung aus? Dieser
Frage widmete sich eine aktuelle Studie des Marktforschungsinstituts „Konzept und Analyse“ im Auftrag der Firma Esselte Leitz.
Hier die wichtigsten Ergebnisse der Untersuchung: Die Sekretärin
fühlt sich als Fels in der Brandung. Selbst wenn die Wellen im
Unternehmen überschwappen – eine gute Sekretärin ist so leicht
nicht zu erschüttern. Sie hat hohe Ansprüche an sich selbst – und
auch ihr Chef erwartet, das sie quasi unfehlbar ist. Allroundtalent
Sekretärin: In der Knautschzone zwischen Chef, Kunden und
Kollegen muss sie ein dickes Fell haben – die Studie ergab, dass
sich Sekretärinnen als eine Art Stoßdämpfer sehen, der bei
Problemen für alle Seiten als Puffer dient.
MS-Office. Unter www.office.
microsoft.com/home finden
Sie eine umfangreiche Materialsammlung zu den einzelnen
Software-Komponenten von
MS-Office mit Formatvorlagen,
Cliparts, Tipps und Schulungen.
AUS DEM INHALT
■ Fraktale Unternehmen . .2
■ Abruf „Weibliche
Bezeichnungen“ . . . . . . . . . .2
■ Was Sie gegen Führungsfehler tun können . . . . . . . .2
■ Medien-Knigge . . . . . . . .3
■ So reagieren sie richtig
auf berechtigte Vorwürfe .4
■ PC-TopTipps
Nutzen Sie Ihr Internet-Archiv unter
www.gwi.de/office
----------------------------Ihre Zugangsdaten:
Benutzername: Sekretaerin
Kennwort des Monats: wandel
Berufsbild im Wandel: Heutzutage nennen sich viele Sekretärinnen
„Office Managerin“ oder „Assistentin“. Fast nur noch Manager in
Top-Positionen können sich derzeit eine eigene Sekretärin leisten,
in vielen anderen Bereichen wurde sie wegrationalisiert. Das
bedeutet: horrende Ansprüche an ihre Arbeit, hohe Verantwortung
und mehr Kompetenzen. Sie ist Organisatorin, Ansprechpartnerin,
Assistentin – und manchmal muss sie auch noch den Kummerkasten bei privaten Problemen spielen.
Um diesen kräfteraubenden Spagat zu meistern, wünschen sich
Sekretärinnen, so die Leitz-Studie, vor allem eines: Kontrolle
und noch mal Kontrolle. Das korrespondiert mit ihrem idealen
Selbstbild: Sie wollen immer den Überblick behalten, um schnell
und systematisch arbeiten zu können und Haltung bewahren, wenn
die Situation mal aus dem Ruder läuft.
Erholsame Feiertage und einen guten Start in ein erfolgreiches
neues Jahr wünscht Ihnen
Heidrun Polegek, Redaktion Sekretärinnen-Service
München, 22. Dezember 2003 · Ausgabe 24/2003 · s-s
BWL IM OFFICE
■ Virtuelle Teams, die sich ohne konkretes
Projekt zusammenschließen und neue Ideen
liefern oder Problemlösungen erarbeiten.
Was sind fraktale Unternehmen?
Diesen Begriff werden Sie künftig häufiger
hören, auch wenn Sie nicht selbst in einem
fraktalen Unternehmen arbeiten. Es handelt
sich dabei um ein neues Organisationsmodell, das Unternehmen in die Lage versetzen soll, flexibler und dynamischer auf
sich immer schneller verändernde Marktsituationen reagieren zu können.
Wie sieht ein fraktales Unternehmen aus?
„Fraktal“ ist ursprünglich ein Begriff aus der
Mathematik. Er bezeichnet geometrische
Figuren, in denen sich das gleiche Motiv in
kleinerem Maßstab immer wiederholt. In
der Organisationslehre heißt fraktal, dass
ein Unternehmen aus vielen kleinen Einheiten besteht, die eine ähnliche oder die
gleiche Struktur aufweisen wie das Unternehmen insgesamt. Das heißt auch, dass
diese Ebenen Entscheidungskompetenzen
haben und autonom arbeiten.
In fraktalen Unternehmen steht die Teambildung im Vordergrund. Es gibt:
■ Projektteams, die sich je nach Aufgabenstellung immer wieder neu bilden und
auflösen. Sie sind je nach Projekt unterschiedlich zusammengesetzt. Das kompetenteste Teammitglied hat jeweils die
Verantwortung.
■ Kompetenzteams, die die Projektteams
im Hintergrund fachlich unterstützen und
in der Regel auf Dauer oder für einen
längeren Zeitraum gebildet werden.
Ein Mitarbeiter kann im fraktalen Unternehmen
Mitglied mehrerer Teams sein, je nachdem, wo
er seine Fähigkeiten sinnvoll einsetzen kann.
Die Teams steuern sich meist eigenständig.
Die Vorteile dieses Modells liegen auf der Hand:
Die Mitarbeiter sind meist sehr motiviert, da
sie in hohem Maße eigenverantwortlich in
ihren Teams arbeiten. Sie können schnell auf
veränderte Bedingungen reagieren, da es keine
langen Entscheidungswege gibt.
Nachteil: Es besteht die Gefahr, übergeordnete
Unternehmensziele aus den Augen zu verlieren.
Quelle: Behrens-Schneider (Hrsg.), Polegek:
Basiswissen BWL für Sekretariat und Assistenz.
München: Redline Wirtschaft 2002
CHEFASSISTENZ
Die vier schwersten Führungsfehler
und wie Sie etwas dagegen tun können
Auch Manager sind nur Menschen und nicht
unfehlbar. Das Problem: Verhaltensfehler
gegenüber Mitarbeitern haben oft negative
Auswirkungen auf deren Leistungen und somit
auf das ganze Unternehmen. Als rechte Hand
des Chefs erkennen Sie solche Managementfehler oft besser als andere. Nutzen Sie Ihren
Durch-blick und helfen Sie Ihrem Chef dabei,
diese Fehler nicht zu machen:
Faxabruf/Download: Weibliche Bezeichnungen
Immer wieder werden wir von Leserinnen gefragt, wie sie mit dem leidigen Thema „weibliche
Bezeichnungen“ umgehen sollen. Schreibt man z. B. Mitarbeiter/Innen oder sollte man beide
Geschlechter immer voll ausschreiben? Wir haben einen besseren Vorschlag: In vielen Fällen
können Sie das Problem durch geschickte Formulierungen ganz einfach und elegant vermeiden. Wie das geht, zeigt Ihnen der Sonderdruck „Weibliche Bezeichnungen“, den Sie
unter der Faxabrufnummer 0180 5 88761-724* (Service-Hotline: 0180 5 992277261*)
oder im Internet unter www.gwi.de/office ➝ Downloads ➝ Büro & Kommunikation
erhalten. Ihre Zugangsdaten finden Sie auf Seite 1 links unten.
* 12 Cent/Min.
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Sekretärinnen Service · 22. Dezember 2003
www.gwi.de
1. Manager denken, sie wüssten alles.
■ Machen Sie Ihren Chef diplomatisch darauf
aufmerksam, wenn er falsch liegt. Als seine
engste Mitarbeiterin wird er Kritik von
Ihnen noch am ehesten akzeptieren.
■ Wenn er das Know-how eines Mitarbeiters
nicht einbezieht, weisen Sie ihn darauf
hin und machen Sie einen Termin mit dem
entsprechenden Kollegen aus.
2. Manager zeigen jedem, wer der Boss ist.
■ Autoritäres Verhalten können Sie abmildern,
indem Sie sich besonders um betroffene
Mitarbeiter kümmern.
■ Entlasten Sie Ihren Chef, indem Sie möglichst oft an seiner Stelle Aufträge erteilen
oder Informationen weiterleiten.
■ In einem geeigneten Moment können Sie
Ihren Chef auch in einem Gespräch auf die
Problematik hinweisen. Vielleicht merkt er
gar nicht, wie er auf seine Mitarbeiter
wirkt.
3. Manager wollen alles anders machen
oder bewährte Abläufe ändern.
■ Sprechen Sie Ihren Chef immer wieder
an, wenn er eingespielte Abläufe ändern
will und fragen Sie nach dem konkreten
Grund.
■ Belegen Sie mit Fakten, warum etwas auf
herkömmliche Art erfolgreich ist und
welche Auswirkungen eine neue Methode
haben könnte.
4. Manager kümmern sich nicht wirklich
um die Probleme ihrer Mitarbeiter.
■ Haben Sie ein offenes Ohr für die Nöte von
Kollegen und machen Sie sich bei Bedarf
zum Sprachrohr beim Chef.
■ Erzählen Sie ihm von Problemen (naürlich
nur, wenn das der Mitarbeiter auch
wünscht!) und regen Sie an, dass er sich
um die Sache kümmert.
ETIKETTE
So machen Sie bei Anrufbeantworter,
Fax, E-Mail und Handy alles richtig
Susanne Helbach-Grosser, Gründerin des Takt
& Stil-College, gibt diese aktuellen Tipps zum
stilvollen Umgang mit den neuen Medien:
Anrufbeantworter: Mailbox, Ansagegeräte
und Warteschleifen können ein teurer Spass
werden. Ihre Bandansagen sollten deshalb
sachlich, freundlich und möglichst kurz sein.
Ganz wichtig: Vermeiden Sie im Geschäftsleben das Wort „Piepton“. Besser: „Signalton“.
E-Mail: Private E-Mails sollten im Büro auf
wichtige Mitteilungen reduziert werden, denn
sie kosten Zeit und lenken ab. Inhalte, die
nicht für andere Augen gedacht sind, haben
hier nichts zu suchen. Verirrte Mails, geknackte
Passwörter: Peinlich, wenn z. B. der Tratsch
über einen Kollegen für alle sichtbar wird.
Fax: Im Geschäftsleben sollte ein Fax nichts
beinhalten, was sich stilvoller übermitteln
lässt, z. B.: Kondolenzschreiben, offizielle
Einladungen, formelle Danksagungen, Mahnbescheide, Vollmachten und Zeugnisse. Ein
spezielles DIN-A4-Deckblatt mit Anschrift und
Absender ist nicht mehr nötig.
Handy: Lästiges Handyklingeln gehört an
keinen Ort, an dem Menschen sich konzentrieren müssen. Trotzdem gibt es immer noch
viele, die ihr Mobiltelefon bei der Arbeit nicht
aus- oder zumindest stumm schalten.
Setzen Sie Ihren EQ ein: Als Sekretärin
haben Sie ein Feeling für die Auswirkungen,
die das Verhalten Ihres Chefs auf Mitarbeiter
und Kollegen hat. Nutzen Sie dies, um ihn auf
Fehler hinzuweisen. Setzen Sie Ihre Menschenkenntnis und Ihr diplomatisches Geschick ein,
um den für Ihren Chef richtigen Ton zu finden.
www.gwi.de
Sekretärinnen Service · 22. Dezember 2003
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NACHGEFRAGT
Gedanken zum Schluss
So machen Sie beim Servieren in Konferenzen alles richtig
Leserfrage: Mein Chef hält häufig Sitzungen mit seinen
Mitarbeitern in seinem Büro ab. Wem wird Kaffee zuerst
serviert: dem ranghöheren Gastgeber oder den Mitabeitern?
Antwort der Redaktion: Zuerst bedient werden grundsätzlich Gäste von Außerhalb, der Ranghöchste zuerst. Bei
Mitarbeitern des eigenen Hauses ist die Lage nicht so eindeutig. Sind sie gefühlsmäßig Gäste, gilt die Rangordnung.
Der ranghöchste Gast wird zuerst bedient usw. Laufen die
Treffen aber häufig und eher zwanglos ab, können Sie auch
ganz auf eine Rangfolge verzichten und einfach der Reihe
nach vorgehen. Andere Alternative in diesem Fall: Ihr Chef
bekommt zuerst, dann die Mitarbeiter nach der Sitzordnung.
KOMMUNIKATION
Wie Sie auf berechtigte Vorwürfe angemessen reagieren
Haben Sie Probleme, auf berechtigte Kritik die richtige Antwort zu finden? Dann sollten Sie an sich arbeiten, wenn Sie
zu den Gewinnern gehören wollen. Wie würden Sie auf
diese Angriffe antworten?
■ Kommen Sie immer zu spät?
■ Die Qualität Ihrer Arbeit hat in letzter Zeit stark nachgelassen.
■ Warum haben Sie nicht zurückgerufen? Sie haben es
doch versprochen.
■ Hören Sie eigentlich nicht, wenn das Telefon läutet?
■ Sie wollten mir die Unterlagen letzte Woche geben. Ich
habe sie immer noch nicht.
■ Wieso dauert es so lange, bis der Bericht fertig ist?
■ Seien Sie doch nicht so emotional.
■ Ich habe den Eindruck, Sie wissen überhaupt nicht,
wovon ich rede.
■ Können Sie nicht lauter sprechen?
■ Haben Sie in dieser Angelegenheit überhaupt schon
etwas unternommen?
GWI-Internet-Service: Die Datei „Berechtigte Kritik“ mit den
optimalen Antworten können Sie sich kostenlos herunterladen
bei www.gwi.de/office
➝ Downloads
➝ Büro & Kommunikation
Ihre Zugangsdaten finden Sie auf Seite 1 links unten.
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Sekretärinnen Service · 22. Dezember 2003
Die Philosophie der Glücklichen
von Nikolaus B. Enkelmann
Den glücklichen Menschen erkennen
Sie auf den ersten Blick: Sie spüren,
dass etwas in ihm steckt, dass er
eine schöpferische Kraft ins sich
trägt und Sie ihm gute Leistungen
zutrauen können. Er hat eine positive Lebensanschauung:
■ Er glaubt nicht an Intrigen und
Lügen.
■ Er glaubt nicht an den Zufall.
■ Er wartet nicht auf bessere
Zeiten, er tut gleich etwas.
■ Er glaubt an die Wirksamkeit
seiner eigenen Leistung.
■ Er glaubt daran, dass er sich
selbst anstrengen muss.
■ Er vertraut seiner Fähigkeit,
Durststrecken durchzustehen.
Wenn Sie sich diese Philosophie
aneignen, macht Ihnen Ihr Leben
Spaß. Wenn Sie jeden Morgen aufstehen und sagen: „Das Leben ist
schön. Ich freue mich, dass ich
lebe!", treffen Sie die richtigen Entscheidungen und haben Erfolg und
Glück im Leben.
Dass Sie im kommenden Jahr zu
den Glücklichen gehören, wünscht
Ihnen Ihre GWI-Redaktion.
Sekretärinnen Service
Erfolgsideen für Büromanagement und
Chefassistenz
Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation mbH & Co. KG
Postanschrift: Postfach 20 09 52, 80009 München
Hausanschrift: Kapuzinerstr. 9, 80337 München
Tel. 089 231103-0, Fax 089 231103-50
Internet: www.gwi.de/office
Geschäftsführung: Renate Dempfle
Verlagsleitung: Diplom-Volkswirt Oliver Bresch
Redaktion: Heidrun Polegek, Dipl.-Kffr.
Rechtsanwältin Sonja Althoff
Rechtsanwältin Dr. Stephanie Kaufmann (V.i.S.d.P.)
Inhalt dieses Briefes nur zur Information des Empfängers. Alle Informationen nach bestem Wissen,
jedoch ohne Gewähr. Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise zweimal im Monat.
www.gwi.de