Budgetverwaltung auf Basis von Lotus Notes

Budgetverwaltung auf Basis von Lotus Notes
Deutsche TAMOIL GmbH
Der Prozess der jährlichen Budgeterstellung für das deutsche Tankstellennetz wurde
effizienter und für alle Beteiligten transparenter gestaltet.
Der bestehende Budgetprozess:
Die Budgeterstellung zwischen der Retailabteilung und den
bundesweit verteilten Bezirksleitern wurde bisher mit Hilfe von
Excel-Dateien und einer MS-Access-Anwendung durchgeführt.
Die Bereitstellung der Daten des aktuellen Jahres (Ist- und
Planungsdaten) wurde aus dem bestehenden Data Warehouse
einmalig in den jährlichen Verhandlungsprozess eingeführt.
Der Abstimmungsprozess bestand aus dem Versand von
Excel-Dateien per E-Mails, der sehr unflexibel und anfällig für
Fehleingaben und Unklarheiten bezüglich der jeweils
relevanten Budgetversion war. Die Zusammenführung der
Daten war entsprechend aufwendig, da es mit erheblichem
manuellen Input verbunden war.
Die Zielsetzung
Hauptziel war es, den gesamten Budgeterarbeitungsprozess
nachvollziehbar und für alle Seiten transparent, effektiv und
effizient zu gestalten.
Der Datenaustausch zwischen der Abteilung Retail und den
Bezirksleitern sollte mit Hilfe der Lotus Notes Replikation
unanfälliger für Fehler und eindeutig bezüglich der
Budgetversionen werden. Außerdem sollte für jede zu
budgetierende Tankstelle in jedem Stadium der Verhandlungen
eine nachvollziehbare Budgetversion im System vorhanden
sein. Die Daten des aktuellen Jahres sollten im Verlauf des
Prozesses flexibel aktualisiert werden können und somit direkt
in den Prozess einfließen. Die manuellen Eingriffe sollten
gegenüber dem bisherigen Verfahren wesentlich reduziert
werden.
Die Vorgehensweise
Unsere Berater wurden aufgrund ihres langjährigen Know-how
im Bereich Lotus Notes Anwendungsentwicklung mit der
Durchführung des Projektes beauftragt. Dabei spielten die
Erfahrungen mit dem Datenaustausch zwischen Lotus Notes
und relationalen Datenbanken eine wesentliche Rolle, sowie
Groupconcept Computer Integrated Communication Services GmbH
Große Elbstr. 117 22767 Hamburg
Tel. +49 (0)40 380 239 50 www.groupconcept.de
ein erfolgreich durchgeführtes vorausgegangenes Projekt des
akquiNet Verbundes.
Die besondere Herausforderung bestand darin, innerhalb weniger
Wochen, unter großem Zeitdruck ein kompliziertes detailliertes
Budgetmodell zu verstehen und in eine Anwendung umzusetzen.
Gemeinsam mit dem Kunden wurde ein Pflichtenheft erarbeitet.
Die darin definierten Anforderungen wurden als Lotus Notes
Anwendung von der Erstellung des Konzepts über die
Entwicklung bis zur Implementierung realisiert. Ein besonderer
technischer Aspekt war die Verknüpfung der Inhalte des Oraclebasierten Data Warehouse mit den Sicherheits- und ReplikationsKonzepten von Lotus Notes.
Der Nutzen
Der Kunde hat im Budgetierungsprozess nach eigenen
Aussagen einen deutlichen Vorsprung vor Konkurrenzunternehmen gewonnen – sowohl was die Details der
Budgetdaten als auch die automatische Erzeugung von
Kennzahlen angeht. Dies gilt ebenso für die technische
Unterstützung des gesamten Verhandlungsprozesses.
Der Prozess ist wesentlich transparenter und effizienter
geworden. Der erreichte Detailgrad erlaubt nach der
Budgetierung einen schnellen Vergleich zwischen Echt- und
Planungsdaten der einzelnen Tankstelle über die Bezirke bis
zum Überblick über das gesamte Netz. Durch die Möglichkeit
jederzeit aktuelle Ist-Daten aus dem Data Warehouse in den
Verhandlungsprozess einzuführen, wurde die Genauigkeit
weiter erhöht. Zudem sind sämtliche Verhandlungsschritte –
von der ersten Hochrechnung, über Kommentare zwischen
den Bezirksleitern und der Zentrale, bis zu detaillierten
Statistiken - sowohl in Lotus Notes Datenbanken, als auch im
Data Warehouse rückwirkend verfügbar.
IT-Technologie:
Lotus Notes 6.5 im Frontend,
Lotus Domino 6.5 und Oracle 9 im Backend