assistante administrative - Parc Jean

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Poste temporaire jusqu’au 31 décembre 2015 avec possibilité de prolongement
SOMMAIRE DE L’EMPLOI
Sous la supervision de l’adjointe à la direction générale, l’assistante administrative apporte le soutien nécessaire au bon
déroulement des activités de la direction générale et assure les tâches administratives inhérentes à la coordination du
service. Le titulaire collabore à tout mandat qui lui est confié par son supérieur.
SOMMAIRE DES TÂCHES ET DES RESPONSABILITÉS
1.
Organise, en collaboration avec l’adjointe du directeur général, les activités administratives et en assume l’exécution,
notamment : rédaction de diverses correspondances, production de rapports, gestion de dossiers, planification de
réunions, prise et suivi des appels téléphoniques et mise à jour de l’agenda du directeur général;
2.
Prend en charge l’organisation logistique des rencontres du comité de direction : ordre du jour, préparation des
documents pertinents et rédaction des comptes-rendus;
3.
Assiste l’adjointe du directeur général dans l’organisation de différentes réunions, comités ou autre; envoie les
convocations, recherche et rassemble les informations pertinentes au besoin, prépare les documents, rédige les ordres
du jour et les comptes-rendus si nécessaire et exécute les suivis appropriés auprès de tout autre service interne ou
externe;
4.
Participe au besoin à la rédaction, à la finalisation et à la mise en page des divers documents du service;
5.
Porte une attention particulière à l’uniformisation et à la justesse de l’information figurant dans les différents documents
émis par la direction générale afin de préserver la réputation du service et l’image de l’organisation;
6.
Assure la confidentialité des informations et documents qui lui sont confiés;
7.
Organise et classe les documents du service dans les meilleurs délais possibles;
8.
Contribue au suivi des divers projets en cours et effectue les rappels appropriés;
9.
Effectue les diverses mises à jour des dossiers qui lui sont confiés par l’adjointe du directeur général;
10.
Procède à l’inscription du directeur général à diverses activités;
11. Assiste l’adjointe à la direction générale dans l’organisation d’activités ou d’événements corporatifs;
12. Collabore à l’accueil VIP lors d’événements majeurs impliquant la Société;
13. Participe à la préparation de la logistique (invitation, remise de billets, etc.) dans le cadre d’événements spéciaux;
14. Accueille les visiteurs et les oriente selon le but de leur visite, répond au téléphone, s’informe du sujet, fournit
l’information s’il y a lieu et transfère les appels au besoin;
15. Entretient des relations harmonieuses avec les différents intervenants internes et externes ayant des liens avec la
direction générale;
16. Réalise divers mandats à la demande de son supérieur, selon son niveau d’expertise.
EXIGENCES
 Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou dans tout autre domaine pertinent. Toute combinaison de scolarité et
d’expérience jugée pertinente peut être considérée;
 Expérience de cinq (5) ans minimum au sein d’une direction générale;
 Maîtrise des logiciels fréquemment utilisés en bureautique (suite Microsoft Office);
 Excellent français écrit et parlé;
 Maîtrise de l’anglais écrit et parlé;
 Bonnes habiletés en prise de notes, en rédaction et révision de textes variés;
 Sens de l’organisation, de l’initiative;
 Capacité à travailler en équipe.
Période d’affichage : du 18 juin au 18 juillet 2015
Horaire du lundi au vendredi (35 heures/semaine)
Le taux horaire est de 22 $/h à 27 $/h selon expérience
QUALITÉS RECHERCHÉES
Rigueur, autonomie, discrétion, entregent, diplomatie et bonne gestion des priorités.
La Société du parc Jean-Drapeau est une organisation paramunicipale dont la mission est de gérer, d’administrer,
d’exploiter, de développer, d’entretenir et d’animer le parc Jean-Drapeau. Dans l’accomplissement de sa mission, la Société
est chargée d’exploiter des activités récréotouristiques tant d’envergure régionale qu’internationale.
Afin de soumettre votre candidature, veuillez vous rendre sur notre site internet dans la section emploi à
http://www.parcjeandrapeau.com/emplois/.
Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.
La Société du parc Jean-Drapeau souscrit pleinement au principe d’égalité en emploi.
Service des ressources humaines
Période d’affichage : du 18 juin au 18 juillet 2015