Budgetverwaltung auf Basis von Lotus Notes
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Budgetverwaltung auf Basis von Lotus Notes
Budgetverwaltung auf Basis von Lotus Notes Deutsche TAMOIL GmbH Der Prozess der jährlichen Budgeterstellung für das deutsche Tankstellennetz wurde effizienter und für alle Beteiligten transparenter gestaltet. Der bestehende Budgetprozess: Die Budgeterstellung zwischen der Retailabteilung und den bundesweit verteilten Bezirksleitern wurde bisher mit Hilfe von Excel-Dateien und einer MS-Access-Anwendung durchgeführt. Die Bereitstellung der Daten des aktuellen Jahres (Ist- und Planungsdaten) wurde aus dem bestehenden Data Warehouse einmalig in den jährlichen Verhandlungsprozess eingeführt. Der Abstimmungsprozess bestand aus dem Versand von Excel-Dateien per E-Mails, der sehr unflexibel und anfällig für Fehleingaben und Unklarheiten bezüglich der jeweils relevanten Budgetversion war. Die Zusammenführung der Daten war entsprechend aufwendig, da es mit erheblichem manuellen Input verbunden war. Die Zielsetzung Hauptziel war es, den gesamten Budgeterarbeitungsprozess nachvollziehbar und für alle Seiten transparent, effektiv und effizient zu gestalten. Der Datenaustausch zwischen der Abteilung Retail und den Bezirksleitern sollte mit Hilfe der Lotus Notes Replikation unanfälliger für Fehler und eindeutig bezüglich der Budgetversionen werden. Außerdem sollte für jede zu budgetierende Tankstelle in jedem Stadium der Verhandlungen eine nachvollziehbare Budgetversion im System vorhanden sein. Die Daten des aktuellen Jahres sollten im Verlauf des Prozesses flexibel aktualisiert werden können und somit direkt in den Prozess einfließen. Die manuellen Eingriffe sollten gegenüber dem bisherigen Verfahren wesentlich reduziert werden. Die Vorgehensweise Unsere Berater wurden aufgrund ihres langjährigen Know-how im Bereich Lotus Notes Anwendungsentwicklung mit der Durchführung des Projektes beauftragt. Dabei spielten die Erfahrungen mit dem Datenaustausch zwischen Lotus Notes und relationalen Datenbanken eine wesentliche Rolle, sowie Groupconcept Computer Integrated Communication Services GmbH Große Elbstr. 117 22767 Hamburg Tel. +49 (0)40 380 239 50 www.groupconcept.de ein erfolgreich durchgeführtes vorausgegangenes Projekt des akquiNet Verbundes. Die besondere Herausforderung bestand darin, innerhalb weniger Wochen, unter großem Zeitdruck ein kompliziertes detailliertes Budgetmodell zu verstehen und in eine Anwendung umzusetzen. Gemeinsam mit dem Kunden wurde ein Pflichtenheft erarbeitet. Die darin definierten Anforderungen wurden als Lotus Notes Anwendung von der Erstellung des Konzepts über die Entwicklung bis zur Implementierung realisiert. Ein besonderer technischer Aspekt war die Verknüpfung der Inhalte des Oraclebasierten Data Warehouse mit den Sicherheits- und ReplikationsKonzepten von Lotus Notes. Der Nutzen Der Kunde hat im Budgetierungsprozess nach eigenen Aussagen einen deutlichen Vorsprung vor Konkurrenzunternehmen gewonnen – sowohl was die Details der Budgetdaten als auch die automatische Erzeugung von Kennzahlen angeht. Dies gilt ebenso für die technische Unterstützung des gesamten Verhandlungsprozesses. Der Prozess ist wesentlich transparenter und effizienter geworden. Der erreichte Detailgrad erlaubt nach der Budgetierung einen schnellen Vergleich zwischen Echt- und Planungsdaten der einzelnen Tankstelle über die Bezirke bis zum Überblick über das gesamte Netz. Durch die Möglichkeit jederzeit aktuelle Ist-Daten aus dem Data Warehouse in den Verhandlungsprozess einzuführen, wurde die Genauigkeit weiter erhöht. Zudem sind sämtliche Verhandlungsschritte – von der ersten Hochrechnung, über Kommentare zwischen den Bezirksleitern und der Zentrale, bis zu detaillierten Statistiken - sowohl in Lotus Notes Datenbanken, als auch im Data Warehouse rückwirkend verfügbar. IT-Technologie: Lotus Notes 6.5 im Frontend, Lotus Domino 6.5 und Oracle 9 im Backend