Job Posting - Corporate Assistant _FR

ADJOINTE JURIDIQUE (SERVICES AUX ENTREPRISES)
POSTE PERMANENT
McMillan est fier d'offrir à ses employés un milieu de travail dynamique et positif où
règne un esprit d'entraide qui favorise le mentorat, inspire l'enthousiasme et motive les
employés à déployer tous les efforts nécessaires pour atteindre les objectifs du cabinet.
Tous nos employés tiennent résolument aux valeurs du cabinet et à offrir un service à la
clientèle hors pair. Nous reconnaissons, collectivement, que le rôle que joue chacun des
membres de notre organisation contribue au succès du cabinet dans son ensemble. Les
membres de McMillan travaillent de concert pour prévoir et surpasser les attentes de nos
clients.
Résumé du poste
Le poste offert est un poste de secrétariat à temps plein au sein du groupe des
services aux entreprises. Le candidat offrira son soutien à l’équipe de parajuristes
et travaillera en collaboration avec les autres assistantes du groupe.
Ce poste constitue une excellente occasion pour une personne qui fait preuve de
souplesse, possède un grand sens de l’organisation et aime travailler dans des
domaines variés du droit.
Responsabilités
Organisationnelles
o Faire la correspondance générale tant auprès des clients qu'auprès
des différentes autorités gouvernementales ainsi qu’auprès de notre
maison de recherche Marque d’Or et en faire un suivi adéquat, si
nécessaire;
o Exécuter diverses tâches lors de clôture de transactions de
compagnie et aider à la préparation des cahiers de clôture;
o Tenir le classement des dossiers et livres à jour;
o Réception, ouverture, distribution et suivi du courrier interne et
externe, au besoin;
o Gérer les appels téléphoniques internes et externes, spécifique à
notre service.
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Administratives
o Ouvrir et organiser les dossiers corporatifs selon la procédure du
bureau;
o Maintenir et préparer les nouveaux modèles de documents pour notre
dossier de précédents;
o Voir à l’inventaire de papeterie corporative;
o Entrées de temps dans Elite 3E (système de comptabilité interne);
o Faire les entrées ou modifications nécessaires dans Enact et
préparation de certains formulaires et certificats d’actions sous la
supervision des parajuristes;
o Organisation des tâches des dossiers dans Enact.
Juridiques
o Rédaction de notes juridiques internes;
o Recherche auprès des autorités gouvernementales et plus
particulièrement, sur les registres « Cidreq », « Strategis » et
« OnCorp »;
o Commande de certificats de conformité et attestation;
o Dépôt en ligne des avis des administrateurs, des avis de changement
d'adresse du siège social et des rapports annuels auprès de
Corporations Canada;
o Dépôt des déclarations annuelles et modificatives auprès du
Registraire des entreprises via leur site Web ainsi que via Outlook
(courriel sécurisé de TADRE).
Aptitudes et compétences
En matière de secrétariat et de gestion
o Bon sens de l’organisation, précision, soucis du détail, rigueur;
o Bonnes habilités en communications interpersonnelles et capacité à
travailler en équipe;
o Bilinguisme (oral et écrit);
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o Maîtrise de la suite MS Office et notamment des logiciels Word
2007, Excel, Outlook et Powerpoint;
o Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à respecter des
délais et à travailler sous pression;
o Sens de la relation client et conscience professionnelle;
o Autonomie, initiative, jugement, capacité à proposer des solutions
innovantes et à prendre des décisions de façon indépendante.
Exigences
Diplôme ou certificat en secrétariat juridique (avec un minimum de trois à
cinq années d’expérience);
Expérience en droit commercial et droit des sociétés;
Souplesse quant aux horaires pour pouvoir faire des heures supplémentaires.
McMillan souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et offre une rémunération
concurrentielle ainsi qu’un environnement de travail stimulant et dynamique.
Si vous possédez le profil décrit ci-dessus, n’hésitez pas à soumettre votre candidature à
l’attention de :
Franca Giannini, Services de soutien juridique
McMillan S.E.N.C.R.L., s.r.l.
1000, rue Sherbrooke Ouest, bureau 2700
Montréal (Québec) H3A 3G4
Courriel : [email protected]
Site Web : www.mcmillan.ca
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LEGAL ASSISTANT (CORPORATE SERVICES)
PERMANENT POSITION
McMillan prides itself on its dynamic, positive and team-oriented culture. We offer an
environment that nurtures mentoring, inspires enthusiasm and motivates employees to put
forth their best efforts in achieving our firm’s goals. All McMillan’s employees share a
common commitment to our firm’s values and to providing excellent client service. The
firm recognizes that collectively, each firm member’s individual contribution plays a key
role in our overall success. As a team, McMillan works together to anticipate and exceed
our clients’ expectations.
Summary of Position
This is a full-time, legal assistant position working in our Corporate Services
providing primary support for the team of paralegals, together with the other
assistants.
This position is an excellent opportunity for a flexible, highly organized and
motivated individual who likes to work in various areas of law.
Responsibilities
Organizational responsibilities
o Preparing general correspondence addressed to clients, governmental
authorities and our search house Marque d’Or and ensuring the proper
follow-up;
o Assisting in the preparation of documents relating to various transactions
and preparation of closing binders, if necessary;
o Oversee filing in clients’ files and minute books;
o Manage the income mail.
Administrative responsibilities:
o Opening and organizing corporate services working files;
o Maintaining and preparing templates for our precedents;
o Oversee the corporate supplies;
o Capturing time in Elite 3E (internal accounting program);
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o Reflecting various minor changes in Enact and preparing appropriate
documents and share certificates under the Paralegal’s supervision;
o Managing annual tasks created in Enact.
Legal responsibilities
o Drafting of memorandums;
o Conducting corporate searches on Cidreq, Strategis and OnCorp websites;
o Requesting Certificates of Compliance and Attestation;
o On-line filing of notices of change of registered office, change of directors
and annual returns with Corporations Canada;
o On-line filing or emailing via secure email (TADRE) of amending or
annual declarations with the Québec Enterprise Register.
Skills and qualifications
Secretarial and administrative skills
o Strong organizational skills, efficient, attention to detail, exactness;
o Good communication skills and ability to work as part of a team;
o Fluently bilingual;
o Advanced MS Office skill, in particular being proficient with Word 2007,
Excel, Outlook and Powerpoint;
o Ability to work with simultaneous priorities under tight deadlines and
stressful conditions;
o Good sense of client relations and conscientiousness;
o Autonomy, initiative, good judgment, capacity to provide solutions and
independent decision-making skills;
Requirements
Diploma or certificate of legal assistant (with a minimum of 3 to 5 years of
experience);
Previous experience in commercial and general corporate law;
Flexibility with respect to working overtime on an as-needed basis.
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McMillan is committed to employment equity, offers competitive remuneration and a
dynamic and stimulating work environment.
If you have the necessary background and competencies, please do not hesitate to submit
your candidacy to the attention of:
Franca Giannini
Supervisor, Legal Support Services
McMillan LLP
1000 Sherbrooke Street West, Suite 2700
Montréal (Québec) H3A 3G4
E-mail: [email protected]
Web Site : www.mcmillan.ca
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