Payroll Supervisor - Commissionaires Ottawa

Anticipatory Staffing
Payroll Supervisor
JOB POSTING CA11-1003
Company Overview
Commissionaires Ottawa is a not-for-profit company with a strong social mandate to provide meaningful
employment to former members of the Canadian Forces, the Royal Canadian Mounted Police, and
others who wish to contribute to the security and well-being of Canadians.
Today, Commissionaires Ottawa is the region’s largest provider of security services to government and
private sector clients, employing over 3,700 people in the Greater Ottawa Area, Northern Ontario and
Western Quebec. Our mission is to provide security services that exceed our clients’ expectations by
deploying the very best disciplined, experienced and trained security professionals.
Commissionaires Ottawa is currently conducting anticipatory staffing for two (2) highly qualified Payroll
Supervisors to look after the needs of about 3,000 employees each in separate business divisions.
Position Summary
Located in Ottawa, the Payroll Supervisor is responsible for the successful and timely delivery of inhouse payroll services and related internal and statutory processing for approximately 3,000 employees.
This includes payroll invoicing, electronic and paper filing, system metrics reporting, new program setup,
account reconciliation, service monitoring and process analysis.
The Payroll Supervisor is also responsible for training, supervising and mentoring payroll and customer
service personnel in areas relating to pay, benefits and human resources administration and support.
This includes the creation and provision of service tools and training materials in support of these areas.
Additional responsibilities include performance monitoring, system administration and the coordination
of application testing, payroll system updates, service customizations and data integration/migration
efforts to ensure successful implementation and system functionality. Specifically, they are responsible
for:
Oversee the timely production, deposit and closing of bi-weekly payroll
Ensure required legislative, union or corporate compensation changes are implemented
accurately and on time
Produce ad hoc and end-of-cycle reports
Administer payroll garnishments
Remit payroll taxes, benefit deductions, awards, union dues, etc. and associated reports to
external agencies and/or departments
Maintain accurate CPP records
1|P a g e
Oversee program administration, special deductions and the production of ROEs
Identify system and process issues and recommend changes to streamline workflow processes
and improve system data accuracy and efficiency
Author, develop and manage electronic procedural and support documentation
Compile statistical reports, statements, and summaries related to pay, benefits, system
performance and application testing
Assist with special project requests and provide additional duties related to the Employee Service
Centre as required
Qualifications
You will be evaluated against defined criteria, skills and attributes. As such, you should clearly identify
related / relevant experience that corresponds to the qualifications below.
Education & Experiential Requirements:
Completed a college diploma in payroll, business administration, human resources, or accounting
Minimum 3 years experience in a payroll environment is essential
Minimum 2 years experience supervising or managing office staff
Canadian Payroll Certification (PCP or CPM) is preferred
Extensive experience using financial business applications such as ACCPAC, GP2010, MS Word &
Excel
Experience working in a large unionized environment, preferably one with several collective
bargaining units
Skills & Abilities:
Excellent oral and written communication skills in English and French
Ability to analyze complex problems and apply logical reasoning to resolve issues
Keen organization skills and attention to detail
Excellent problem solving and analytical skills
Strong motivational, interpersonal and mentoring skills
Strong computer skills with a sound understanding of payroll accounting and financial reporting
software and database applications; (Experience using QHR will be considered an asset.)
Superior understanding of regulatory payroll and taxation requirements and provisions,
remittance and remuneration practices and corporate year-end payroll filing responsibilities
In depth understanding of payroll theory, compensation policy and best practices, as well as
knowledge of federal and provincial legislation relating to taxation, privacy, electronic
documents, employment, labour and human rights
Experience working in human resources (HR) or a customer service help desk environment will
be considered an asset
Compensation & Benefits
This position offers a comprehensive compensation and benefits package.
Commissionaires Ottawa offers a stable work environment in a well-organized company structure,
world-class employee training and a unique culture based on a commitment to service. As a direct
result of our not-for-profit structure, 95% of our revenues flow back to our employees in the form of
industry-leading wages, benefits and training.
2|P a g e
Application Process
If you are interested in this opportunity please send your resume and cover letter quoting job reference
CA11-1003 to [email protected] no later than July 21st, 2011.
We appreciate the interest of all applicants; however, only those considered for interview will be
contacted
We encourage qualified women, aboriginal persons, members of visible minorities and persons with
disabilities to apply.
3|P a g e
Dotation anticipée
AVIS DE POSTE À COMBLER CA11-1003
Profil de l’entreprise
Commissionnaires Ottawa est une entreprise à but non lucratif dont le mandat social consiste à offrir
des possibilités d'emploi valorisantes aux anciens membres des Forces canadiennes et de la GRC, ainsi
qu’à toute autre personne qui désire contribuer à la sécurité et au bien-être des Canadiens et des
Canadiennes.
Aujourd'hui, Commissionnaires Ottawa est le plus important fournisseur de services de sécurité de la
région, employant plus de 3 700 personnes qui desservent les secteurs public et privé de la capitale
nationale, du Nord de l'Ontario et de l'Ouest du Québec. Notre mission consiste à offrir des services de
sécurité nettement supérieurs aux attentes de nos clients en assignant les professionnels de la sécurité
les plus disciplinés, les plus chevronnés et les mieux formés.
Commissionnaires Ottawa procède actuellement à la dotation anticipée pour deux (2) superviseurs de la
feuille de paye qualifiés afin de répondre aux besoins de près de 3 000 employés dans chacune des
sections commerciales.
Description du poste
Basé(e) à Ottawa, le superviseur/la superviseure de la feuille de paye est responsable de la prestation
en temps opportun des services de paye internes et du traitement connexe interne et législatif pour
environ 3 000 employés. Cela comprend la facturation, la transmission électronique et sur papier, le
rapport sur les paramètres du système, la configuration de nouveaux programmes, le rapprochement de
comptes, le contrôle du service et l’analyse du processus.
Le superviseur/la superviseure de la feuille de paye est également responsable de la formation,
supervision et du l’encadrement du personnel du service de paye et du service à la clientèle en ce qui a
trait à l’administration et au soutien du service de paye, des avantages sociaux et des ressources
humaines. Cela comprend la création et la prestation d’outils de service et de matériel de formation
pour appuyer ces secteurs.
Les responsabilités additionnelles incluent la surveillance du rendement, la gestion du système et la
coordination des essais des applications, la mise à jour des systèmes de paye, la personnalisation du
service, et les efforts d’intégration/de transfert des données afin d’assurer une mise en œuvre réussie et
le bon fonctionnement du système. Plus précisément, il/elle est responsable de :
superviser le cycle de paye –préparation, dépôt, fermeture - à la quinzaine
s’assurer que les changements de rémunération requis par la loi, le syndicat ou l’entreprise sont
mis en application avec exactitude et dans les délais prescrits
4|P a g e
produire des rapports ad hoc et de fin de cycle
administrer les saisies de la paye
verser les cotisations fiscales, déductions des avantages sociaux, primes, cotisations syndicales,
etc. et rapports connexes aux organismes externes et/ou ministères
maintenir des dossiers de RPC précis
superviser l’administration du programme, les déductions particulières et la production de RCP
identifier les problèmes relatifs au système et au processus et recommander des changements
pour simplifier le processus et améliorer l’exactitude et l’efficacité des données du système
créer, développer et administrer les documents électroniques de procédures et de soutien
compiler des rapports statistiques, relevés, et sommaires afférents à la paye, aux avantages
sociaux, au rendement du système et aux essais des applications
collaborer aux projets spéciaux et attribuer, au besoin, des responsabilités additionnelles ayant
trait au Centre de services aux employés
Qualifications
Vous serez évalué(e) en fonction de critères, de compétences et d’attributs définis. Ainsi, vous devriez
clairement décrire l’expérience connexe/pertinente qui correspond aux qualifications ci-dessous.
Exigences pédagogiques et expérientielles :
Diplôme collégial à la suite d’un programme d’études en gestion de la paye, des affaires, des
ressources humaines, ou en comptabilité
Minimum de trois années d’expérience dans un service de paye
Minimum de deux années d’expérience en supervision ou gestion du personnel de bureau
Accréditation de l’association canadienne de la paie (SCP ou GAP) souhaitable
Expérience approfondie dans l’usage d’applications financières commerciales telles que ACCPAC,
GP2010, MS Word et Excel
Expérience de travail dans un environnement syndiqué, préférablement dans un milieu qui
regroupe plusieurs unités de négociation collective
Compétences et exigences :
Excellentes aptitudes pour les communications écrites et orales en anglais et en français
Capacité d’analyser les problèmes complexes et d’appliquer un raisonnement logique pour
résoudre les problèmes
Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et à l’analyse
Excellentes compétences motivationnelles, en relations interpersonnelles et mentorat
Compétences approfondies en informatique et solide compréhension des applications logicielles
et de bases de données de la comptabilité de la paye et de la communication de l’information
financière; (Expérience de l’utilisation de QHR sera considérée comme un atout.)
Excellente compréhension des exigences et dispositions en matière de paye et fiscales, des
pratiques en matière de versement et rémunération, et des responsabilités liées à la
transmission des données de fin d’exercice concernant les transactions de la paye
Excellente compréhension de la théorie de la paye, de la politique de rémunération et des
pratiques exemplaires, ainsi qu’une connaissance de la législation fédérale et provinciale en
matière de fiscalité, confidentialité, documents électroniques, emploi, droits des travailleurs et
de la personne
Expérience de travail en ressources humaines (RH) ou dans un centre d’assistance du service à la
clientèle sera considéré comme un atout
5|P a g e
Rémunération et avantages sociaux
Ce poste offre une rémunération concurrentielle et d’excellents avantages sociaux.
Commissionnaires Ottawa propose un environnement de travail stable dans une structure d’entreprise
bien organisée, une formation du personnel de classe internationale et une culture unique basée sur un
engagement envers le service. Une conséquence directe de notre structure non lucrative est que 95 %
de nos revenus reviennent à nos employés sous forme de salaires, d’avantages sociaux et de formation
concurrentiels au sein de l’industrie.
Processus de demande
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV et lettre d’accompagnement en mentionnant
la référence d'emploi CA11-1003 à : [email protected] d’ici le 21 juillet 2011.
Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates qui manifesteront leur intérêt pour ce
poste. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec ceux et celles dont la candidature aura été
retenue en vue d’un entretien.
Les hommes et les femmes qualifiés, ainsi que les Autochtones, les personnes faisant partie des
minorités visibles et les personnes handicapées sont invités à présenter leur candidature.
6|P a g e