enrollment services officer

POSTING 16-09
ENROLLMENT SERVICES OFFICER
(Temporary full-time position)
In the following text, the masculine form applies to women as well as to men. The following statements are intended to describe the general
nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.
Bishop's University is seeking a qualified and dedicated individual to fill a temporary full-time position as an
Enrollment Services Officer in the Enrollment Management Office. Reporting to the Registrar, the incumbent will
work collaboratively with the members of the University community to offer superior customer service to current
and prospective students, alumni, as well as faculty and staff. This customer facing role is the primary resource for
front line operations of the Enrollment Management Office and for student financial aid programs. This position
has a work week of 32.5 hours from Monday to Friday and the working period will be from April 2016 to
September 2017.
Nature of duties and responsibilities
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Provides excellent Customer Service acting as first point of contact for both general and specific
information relating to various services offered by the Enrollment Management Office (i.e. student
accounts, registration, letters of permission, graduation, financial aid, etc.);
Responsible for the management of taking courses elsewhere;
Responds to enquiries about student status, or the status of pending requests by extracting information
from various databases;
Confirms student account information (both academic and financial)
Enters transactions and applies scholarships, bursaries, and awards on student accounts on a timely basis;
Receives payments for student accounts;
Distributes invoices and statements to students and collects unpaid amounts from students;
Provides the necessary documents to both students and to government agencies to facilitate the Financial
Aid process;
Plans, prepares and distributes all communications to students with respect to school fees, financial aid and
general account information done in conjunction with the university Communications Office and the
Director of Enrollment Management;
Responsible for the production of transcripts, verification of enrolment forms, and degree verifications;
Responsible for the setup of final examination and the scheduling of invigilators;
Coordinates final examinations elsewhere
Maintains the physical student records room
Performs additional similar / related task as required.
Other tasks as assigned
Qualifications and Requirements
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3 year technical DEC or equivalent;
Minimum 5 years of similar experience;
Highly organized, and detail-orientated;
Fluent knowledge of English and working knowledge of French;
Excellent at Multitasking;
Proficient with Microsoft Office Suite;
Experience with a post-secondary environment an asset;
Familiarity with government financial aid processes, and practices preferred;
Demonstrated understanding of and willingness to protect confidential information;
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Light and medium exertion, occasionally.
Classification: *Class 8
*Preliminary Evaluation.
$19.20 to $25.06 per hour
(APBU – unionized position)
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for
by March 23, 2016 before 4:00 pm to [email protected]
Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected
for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We implement an equal access
employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies for women, visible minorities,
ethnic minority, Aboriginal and disabled people (including the possibility of accommodation during the selection and preselection of candidates).
AFFICHAGE 16-09
AGENT AUX SERVICES D’INSCRIPTION
(Poste temporaire à temps plein)
Dans le texte suivant, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les énoncés suivants sont destinés à décrire la
nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s est à la recherche d’un candidat qualifié et dévoué afin de pourvoir un poste Agent aux
services d’inscription pour le Service de gestion des inscriptions. Se rapportant au Registraire, le titulaire du poste
travaillera en collaboration avec les membres de la communauté universitaire afin d’offrir un excellent service à la
clientèle aux étudiants actuels et futurs, aux anciens élèves, ainsi que les professeurs et le personnel. Il sera la
principale ressource pour les opérations de première ligne liées au recrutement et à l’admission, ainsi qu’aux
programmes d'aide financière aux étudiants. La semaine de travail de ce poste est de 32.5 heures, du lundi au
vendredi. La période de travail de ce poste sera de l’avril 2016 à septembre 2017.
Nature des tâches
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Fournir de l’excellent service à la clientèle en tant que contact de première ligne dudit Service, en
donnant l’information générale quant aux frais de scolarité et de l’information spécifique quant
aux comptes étudiants par téléphone ou courrier aux étudiants, parents et organismes externes;
Responsable de la gestion des cours complétés dans une autre Institution que Bishop’s;
Répondre aux demandes de renseignements sur le statut d'étudiant, ou le statut de demandes en
attente par l'extraction d'informations, à partir de diverses bases de données;
Confirmer les informations de compte de l'étudiant (à la fois académique et financière);
Inscrire les transactions et appliquer les bourses et prix aux comptes étudiants en temps
opportun;
Recevoir les paiements pour les comptes étudiants;
Distribuer les factures et états de compte aux étudiants et en percevoir les paiements;
Fournir les documents nécessaires aux étudiants et aux agences gouvernementales afin de faciliter
le processus d’aide financière;
Planifier, préparer et distribuer aux étudiants toutes communications liées aux frais de scolarité,
d’aide financière et d’information général sur leur compte, en collaboration avec le Bureau des
Communications de l'Université et le Directeur du Service de gestion des inscriptions;
Responsable de la production des relevés de notes, vérification des formulaires d'inscription, et
les confirmations d'études;
Responsable de la mise en place des examens finaux et la coordination des surveillants;
Maintenir l’organisation dans la pièce physique des dossiers des étudiants;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.
Qualifications et exigences
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Diplôme d’Études Collégiales – Technique de 3 ans, ou équivalent;
5 années d’expérience similaire;
Maîtrise de la langue anglaise et bonne connaissance de la langue française;
Très organisé avec attention aux détails;
Excellente capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément;
Haut niveau de confort avec le matériel informatique, Microsoft Office Suite;
Expérience avec l'environnement post-secondaire est un atout;
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Familiarité avec les processus d'aide financière du gouvernement, et les pratiques est un avantage;
Compréhension manifeste et volonté de protéger les informations confidentielles;
Efforts légers et moyens occasionnellement.
Classification: *Classe 8 $19.20 to $25.06 l'heure (APBU – poste syndiqué)
*Évaluation préliminaire.
S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en incluant pour quel poste
vous appliquez d’ici le 23 mars 2016, 16 :00 à [email protected]
Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Prière de noter que seules les
personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests peuvent être administrés; merci pour l’intérêt
manifesté. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité en vertu de la loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des
organismes publics pour les femmes, les minorités visibles & ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées
(incluant la possibilité d’accommodation lors de la présélection et sélection des candidatures).