Case Study Outputmanagement Taunus BKK

CASE STUDY
Taunus BKK
Lösung für ein Outputmanagement
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Case Study
Taunus BKK
Die Taunus BKK mit Hauptsitz in Frankurt / Main ist seit Anfang
2007 die zweitgrößte deutsche Betriebskrankenkasse. Über
1.000.000 Versicherte werden von ca. 1.700 Mitarbeitern in 40
Geschäftstellen betreut. Im Jahr 2003 hatte die Taunus BKK ein
extremes Mitgliederwachstum. In der entstandenen Größenordnung von Mitarbeiterzahlen und Standorten wurde eine
effiziente Gestaltung der Krankenkassen-Prozesse zwingend
notwendig.
Für die Unterstützung der Geschäftsprozesse durch elektronische Werkzeuge wurde daher 2003 ein Fahrplan erstellt, welcher einen ganzheitlichen Dokumentenmanagement-Ansatz
verfolgt. Sämtliche dokumentverarbeitenden Disziplinen sollten
unterstützt werden:
- Posteingang ➔ elektronische Posteingangslösung mit
- automatischer Klassifikation
- Ablage ➔ Ablage der digitalisierten Dokumente in einer
- einheitlichen Struktur (elektronische Akte)
- Postausgang ➔ zentrale Outputmanagement-Lösung
Ein elektronisches Archiv war zu diesem Zeitpunkt schon mehrere Jahre im Einsatz und daher schon ›ein alter Hut‹ für die
Taunus BKK.
Ziele und Strategie für diese Teilprojekte wurden gemeinsam
mit dem Management im Rahmen von Workshops definiert, um
einen hohen Integrationsgrad sowie Synergieeffekte zwischen
diesen unterschiedlichen ECM-Bestandteilen zu erreichen.
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Taunus BKK
PROBLEMSTELLUNG
AUFGABENSTELLUNG
Die Motivation für das Projekt Outputmanagement war eine,
die auf ähnliche Weise in vielen mittleren bis großen Unternehmen vorzufinden ist – eine hohe Anzahl (> 100) an lokalen Abteilungs- oder Arbeitsdruckern an den verschiedenen
Standorten des Unternehmens mit den bekannten Nachteilen:
■ Hoher Einzelseitenpreis
■ Hohe Kosten für Druckerhardware und Verbrauchsmaterialien
■ Kosten für mehrere Frankieranlagen
■ Unterschiedliche Qualität der Sendungen bezüglich der
Druckqualität, kein einheitliches CI
Als Lösung galt es, eine zentrale Outputmanagement-Lösung
zu konzipieren und zu implementieren. Über diese Outputmanagement-Lösung sollte jeder Mitarbeiter, unabhängig
vom Standort, mit praktisch ›einem Klick‹ einen Briefdruck
auslösen können. Alle übrigen Tätigkeiten wie drucken,
kuvertieren, frankieren und versenden sollten zentral von
einem Dienstleister in der Frankfurter Zentrale ausgeführt
werden.
Als Ersatz für das doppelte Ausdrucken und Ablegen der
Kopie in der Vorgangsakte sollte das zentral gedruckte Dokument zusätzlich in digitaler Form archiviert werden und im
CRM-System der Taunus BKK recherchierbar sein. Über diese
Funktion sollte der Mitarbeiter stets nachvollziehen können,
wann er was an den Versicherten gesandt hat.
Besonders aber folgende Nachteile einer verteilten DruckerArchitektur behinderten eine effiziente und kundenfreundliche Arbeitsweise:
■ Zeitaufwand für den Sachbearbeiter für Ausdruck,
Abholen, Falzen, Kuvertieren und Rüstzeiten
■ Keine Nachverfolgung: was wurde wem wann zugesandt?
Daneben werden im BKK-Umfeld unzählige Broschüren zu
den unterschiedlichen Gesundheitsthemen benötigt, welche
hohe Kosten für Druck und Bevorratung verursachen. Außerdem sind Änderungen für die Aktualisierung kostenintensiv.
Wichtige Anforderung war ebenso die Kontrolle des Druckprozesses vom Starten eines Dokuments durch den Sachbearbeiter bis zum fertig kuvertierten Brief.
Last but not least sollte eine komfortable Broschürenverwaltung integriert werden, welche dem Anwender erlaubt,
Broschüren direkt – on demand – mit zu versenden und auch
eine einfache Aktualisierung ermöglicht.
Die zu implementierende Lösung war als Inhouse-Lösung in
der Zentrale der Taunus BKK in Frankfurt zu konzipieren und
sollte sich in die bestehende IT-Infrastruktur der BKK integrieren.
Dortmund
Lehrte
Norderstedt
Berlin
Magdeburg
Darmstadt
Pulnitz
Jena
Eching
Halbergmoos
Wiesloch
Aarbergen
Rostbach
Gießen
Köln
ZENTRALE FRANKFURT
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Taunus BKK
ZIELSETZUNG
TECHNISCHE AUSGANGSSITUATION
Folgende Ziele wurden mit der Konzeption einer zentralen
Outputmanagement-Lösung verfolgt:
■ Geringerer Seitenpreis
■ Geringe Wartungskosten für zentrale Lösung
■ Ersatz der unterschiedlichen Klein-Frankiersysteme durch
eine einzige, moderne Frankieranlage
■ Gleichbleibend hohe Qualität der Sendungen:
Druckqualität, Aktualität von Broschüren, einheitliches
Erscheinungsbild (CI)
■ Schnelligkeit
■ Nutzung frei werdender Personalressourcen für Kernaufgaben
■ Prozesssicherheit
- Überwachung und Protokollierung des Prozesses
- Nachverfolgung: was wurde wem wann geschickt?
- Zentraler Zugriff auf gesendete Dokumente über das
- CRM KV
■ Standortvorteile: Qualitätssicherung vor Ort, schnelle
Umsetzung von Änderungen
Die Anwendungslandschaft bestand im Wesentlichen aus
den für eine Betriebskrankenkasse oft eingesetzten Systemen ISKV als Kernsystem für alle Versichertendaten und
Abrechnung von Leistungen sowie dem CRM KV zur Verwaltung von Versicherten- und Interessentenkontakten. Für die
initiale Erstellung von Briefen war das Brieferstellungssystem
WinBK im Einsatz, welches aus Briefvorlagen sowie Daten aus
dem Kernsystem (ISKV) druckfertige bzw. noch änderbare
Dokumente innerhalb der Anwendung Microsoft Word zur
Ver fügung stellt. Daneben war bereits ein elektronisches Archivsystem im Einsatz.
Die vorgenannten Systeme setzten die Rahmenbedingungen
für die technische Integration der Outputmanagement-Lösung. Für die Lösung selbst konnte das Projektteam unter
Berücksichtigung der Anforderungen und des Budgets frei
unter den am Markt erhältlichen Lösungen wählen, da sämtliche Komponenten neu zu beschaffen und zu installieren
waren.
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Taunus BKK
HERANGEHENSWEISE
LÖSUNGSKONZEPT
Zunächst wurden die Anforderungen der Taunus BKK an
eine solche Lösung innerhalb von Workshops gemeinsam
erarbeitet und dokumentiert, ebenso die bereits genannten
technischen sowie organisatorischen Rahmenbedingungen.
Außerdem wurde im Rahmen des Beratungspakets PENTAcheck ein grober Zeitplan erstellt.
Die Abbildung verdeutlicht den technischen Ablauf der
Outputmanagement-Lösung. Nach der Definition der
Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen wurde die
Detailkonzeption in Form eines Pflichtenhefts festgeschrieben.
Hieraus wurde ein Anforderungskatalog entwickelt, der für
eine öffentliche Ausschreibung verwendet wurde. Mittels
Auswertung der Bieter-Antworten sowie Workshops mit den
Anbietern wurde schließlich der aus Kosten- und qualitativen
Gesichtspunkten am besten geeignete Anbieter ausgewählt
(Beratungspaket PENTAselect).
Gemeinsam mit dem Kunden und Anbieter wurde zunächst
ein Pflichtenheft für die Implementierung erstellt, welches
unmittelbar danach in die Umsetzung ging. Die zahlreichen
Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Systemen
Software, Drucksystem, Kuvertiersystem erforderten dabei
zahlreiche Abstimmungen mit den jeweiligen Herstellern,
damit die Komponenten nachher auch ›zusammenpassten‹
(PENTArealize).
Während die Fa. COMLINE mit der Entwicklung der Module
für die Bereitstellung der Dokumente für den Druck sowie
mit der Rückmeldung der fertig gedruckten Dokumente
in das elektronische Archiv und dem CRM KV betraut war,
kümmerte sich die Fa. MEDIAKOM um die Beschaffung und
Implementierung der Komponenten Druckserver (Aufbereitung der Dokumente für den Druck), Kuvertiersystem, Frankiersystem sowie das Kamerasystem, welches alle fertigen
Briefumschläge filmt und die im Sichtfenster enthaltene eindeutige Brief-Nummer an die Prozesssteuerung des Systems
zurückmeldet. Der gesamte Implementierungsprozess wurde bis zur Produktionsfreigabe von Pentadoc gesteuert und
überwacht.
Nach einer Testphase, die trotz der Komplexität nur sehr kurz
war, konnte das System im April 2004 für die damals 1.200
Mitarbeiter in Produktion gehen.
OUTPUTMANAGEMENT
OUTPUTMANAGEMENT
BKK
SACHBEARBEITUNG
POSTAUSGANG
VERSAND
WinBK
Dokumentdateien
Druckdatei
Attribute
Attribute
Import
Drucksystem
Dokument
Kuvertiersystem
Filmen des Kuverts
Postversand
Rückmeldung
CRM KV
Attribute
Export
Konvertierung
Dokumentdateien
Dokumentdateien
Elektronisches Archiv
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EINGESETZTE TECHNOLOGIE / PRODUKTE
Druckaufbereitung / Rückmeldung
■ Diverse Programmmodule für die Vorbereitung, Archivierung, Generierung von Indexdaten, z. T. mit grafischer
Oberfläche
■ Server für die Senden / Rückmelden der Druck, Server für
die Aufbereitung der Drucke
■ Zentraler Schnittstellen-Server (hoch verfügbar) für den
Datenaustausch zwischen Kasse und Dienstleister
Drucksystem
■ XEROX Hochleistungs-Digitaldrucksystem DC 6060
Kuvertieren / Frankieren / Kamerasystem
■ P. F. E. Automailer 4 Kuvertiersystem
■ Neopost Frankiersystem
■ Opsis Kamerasystem und OCR-Software
ERGEBNIS / NUTZEN / WETTBEWERBSVORTEIL
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Circa 80 % der Briefe werden zentral gedruckt
Integration in die WinBK-Anwendung: Auslösen des
Briefes mit einem Klick bringt eine Ersparnis von ca. 5 bis
7 Minuten je Ausdruck und Sachbearbeiter
Gleichbleibend hohe Druckqualität und einheitliches CI
gegenüber den Versicherten
Wegfall eines großen Teils der Bevorratung von
Broschüren
Schnelle Bereitstellung neuer bzw. Aktualisierung von
Broschüren
FACTS & FIGURES
Beteiligte Partner
■ Taunus BKK: Anforderungsdefinition, Konzeption,
IT-Unterstützung
■ Comline AG: Entwicklung der Module zur Erstellung der
Druckaufträge / Rückmeldung in Archiv / CRM KV
■ Mediakom GmbH: Konzeption, Implementierung
Druck- / Frankiersystem, Betrieb der Lösung
■ Xerox: Anwendung zur Aufbereitung/Rückmeldung der
Druckaufträge
■ Pentadoc AG: Anforderungsdefinition, Durchführung der
Ausschreibung, Pflichtenheft erstellen, Planung und Controlling der Implementierung, Erstellen einer Verfahrensdokumentation
Zeitschiene
Das komplette Projekt wurde von der ersten Idee bis zur
Produktionsfreigabe in ca. 7 ½ Monaten umgesetzt.
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ist die Unternehmensberatung, die sich auf alle Bereiche modernen Dokumentenmanagements und Prozessmanagements spezialisiert hat. Mit einer Leistungspalette
von kompetenter Beratung bis hin zur funktionierenden technischen Umsetzung.
PENTADOC
berät immer unter strategischen Gesichtspunkten. Alle Umsetzungen in einem
klassischen Projekt dienen der Erreichung übergeordneter unternehmerischer Ziele und
fokussieren auf einen klaren, messbaren Nutzen.
PENTADOC
PENTADOC AG
Kastor & Pollux
Platz der Einheit 1 D-60327 Frankfurt
Fon +49 (0) 69 975 03 482
Fax +49 (0) 69 975 03 200
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www.pentadoc.com
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Baarerstrasse 63 CH-6302 Zug
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