summary responsibilities - NSPA
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summary responsibilities - NSPA
ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 18 November 2015 VALIDATED BY : D. A. Ashley ORGANIZATION : AIR AND LAND COMBAT SYSTEMS PROGRAMME OFFICE POSITIONS Nos. : LM-4,9,146,161 TITLE : Clerk GRADE : B-2 JOB CODE : A65 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Assisting in the preparation of the administrative tasks in support of the various Support Partnerships (SPs) managed by the Programme Office. Assisting in the administrative support of the Programme Managers Office (PMO) and/or Branches. Executing a variety of typing tasks in both official NATO languages. Executing clerical work of a responsible nature such as: maintaining a filing system, distributing incoming correspondence, proofreading and ensuring the correctness and format of outgoing correspondence and assigning filing numbers. Participating in the various customer meetings as directed by the SPC Secretary. Drafting agendas, Decision Sheets (DS) and summary records of the respective meetings. Ensuring the minutes, records and documents related to the Support Partnership Committees (SPCs) are properly filed and distributed in accordance with (IAW) policy guidelines. Assisting in maintaining an action item lists database. Assisting in maintaining the internal Operating Procedures (OPs). Assembling, reproducing and distributing documents. Receiving visitors and answering telephone calls. Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Assisting in maintaining the documents published on the Infohub related to respective projects. LM-4,9,146,161 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015 ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications Complete secondary school or equivalent education. Experience normally acquired after one to two years as a Junior Clerk/Typist in the Agency or in a similar organization. Ability to type 45 w.p.m. in one of the two official NATO languages. Ability and willingness to operate NSPA standard office automation equipment and software and to receive appropriate training, as required (previous experience or training in this field would be an asset). Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications N/A LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LM-4,9,146,161 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 18 novembre 2015 VALIDÉ PAR : D. A. Ashley ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES DE COMBAT AÉRIEN ET TERRESTRE" : LM-4,9,146,161 TITRE : Employé(e) GRADE : B-2 POSTES N os CODE POSTE : A65 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers son chef, le (la) titulaire exécute les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales aider à la préparation des travaux administratifs dans le cadre du soutien assuré aux différentes associations de soutien (AS) gérées par le bureau de programme ; aider à assurer le soutien administratif du bureau du gestionnaire de programme et/ou des branches ; réaliser divers travaux de dactylographie dans les deux langues officielles de l'OTAN ; effectuer des travaux de bureau comportant des responsabilités, tels que la tenue d'un classement, la distribution du courrier "arrivée", la relecture et la vérification de la correction et de la présentation du courrier "départ", ainsi que l'attribution des numéros de classement ; participer aux différentes réunions avec les clients conformément aux instructions du secrétaire de CAS ; rédiger les ordres du jour, feuilles de décision et procès-verbaux des différentes réunions ; veiller à ce que les comptes rendus, procès-verbaux et documents relatifs aux comités d'association de soutien (CAS) soient correctement classés et diffusés conformément aux lignes directrices ; aider à assurer la tenue d'une base de données des listes de suites à donner ; contribuer à la tenue à jour des procédures d'exploitation (OP) internes du bureau de programme ; assurer l'assemblage, la reproduction et la diffusion de documents ; accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières aider à assurer la tenue des documents publiés dans le centre d'information (Infohub) relatifs aux différents projets. LM-4,9,146,161 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015 1026_07#4xx.docx QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Études secondaires complètes ou formation équivalente. Expérience normalement acquise après un à deux ans de service en qualité d'employé(e) adjoint(e) au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire. Aptitude à dactylographier 45 mots/minute dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN. Capacité et volonté d'exploiter les matériels et les logiciels de bureautique standard de la NSPA et à suivre une formation appropriée en tant que de besoin (une certaine expérience ou une formation acquise antérieurement dans ce domaine constituerait un atout). Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières S.O. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LM-4,9,146,161 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015