Reisekosten für Selbständige (Stand: 17.08.2011)

Reisekosten für Selbständige
Achtung: nicht auf Dienstnehmer anwendbar!
Reisekosten können sich folgendermaßen zusammensetzen:
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Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwand
Nächtigungsaufwand
Nebenspesen
Fahrtkosten
Zu den Fahrtkosten gehören
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alle Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und
alle Aufwendungen für betriebliche Fahrten. Dabei ist es gleichgültig, ob es
sich um eine "Reise" oder eine "sonstige Fahrt" handelt
Absetzbar sind die tatsächlichen Fahrtkosten (z.B Bahn- oder Flugticket, Taxikosten).
Bei der Verwendung eines betrieblichen KFZ ergibt sich der Abzug der Fahrtkosten
gleichsam automatisch. Es sind hierbei die Aufwände aus der Absetzung für
Abnutzung (oder ev. des Leasing-Aufwands) und den sonstigen mit dem Betrieb
zusammenhängenden Kosten anzusetzen. In der Regel ist ein Privatanteil
auszuscheiden.
ACHTUNG:
Wird ein KFZ zu weniger als 50% für betriebliche Fahrten verwendet, so ist statt der
realen Kosten das amtliche Kilometergeld von derzeit 0,42 € pro Kilometer als
Betriebsausgabe abzusetzen. Auch für andere private Fahrzeuge gibt es, bei einer
Nutzung unter 50%, Kilometergelder (zB Motorrad, Fahrrad, ...). In diesen
Kilometergeldern sind die gesamten Kosten des Fahrzeugs (zB auch das Parken)
abgegolten.
Verpflegungsmehraufwand (=Diäten bzw. Tagesgelder)
Die Mehraufwendungen für Verpflegung, die durch ausschließlich durch den Betrieb
veranlasste Reisen entstehen, können als Betriebsausgabe geltend gemacht
werden. Diese Kosten decken aber nur den Mehraufwand ab. Das bedeutet jene
zusätzlichen Verpflegungskosten, die höheren sind als die Kosten in gewohnter
Umgebung. Diese Kosten können entweder in Belegen nachgewiesen werden, sind
aber dann nach oben mit dem amtlichen Satz begrenzt (es wird selten Sinn ergeben
dies so anzusetzen) oder pauschal, mit einem Nachweis der Reise, angesetzt
werden.
Diese Mehrverpflegungskosten stehen zu wenn
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man in einer Entfernung von mehr als 25 km vom Betrieb (oder sonstigem
Mittelpunkt) arbeitet oder sich befindet
Eine Reise mehr als drei Stunden dauert
Es sich kein weiterer „Mittelpunkt der Tätigkeit“ ergibt
Bei sämtlichen Reisebewegungen innerhalb des örtlichen Nahebereiches der
Betriebsstätte liegt keine Reise im steuerlichen Sinn vor. Es reicht daher nicht aus,
wenn man mehr als 25 km zurücklegt, aber kein Punkt der Reise weiter als 25 km
vom Unternehmen entfernt ist.
Bezüglich der Abgrenzung der Tage ist grundsätzlich von 24 Stunden auszugehen.
Der 24-Stundentag beginnt immer mit dem Antritt der Reise. Bei Inlandsreisen
können € 26,40 pro Tag, bei einer kürzer als 12 Stunden, aber länger als 3 Stunden
dauernden Reise € 2,20 pro angefangene Stunde angesetzt werden. Für
Auslandsreisen gelten jeweils pro Land eigene Sätze. Wird ein Geschäftsessen
bezahlt und abgesetzt, dann ist das Tagesgeld um € 13,20 zu kürzen.
Bei durchgehender, sowie regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit (mindestens 1x pro
Woche) am gleichen Ort - nach den ersten 5 Tagen, bei
unregelmäßig
wiederkehrender Tätigkeit - nach den ersten 15 Tagen, können im Inland keine
weiteren Mehrverpflegungsaufwendungen mehr geltend gemacht werden. Im
Ausland kann die Differenz zwischen Auslandssatz und österreichischem Satz weiter
abgesetzt werden.
Nächtigungsaufwand
Für die Nächtigung ist es notwendig, dass eine Rückkehr „nach Hause“ nicht
zumutbar ist. Dann können Hotelkosten für die Übernachtung (inkl. Frühstück)
geltend gemacht werden, wofür man natürlich einen Beleg benötigt. Alternativ dazu
kann eine Pauschale für Nächtigungsaufwand und Frühstück von 15,00 € im Inland
(es gibt entsprechend höhere Auslandssätze) für die Dauer der Reise angesetzt
werden.
Eine aktuelle Liste der Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsreisen finden Sie
im Anhang zu den "Lohnsteuerrichtlinien 2002" in der Findok (findok.bmf.gv.at).
Nebenspesen
Während einer betrieblichen Reise können zahlreiche sonstige Kosten (zB
Telefonspesen, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Reisegepäckversicherung,
Trinkgelder) anfallen, die steuerlich abgesetzt werden können, sofern entsprechende
Belege vorhanden sind. Als Versicherungen können jedoch nur Sachversicherungen
absetzen werden.
„Gemischte Reisen“
Nach bisheriger Auslegung war eine anteilige Geltendmachung von Reisekosten bei
beruflichen Reisen, mit teilweise privater Veranlassung, ausgeschlossen (Ausnahme
nur dann wenn bei einer Dienstreise das Wochenende dazu genommen wird, um
einen günstigeren Flug zu bekommen). Dies bedeutete, dass bei auch teilweise
privater Veranlassung die gesamte Reise nicht abzugsfähig war. Der VwGH hat in
bestimmten Konstellationen einen anteiligen Abzug der Reisekosten allerdings jetzt
zugelassen. Der VwGH hat bestimmte Grundsätze für die Abzugsfähigkeit entwickelt:
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Die Reise muss sich klar in einen beruflichen und in einen privaten Abschnitt
teilen lassen
Die Kosten der Hin- und Rückfahrt sind in einen beruflichen und einen privaten
Teil aufzuteilen.
Bei „fremdbestimmten Reisen“ können die Fahrtkosten sogar selbst dann zur
Gänze abgesetzt werden, wenn anlässlich einer solchen Reise auch private
Unternehmungen stattfinden und diese von bloß untergeordneter Bedeutung
sind.
Ein, im Zuge einer als Urlaubsreise angelegten Reise, nebenbei
wahrgenommener beruflicher Termin berechtigt aber nicht zum anteiligen
Abzug der Reisekosten.
Reisekosten sind ein komplexes Thema. Ich hoffe ich konnte die grundsätzlichen
Regeln hier darstellen. Für konkrete Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.