Gérer ses contacts clients et fournisseurs

Gérer ses contacts
clients et fournisseurs
L
a constitution d’un fichier clients ou d’un
fichier fournisseurs commence par la
compilation de leurs coordonnées. Cette base
peut ensuite être enrichie par le suivi des
échanges : types et montants des commandes,
chiffre d’affaires généré, coûts des
approvisionnements…
Informatiser son fichier commercial facilite son
utilisation et son exploitation.
A QUOI ÇA SERT ?
Améliorer l’accès à l’information
La dématérialisation d’un fichier permet d’accéder aux
informations en quelques clics et de stocker moins
de papiers. Il sera facile de retrouver l’historique
des échanges avec un partenaire en effectuant une
recherche par entreprise, par date, par type de contact
(mail, téléphone, RDV...).
Sécuriser les données
Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des
papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde.
Exploiter l’information
L’agrégation des informations sur les clients et les fournisseurs
permettra d’avoir des statistiques susceptibles d’améliorer sa gestion
commerciale (en déterminant par exemple le profil de ses meilleurs
clients).
COMMENT FAIRE ?
La messagerie
électronique
Le tableur
Les messageries
électroniques (e-mails)
permettent de stocker
les coordonnées de ses
partenaires : adresses
postales, numéros
de téléphone, notes.
Ces informations
sont accessibles via
tout ordinateur ou
téléphone connecté à
Internet. Elles peuvent
par ailleurs être
partagées avec d’autres
personnes.
Les logiciels permettant
de créer des tableaux,
aussi appelés « tableurs »,
facilitent le tri des
informations car chaque
colonne correspond
à un critère. Vous
pouvez donc créer
et personnaliser ces
critères de description à
l’infini.
Les données peuvent
également être
traduites en statistiques
de suivi grâce à de
nombreuses formules
de calcul.
Le logiciel
de gestion
commerciale
Il existe de très
nombreux logiciels de
gestion commerciale,
gratuits ou payants,
généralistes ou
spécialisés dans un
métier. Au-delà des
contacts, ces logiciels
gèrent également les
devis, les ventes, les
achats ou encore les
stocks.
Ils proposent une
meilleure lisibilité des
informations qu’un
tableur.
Les progiciels
Un progiciel est un logiciel comportant de très nombreuses fonctionnalités
et gérant souvent plusieurs fonctions de l’entreprise. Les CRM (gestion de la
relation client) et les ERP (progiciel de gestion intégré) sont deux types de
progiciels qui permettent de gérer ses contacts mais aussi de nombreuses autres
fonctions de l’entreprise. Une CRM permet par exemple de faciliter la gestion
d’une équipe commerciale, le suivi des actions marketing et la gestion du service
après-vente. Ces « super logiciels », notamment les ERP, sont assez coûteux et
longs à installer. Ils sont rarement adaptés aux besoins des TPE.
CRM : Custumer Relashionship Management
ERP : Enterprise Ressource Planning
AVANT DE SE LANCER
Définir ce que l’on veut faire
Souhaitez-vous simplement
informatiser votre fichier de
contacts ou en faire un support pour
lancer des actions commerciales et
optimiser vos achats ? Quel budget
pouvez-vous dédier à ce projet ?
Il faut définir précisément vos
attentes et les hiérarchiser.
Se former
Il ne faut pas hésiter
à se faire expliquer le
fonctionnement d’un outil
par le biais d’une formation.
Un des travers classique
de l’informatique consiste
à n’utiliser que 20% des
capacités d’un outil.
Préparer son entreprise
Dans une petite structure, c’est souvent l’outil qui impose
l’organisation et non l’inverse. Il est donc important de préparer
le personnel de l’entreprise afin d’anticiper les freins qui
pourraient mettre en péril le projet. Une communication en
interne est nécessaire afin d’avoir une adhésion des utilisateurs
dans la phase opérationnelle.
Les pièges à éviter
Penser que l’outil fera tout
CONTACT
CCI du Doubs
Nicolas Montagnon
Par manque de préparation en amont et suite à une mauvaise
définition de vos besoins, le choix d’une solution peut s’avérer
décevant. Il peut exister un décalage important entre vos
attentes et les fonctions proposées par la solution. Pour pouvoir
exploiter les données, il faut les saisir (et ceci régulièrement)
pour que le logiciel ne perde pas tout son intérêt.
Ne sous-estimez pas le temps consacré à la saisie de données.
[email protected]
03 81 25 26 50
Trouver la solution miracle gratuitement
Dans la mesure du possible, il est recommandé de prendre
une solution reconnue afin de sécuriser son investissement.
D’autant que les solutions bon marché sont souvent limitées.
Faire comme le voisin
Interrogez-vous d’abord sur vos propres besoins et comparez les
différentes offres du marché. Ne vous fiez pas à un seul avis.
Conception : Communication - CCI du Doubs - Mai 2014