Gérer sa comptabilité

Gérer sa comptabilité
S
i vous n’externalisez pas l’ensemble de
votre comptabilité à un expert comptable,
vous devrez utiliser un logiciel pour enregistrer
les écritures comptables, réaliser le compte
de résultat ou éditer le bilan. Avant de faire
un choix parmi les offres du marché, il est
essentiel de déterminer ses besoins.
A QUOI ÇA SERT ?
Suivre sa comptabilité
Les logiciels de comptabilité permettent d’établir une
gestion comptable complète : écritures comptables
(achats, ventes, banque), suivi des tiers (échéancier
clients, fournisseurs), éditions (grands livres,
journaux, bilan, compte de résultats…), gestion des
règlements, communication bancaire, voire gestion
des immobilisations (plans d’amortissement) et
comptabilité analytique pour les plus complets.
La gestion de l’entreprise.
Le logiciel de comptabilité est le cœur du système de gestion
de l’entreprise. Des logiciels complémentaires peuvent leur être
raccordés suivant vos besoins : gestion commerciale, paye,
G.R.C. (Gestion Relation Client), …
COMMENT FAIRE ?
Les logiciels de
comptabilité
traditionnels
Des éditeurs ont développé
des solutions adaptées
aux petites entreprises.
Leur prix varie selon les
fonctionnalités du logiciel.
Une formation et une
assistance téléphonique
sont parfois proposées
pour accompagner le chef
d’entreprise.
Les mises à jour
consécutives à des
changements dans les
dispositions fiscales sont
payantes.
Les logiciels de
comptabilité sur
Internet
Dans ce cas, vous
n’achetez pas mais louez le
logiciel (par mensualités).
Le prix dépend des
fonctions choisies et du
nombre d’utilisateurs. Vous
accédez à l’application via
un navigateur Internet en
saisissant un identifiant et
un mot de passe sur le site
de l’éditeur.
Vous pouvez ainsi faire
votre comptabilité aussi
bien dans votre entreprise
qu’à votre domicile,
du moment que votre
ordinateur est connecté
à Internet. Cette solution
permet aussi de partager
facilement vos saisies avec
votre expert comptable.
Définir ses besoins
Vos besoins peuvent
varier en fonction de vos
connaissances comptables,
du temps que vous pouvez
y accorder, du recours à un
expert-comptable ou à un
centre de gestion agréé.
De façon schématique,
il est possible de définir
3 situations :
• Délégation de toute
la comptabilité à un
comptable : Pas d’outil
nécessaire
• Saisie journalière
effectuée par l’entreprise,
vérification et clôture
réalisée par l’expertcomptable : Un logiciel de
comptabilité simple suffit
• Comptabilité entièrement
réalisée au sein de
l’entreprise : Logiciel
complet donnant accès à
toutes les fonctionnalités
AVANT DE SE LANCER
Acheter un logiciel adapté à ses besoins
N’achetez pas un logiciel multi-fonctions si votre
expert-comptable gère presque toute votre comptabilité
ainsi que les payes.
Se former
Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement
d’un outil par le biais d’une formation. Un des travers
classique de l’informatique consiste à n’utiliser que 20% des
capacités d’un logiciel.
Par ailleurs, renseignez-vous sur la nature et le prix de
l’assistance téléphonique proposée par l’éditeur de logiciels.
Les pièges à éviter
Choisir un logiciel fermé
Veillez à ce que le logiciel permette d’importer et surtout
d’exporter des données. Vous pourrez ainsi transférer plus
facilement des informations à votre expert comptable.
Ne pas sauvegarder les données
Nicolas Montagnon
Veillez à réaliser des copies de sauvegarde régulièrement. Les
supports (DVD, disque dur externe) doivent être stockés en
dehors de l’entreprise (en cas d’incendie), dans un endroit sûr.
Certains logiciels de comptabilité proposent également de
sauvegarder ses données en ligne. Ce système est payant mais
s’avère beaucoup plus sûr car la sauvegarde est automatique.
03 81 25 26 50
Sous-estimer le travail que cela représente
et les compétences nécessaires
CONTACT
CCI du Doubs
[email protected]
Le logiciel ne fait pas tout, tout seul.
Conception : Communication - CCI du Doubs - Mai 2014