CAREER OPPORTUNITY

CAREER OPPORTUNITY
Date :
September 21, 2012
Location: Montreal
Position Title :
Boardroom Services, Assistant
Department: Office Services
Hours :
11:00 a.m. to 7:00 p.m.
Reports to: Office Services Supervisor
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McMillan prides itself on its dynamic, positive and team-oriented culture. We offer an
environment that nurtures mentoring, inspires enthusiasm and motivates employees to put forth
their best efforts in achieving our firm’s goals. All McMillan’s employees share a common
commitment to our firm’s values and to providing excellent client service. The firm recognizes
that collectively, each firm member’s individual contribution plays a key role in our overall
success. As a team, McMillan works together to anticipate and exceed our clients’ expectations.
Position Summary:
The main focus of this position is to provide effective and efficient service in all areas of
Boardroom Services, including but not limited to providing a high level of service to external
and internal clients.
Major Responsibilities:
Boardroom Services-Catering
Set up and tear down of catering requirements to all meeting rooms on a timely basis
General tidiness of the meeting rooms and hallways
Stocking beverage fridges with inventory to ensure readiness
Preparation of upcoming meetings in advance by setting up trays with appropriate
supplies
Follow cleaning schedule for the main kitchen and serveries
Stocking of kitchen and serveries with supplies
Washing of dishes, silverware and glassware as required
Assisting the Supervisor on special events
Completing all paperwork in timely fashion i.e. internal invoices, suppliers’ invoices, log
book etc.
Coding and submission of all invoices to Supervisor on a weekly basis for approval and
signature
Completing last minute requests with efficiency
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Requirements:
Capable of handling pressure
Ability to deal with all levels of the firm tactfully and diplomatically
A team player
Able to troubleshoot and resolve simple problems with a minimum of supervision
Able to work with a minimum of supervision
Computer literate (Word, Excel, Outlook)
Well organized
Good verbal and written communication skills (French and English)
Excellent attendance record
Able to work overtime, sometimes on short notice
Flexible to reschedule work hours as directed
Desire to learn and participate in training programs both inside and outside the Firm
Respect for company policy i.e. dress code (Uniforms)
Able to lift and/or move heavy items (10 Kgs.) on a daily basis
Qualifications required:
1 year or more of experience as a boardroom Services Assistant in a law firm
McMillan is committed to employment equity, offers competitive remuneration and a dynamic
and stimulating work environment
If you have the necessary background and competencies, please do not hesitate to submit your
candidacy to the attention of :
France Théoret
Human Resources Administrator
McMillan LLP
1000 Sherbrooke Street West, Suite 2700
Montreal (Quebec) H3A 3G4
Email: [email protected]
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POSSIBILITÉ DE CARRIÈRE
(Dans le présent document, le masculin englobe les deux genres.)
Date :
21 septembre 2012
Bureau de : Montréal
Titre du poste :
Assistant, Services aux salles de conférence
Service :
Services de bureau
Sous la responsabilité de :
Superviseur des services de bureau
Horaire :
11 h à 19 h
McMillan est fière d'offrir à ses employés un milieu de travail dynamique et positif où règne un esprit
d'entraide qui favorise le mentorat, inspire l'enthousiasme et motive les employés à mettre tous les efforts
pour atteindre les objectifs du cabinet. Tous nos employés tiennent résolument aux valeurs du cabinet afin
d'offrir un excellent service à la clientèle. Nous reconnaissons que la somme de chacun des gestes posés
par les membres de notre organisation contribue au succès du cabinet dans son ensemble. Les membres de
McMillan oeuvrent de concert afin de prévoir et dépasser les attentes de nos clients.
Résumé des fonctions :
Ce poste a pour objet principal d’offrir des services efficaces dans le cadre des tâches qui incombent aux
Services aux salles de conférence, notamment d’offrir un service de haut niveau aux clients externes et
internes.
Responsabilités principales :
Services aux salles de conférence – Service de traiteur
Servir et desservir les repas et les goûters des services de traiteur en temps opportun dans toutes
les salles de conférence.
Veiller à l’ordre général des salles de conférence et des couloirs.
Remplir les réfrigérateurs de boissons pour qu’elles soient prêtes à servir en tout temps.
Préparer à l’avance les réunions à venir en remplissant les plateaux avec les produits appropriés.
Respecter l’horaire de nettoyage de la cuisine principale et des offices.
Stocker la cuisine et les offices
Laver la vaisselle, les ustensiles et les verres au besoin.
Prêter main-forte au superviseur à l’occasion d’événements spéciaux.
S’acquitter en temps opportun des tâches administratives, comme la préparation des factures
internes et des factures des fournisseurs, les inscriptions au registre, etc.
Attribuer un code à toutes les factures et remettre hebdomadairement ces factures au superviseur
pour obtenir son approbation et sa signature.
S’acquitter des demandes de dernière minute avec efficacité.
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Exigences :
être capable de supporter la pression
faire preuve de ménagement et de diplomatie dans ses relations avec les membres du cabinet,
peu importe leur fonction
faire preuve d’esprit d’équipe
pouvoir résoudre des problèmes simples avec un minimum de supervision
pouvoir travailler avec un minimum de supervision
posséder des connaissances en informatique (word, excel, outlook)
avoir un bon sens de l’organisation
posséder de bonnes aptitudes verbales et de bonnes aptitudes à écrire (en anglais et en
français)
faire preuve d’une excellente assiduité au travail
pouvoir travailler des heures supplémentaires, parfois dans un court délai
savoir faire preuve de souplesse lorsqu’il faut modifier l’horaire de travail
avoir la volonté d’apprendre et de participer à des programmes de formation à l’intérieur et à
l’extérieur du cabinet
respecter toutes les politiques du cabinet (par exemple, le code vestimentaire, uniforme, etc.)
être en mesure de soulever et de déplacer quotidiennement des objets lourds (10 kg).
Compétences requises :
Expérience de 1 an ou plus, de préférence dans un cabinet d’avocats
McMillan souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et offre une rémunération concurrentielle
ainsi qu’un environnement de travail stimulant et dynamique.
Si vous possédez le profil décrit ci-haut, n’hésitez pas à soumettre votre candidature à l’attention de :
France Théoret
Gestionnaire, Ressources humaines
McMillan S.E.N.C.R.L., s.r.l.
1000, rue Sherbrooke Ouest, 27e étage
Montréal (Québec) H3A 3G4
Courriel : [email protected]
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