The Power of Payroll Deduction

The Power of Payroll Deduction
There are numerous advantages to the payroll deduction program for both the
campaign and for the donor. Payroll deduction is simple and exceptionally
effective.
How Does It Work?
Payroll deductions are treated the same way in the payroll office as any other
employee deductions, such as unemployment insurance and pension
contributions. Ensure the donor:
• enters the contribution amount on the pledge form
• checks the payroll deduction box
• completes the “Payroll Deduction” area of the form, and
• provides mailing address and signature
• Deductions are taken from January – December of the following year
How and When Should I Promote the Payroll Deduction Plan?
The best time to promote the advantages of payroll deduction is at your first
meeting, when outlining the payment options listed on the pledge form. Make
payroll deduction the obvious choice from the start, and you will make your job
a lot easier. Stress the advantages to the donor:
• Payroll deductions are easy on the budget, with convenient instalments
throughout the year.
• Contributions are indicated on the T4 slip — no more lost or misplaced
receipts.
• Consolidated giving. One form, once a year.
Keep in mind that people tend to be more generous when they realize their
total contribution is spread over the whole year. Hence, payroll deduction is
better for everyone:
• For donors, it is easier on the budget. Payments are in convenient
instalments and the T4 means no more lost receipts at tax time.
• For Canvassers, payroll deduction means easy record keeping, less follow
up and no handling of cash or personal cheques.
• For the employer, payroll deduction demonstrates a strong commitment
to the campaign.
Comment et quand devrais-je promouvoir le programme
de retenues salariales?
La première rencontre est le meilleur moment pour promouvoir les avantages
des retenues salariales lorsque vous expliquez les options de paiement
énumérées sur le formulaire d’engagement. Faites des retenues salariales le
meilleur choix dès le début, ce qui facilitera votre travail. Insistez sur les
avantages qu’elles présentent au donateur :
• Les retenues salariales facilitent la mise sur pied d’un budget en raison
des petits paiements pratiques effectués tout au long de l’année.
• Les contributions sont indiquées sur le feuillet T4 — finis les reçus perdus
ou égarés.
• Il s’agit d’un don consolidé : un formulaire, une fois par année.
N’oubliez pas que les gens ont tendance à être plus généreux quand ils
réalisent que leur contribution totale est répartie sur toute une année. Par
conséquent, les retenues salariales constituent la meilleure option pour tous :
• Pour les donateurs, elles facilitent la mise sur pied d’un budget. Les
paiements sont des versements pratiques et il n’y a plus de temps perdu
à chercher des reçus perdus lors de la période de l’impôt en raison du
feuillet T4.
• Pour les solliciteurs, les retenues salariales sont un moyen efficace
d’avoir des dossiers en règle, de minimiser les suivis et d’éliminer toute
manipulation, car aucun argent ou chèque de compte personnel n’est
remis.
• Pour l’employeur, les retenues salariales démontrent un engagement
solide envers la campagne.