CAREER OPPORTUNITY

CAREER OPPORTUNITY
Date:
April 18, 2012
Location:
Position Title: Bilingual Document Specialist/Trainer Department:
Reporting To: Office Administrator/
National Training Manager
Ottawa
Legal Support
Services/Training
Regular Hours: 9 a.m. – 5 p.m.
McMillan is one of Canada’s leading business law firms. We deliver the legal expertise and guidance that
our clients need to advance their business and take the lead. McMillan prides itself on its dynamic,
positive and team-oriented culture. We offer an environment that nurtures mentoring, inspires enthusiasm
and motivates employees to put forth their best efforts in achieving firm goals.
Summary of Position:
We are currently recruiting for a full-time permanent Document Specialist/Trainer to work in our Ottawa
office. This is an excellent opportunity for a technically savvy, proactive, self-starter who enjoys working
in a fast-paced deadline driven environment as this position provides support and service to internal
clients ensuring all relevant information (including all documents and materials) is handled effectively. In
addition, this person will deliver technical training to existing and to new hire staff.
Responsibilities:
Creating, modifying and finalizing documents and comparisons and providing troubleshoot on
complex documents
Utilizing software to convert documents to various formats
Scanning, cleaning and formatting documents to firm standards
Preparing correspondence and documentation from Dicta transcription
Participating in pilot programs and software in the DSC before rolling out firm-wide
Proofreading and quality assurance
Facilitating group or individual training including preparing all logistics.
Reviewing course curriculum and courseware including lesson plans, outlines etc., for
compatibility with unique practice groups and location.
Working closely with the National Training Manager and Human Resources to schedule training
for all new hires, product rollouts, workshops and follow-up sessions.
Maintaining departmental administrative databases, records, Training Centre and all training
resources as necessary.
5261522.1
Qualifications:
Legal Secretarial Diploma and 3 to 4 years in a document processing role in a legal environment
Strong knowledge of document management systems
Advanced user in Microsoft Word; Excel; PowerPoint
Ability to deal with conflicting priorities and challenging deadlines
Excellent problem solving skills, strong judgment and excellent attention to detail
Strong knowledge of Adobe Acrobat Professional, Deltaview (Workshare) and practice specific
software (i.e. Summation) an asset
Technology training experience and education in Adult Learning principles an asset
Bilingual (English/French) is required
Apply To:
5261522.1
[email protected]
POSSIBILITÉ DE CARRIÈRE
Date :
Le 18 avril 2012
Emplacement : Ottawa
Titre du poste : Spécialiste et formateur ou formatrice Service :
bilingue en production de documents
Services de soutien
juridique/formation
Superviseur :
De 9 h à 17 h
Administration du bureau/Direction
nationale de la formation
Horaire :
McMillan est l’un des plus importants cabinets d’avocats au Canada qui offre à ses clients l’expertise et
les conseils nécessaires pour faire prospérer leur entreprise et lui faire prendre les devants. McMillan est
fier d'offrir à ses employés un milieu de travail dynamique et positif où règne un esprit d'entraide qui
favorise le mentorat, inspire l'enthousiasme et motive les employés à déployer tous les efforts nécessaires
pour atteindre les objectifs du cabinet.
Présentation du poste :
Nous sommes actuellement à la recherche d’une spécialiste et formatrice ou d’un spécialiste et formateur
bilingue en production de documents pour pourvoir un poste à temps plein à notre bureau d’Ottawa. Il
s’agit d’une excellente occasion pour toute personne prévoyante, entreprenante et habile avec les outils
informatiques qui aime travailler dans un environnement dynamique et qui sait respecter des échéanciers.
L’objectif de ce poste consiste à fournir le soutien et le service aux clients internes pour assurer que les
renseignements pertinents (notamment les documents et les éléments matériels) soient traités de manière
efficace. De plus, la personne choisie sera chargée d’offrir la formation technique aux anciens et aux
nouveaux employés.
Responsabilités :
Créer, modifier et finaliser les documents, en faire la comparaison et offrir le dépannage pour les
documents complexes;
Employer des logiciels pour convertir les documents en divers formats;
Numériser les documents, puis les adapter et les mettre en forme selon les standards du cabinet;
Préparer la correspondance et la documentation provenant de la transcription des bandes
d’enregistrement;
Prendre part à des programmes pilotes et faire l’essai de logiciels du centre de production de
documents avant leur lancement dans tout le cabinet;
Effectuer la correction d’épreuves et le contrôle de la qualité;
Collaborer à la formation individuelle ou de groupe et veiller notamment à la préparation
logistique;
Revoir les programmes de formation et les didacticiels, dont les plans et les aperçus de cours
entre autres, pour assurer qu’ils soient compatibles avec les groupes de pratique uniques et les
emplacements;
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Travailler en étroite collaboration avec la directrice nationale du Service de la formation et le
Service des ressources humaines pour planifier la formation de tous les nouveaux employés, le
lancement de produits, les ateliers et les séances de suivi;
Maintenir les bases de données administratives des services ainsi que le centre et toutes les
ressources de formation tel que nécessaire.
Compétences requises :
Diplôme de secrétariat juridique et de trois à quatre années d’expérience de la gestion de
documents dans un milieu juridique;
Excellente connaissance des systèmes de gestion documentaire;
Compétences avancées des logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint;
Capacité à gérer des priorités concurrentes et à respecter des échéances serrées;
Excellentes aptitudes de résolution de problèmes, bon jugement et souci du détail;
Bonne connaissance d’Adobe Acrobat Professional, de Deltaview (Workshare) et de logiciels
spécialisés (p. ex. Summation) un atout;
Expérience de formateur en matière d’outils technologiques et formation en éducation des adultes
sont des atouts;
Bilinguisme exigé (anglais et français).
Pour soumettre une candidature :
5261522.1
[email protected]