summary responsibilities essential qualifications - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
03 December 2015
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
FINANCE DIVISION, Travel on Duty (TDY) Support Cell
POSITION No.
:
FF-131
TITLE
:
Senior Clerk (Travel)
GRADE
:
B-3
JOB CODE
:
A615
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Division for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Typing correspondence and certificates.

Assisting in preparing reports and statistics as required.

Maintaining the archives and filing travel-related documents and correspondence.

Replacing other staff members in his/her functional area of the Division and working in close liaison and
cooperation with them as required.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in
times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Processing applications and claims [i.e. Travel on Duty (TDY)] for NSPA staff and claims from candidates
called for recruitment interviews.

Arranging travel tickets, reservations and rental cars and verifying related invoices in a timely manner.

Arranging in coordination with Programme Offices and Divisions (PODs) hotel reservations and
transportation arrangements in a timely and efficient manner.

Assisting managers with arranging transportation for NSPA personnel as required.

Under supervision of the Chief of Division and in close coordination with the TDY staff members,
processing claims for NSPA personnel with regard to TDY and Missions.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.
FF-131
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Experience in financial management normally acquired as a Clerk after two to three years in the Agency or
in a similar organization.

Developed sense of human relations and ability to deal with personnel of various nationalities and
categories with tact and understanding.

Knowledge of NATO rules covering travel-related entitlements.

Ability to type in both official NATO languages.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Good communication skills and a sense of diplomacy when dealing with persons inside and outside the
Agency at all levels and of different nationalities.

Knowledge of, and operations experience with of SAP would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. Both languages are important in the work of this
post, therefore fluency in English and working knowledge of French are essential.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Administrative or Financial background.

Previous experience in travel management and/or as a travel agent.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
FF-131
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
3 décembre 2015
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
DIVISION DES FINANCES, Cellule de soutien "déplacements de service"
:
FF-131
TITRE
:
Employé(e) principal(e) (déplacements)
GRADE
:
B-3
POSTE N
o
CODE POSTE
:
A615
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le (la) chef de division, le (la) titulaire exécute les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

dactylographier de la correspondance et des certificats ;

aider à établir des rapports et des statistiques selon les besoins ;

tenir les archives et classer les documents et la correspondance relatifs aux déplacements ;

remplacer d'autres membres du personnel travaillant dans son domaine fonctionnel au sein de la division
et travailler avec eux en étroite collaboration et coopération en fonction des besoins ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

traiter les demandes présentées par les personnels de la NSPA au titre des déplacements de service, de
même que les demandes de remboursement y afférentes, ainsi que celles présentées par les candidats
convoqués à des entretiens de recrutement ;

s'occuper des titres de transport, des réservations, de la location de voitures et vérifier les factures
correspondantes dans les délais ;

en collaboration avec les bureaux de programme et divisions (BPD), effectuer des réservations de
chambres d'hôtel et de moyens de transport en temps utile et de manière efficace ;

aider les gestionnaires à organiser les déplacements d'agents de la NSPA en fonction des besoins ;

sous la supervision du chef de division et en étroite coordination avec les agents chargés des
déplacements de service, traiter les demandes de remboursement soumises par des membres du
personnel de la NSPA au titre de déplacements de service et de missions.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.
FF-131
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1555_15#1xx.docx

Expérience dans le domaine de la gestion financière normalement acquise en qualité d'employé(e) après
deux à trois années de service au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Sens aigu des relations humaines et aptitude à gérer avec tact et compréhension ses relations avec des
personnels de différentes catégories et de diverses nationalités.

Connaissance des règles de l'OTAN afférentes aux droits liés aux déplacements.

Aptitude à dactylographier dans les deux langues officielles de l'OTAN.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Bonne aptitude à la communication et sens de la diplomatie dans les contacts avec des personnes de tous
niveaux, internes ou externes à l'Agence et de nationalités différentes.

La connaissance du progiciel SAP constituerait un atout, de même qu'une expérience de son exploitation.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Les deux langues étant importantes
pour le travail effectué à ce poste, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de l'anglais et une
connaissance pratique du français.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Expérience dans le domaine administratif ou financier.

Expérience dans le domaine de la gestion des déplacements et/ou en tant qu'agent de voyages.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
FF-131
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015