Description des tâches RESPONSABLE

 Description des tâches RESPONSABLE ADMINISTRATIF et RESSOURCE HUMANE HR ADMINISTRATIVE OFFICER Sous la supervision directe du Directeur des Finances et Opérations, et le Gestionnaire d’Opération, le Responsable Administratif assure la gestion administrative, la gestion des contrats, la gestion de relation interne et externe, gestion de ressources humaine de Pact. Il/elle assure surtout le rôle de planification, d'organisation, de coordination et d'évaluation des aspects administratifs en étroite collaboration avec les autres Directeurs de départements. En cette qualité, ses tâches se subdivisent en différentes parties bien distinctes : Sur le plan relationnel 
Assurer les relations et les communications directes avec le siège, les banques, les bailleurs de fonds et l’administration publique; 
Assurer les relations avec les fournisseurs ; 
Assurer le suivi facturation auprès des bailleurs. Sur le plan de la gestion de contrats 
Gérer l’aspect juridique de tous les contrats du programme, de tous les documents cadres des bailleurs de fonds 
Assurer le cadrage juridique de toutes les actions entreprises par Pact 
Assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats, des protocoles d’accord et des accords de collaboration 
Gérer et mettre à jour des dossiers permanents de Pact 
Collaborer avec le ou les cabinets juridiques qui travaillent Pact 
Gérer les mises à jour et les classements des informations contractuelles 
Assurer le suivi de l’exécution de ces contrats, accords et protocoles en collaboration avec les départements techniques Sur le plan gestion de la paie et du paiement des consultants permanents 
Préparer la paie du personnel (entre autres : vérifier les Timesheets, préparer le payroll et l’état billetage, établir les bulletins de paie, établir les vouchers et documents de paiement, effectuer les paiements en espèce ou autres systèmes de rémunération du personnel) 
Assurer le suivi des accrual leave et severance 
Préparer et effectuer les différentes déclarations relatives au système de gestion du personnel de Pact (IRSA, Amit, CNaPS,…) 
Contribuer à l’amélioration du système de paie selon l’évolution de l’Organisation et de la technologie 
Préparer et vérifier les documents pour le paiement des consultants permanents Sur le plan de la gestion du personnel 
Coordonner le système de gestion des ressources humaines de Pact (recrutement, formation, évaluation, traitement, condition de travail, suivi des mouvements …) pour 
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permettre à la fois l’atteinte des objectifs de chaque programme et l’épanouissement des employés Collaborer avec le Comité Exécutif de Pact Madagascar dans la résolution des conflits au sein de l’organisation Assurer la gestion des assurances médicales, AMIT et CNaPS; et approuver les déclarations périodiques Sur le plan administratif 
Contribuer à la mise en place et le suivi des procédures pour la gestion administrative, tout en assurant l’existence d’un système de contrôle interne fiable et le respect des réglementations et procédures des bailleurs et de Pact Inc. 
Assurer le maintien d’un bon système de classement du service administratif, contrats et gestion des subventions 
Assurer les autres tâches ponctuelles que pourraient lui assigner son superviseur Qualifications 
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Bac+3 en gestion, finance, administration ou diplôme similaire ; ou 5 ans d’expérience dans le domaine de l’administration et gestion des ressources humaines ; Expérience de travail dans une ONG internationale ; Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels Excel, Powerpoint et Word avec un intérêt développé à travailler dans des bases de données électroniques ; Excellente aptitude en communication orale et écrite en français ; Connaissance de l'anglais est un atout ; Bonne capacité d'adaptation, avec une organisation solide et des compétences de coordination ; Capacité à gérer plusieurs échéances et processus à la fois ; Capacité de travailler en équipe ; Capacité de travailler sous pression ; Respect et adaptation en matière de culture genre, religion, race, nationalité et âge ; Sens de l’organisation.