SECRETAIRE REMPLACEMENT DIRECTION CULTURELLE bis

Mairie de Combs-la-Ville
Place de l’Hôtel de Ville
B.P. 116 - 77 385 Combs-la-Ville Cedex
Tel. : 01 64 13 16 00
Fax : 01 60 18 06 15
SECRETAIRE INTERIMAIRE
Remplacement d'un congé maternité – Poste à temps plein (37h30 par semaine)
DIRECTION : ANIMATION CULTURELLE ET FESTIVE
NIVEAU DE RECRUTEMENT
Adjoint administratif de 2ème classe.
QUAND ET COMMENT POSTULER ?
http://www.combs-la-ville.fr/web/204.htm
PROFIL DU POSTE
I – DESCRIPTION DU POSTE
o
Fonction
• Secrétaire de Direction.
o
Missions principales
• Assurer le secrétariat de la Direction.
• Assister le directeur dans la préparation, le suivi de certains dossiers (Campagne de subventions
2013, Préparation DM + BP, « Un livre, Une commune », Chantier « Avenir de la Coupole »).
• Gestion des salles municipales.
• Assister le Service des Manifestations Culturelles et Festives dans l’encadrement de certaines
manifestations.
o
Place dans l'organigramme
Sous l’autorité directe du Directeur de l’Animation Culturelle et Festive.
o
Activités principales
• Gestion administrative
Gestion du courrier arrivée/départ.
Saisie et diffusion de documents.
Actualisation des indicateurs d’activités.
Elaboration des comptes-rendus des réunions de service (Coordination Fresnaye).
Préparation et suivi des réunions (convocation, réservation, constitution des dossiers, etc.).
Gestion et suivi des congés du personnel. (Fresnaye, Direction Conservatoire/Médiathèque,
Secrétaire MJC).
Gestion des fournitures administratives.
•
Accueil, Information et Orientation du public
Accueil direct et téléphonique.
Renseigner les usagers sur les différentes prestations proposées par la Direction et les
secteurs qui s’y rattachent.
•
Gestion des salles municipales
(Malraux, Maisons de quartier, Orangerie, Beausoleil, Chaussy, Espace Associatif)
Gestion des plannings de réservation.
Rédaction des courriers et suivi des contrats de location.
Informations techniques et diverses sur les équipements mis à disposition.
Interface avec les Gardiens (maisons de quartier), les Services Techniques et l’Accueil de la
Mairie.
•
Présence aux Manifestations Culturelles et Festives
II – PROFIL DE POSTE
o
Savoir
•
Aisance en matière de communication écrite et orale.
o
Savoir-faire
• Savoir Rendre Compte.
• Sens de l’initiative.
• Sens du travail en équipe.
• Capacité d’analyse.
o
Savoir être
• Aisance relationnelle.
• Disponibilité.
• Autonomie et organisation dans le travail.
• Capacité d’adaptation.
• Sens de la réserve.
III – ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
o
Engagement Environnemental
La commune s’étant inscrite dans une démarche de management environnemental, l’agent à son niveau
s’engage à suivre et faire suivre les objectifs et les actions dans lesquels son service est impliqué.
o
Risques liés au travail
La commune est engagée dans une démarche de maîtrise des risques professionnels à travers la mise en
œuvre d’un Document Unique. Celui-ci évalue les risques liés à chaque unité de travail et recense les
meilleures solutions pour les diminuer, voir les supprimer. Le Document Unique est accessible à chaque
agent de la collectivité.
IV – NIVEAU DE RECRUTEMENT ET CONTRAINTES SPECIFIQUES
o
o
Adjoint Administratif 2ème Classe ou 1ère Classe.
Présence en soirée et week-end sur les manifestations culturelles et festives.
Poste à pourvoir au plus vite
Une lettre de candidature et un CV sont à adresser le plus rapidement possible
à l’attention de Monsieur le Député-Maire
Hôtel de Ville - Place de l’Hôtel de Ville
77380 COMBS LA VILLE
[email protected]