La mise en place d`une procédure informatisée en matière - e-RH

La mise en place d'une procédure informatisée en
matière de GRH
L'informatisation sert a faire progresser les pratiques de gestion (dans tous les domaines), elle ne
peut donc se limiter à une simple automatisation d'un existant manuel, car cela reviendrait a se
placer dans une optique immobiliste. L'informatisation ne doit pas figer l'existant. L'analyse des
besoins doit dégager des objectifs d'amélioration des procédures de gestion. (amélioration de
l'existant, Ajout de nouvelles tâches, etc ...)
La conduite d'une telle démarche est relativement complexe, pour aider les utilisateurs futurs et les
informaticiens, différentes méthodes de travail ont étés conçues (Merise, Axial, MCP ...) Néanmoins
elles comportent toutes des étapes similaires et suivent des processus de raisonnement semblables.
Orientations & choix stratégiques
Politique de GRH
Principes et régles
de gestion du personnel
Demande d'informations
Système d'information
Existant
Analyse de la
Demande
Etude de
L'existant
Constat des écarts
Définition des
Besoins
Elaboration du
projet
Réalisation
Mise en place
Suivi &
Evolution
Les grandes étapes de la démarche d'informatisation ...
A - L'analyse de la demande.
Il s'agit de poser le problème et de délimiter l'application projetée. La notion de
besoins est généralement imprécise : quels besoins, pour qui, pour quoi faire, s'agit-il
d'une envie, d'une exigence organisationnelle. L'analyse de la demande vise donc à
replacer celle ci dans une perspective plus large, l'expression de la demande ne se
concrétise pas sans phénomène déclencheur, elle prend place à l'intérieur d'un cadre
défini préalablement (politique de gestion du personnel, orientations et choix
stratégiques de l'entreprise).
B - Etude de l'existant
L'étude de l'existant consiste en l'identification et le recensement des
informations et procédures utiles à la compréhension du système d'information
concerné tout en tenant compte des modifications que veut y introduire le demandeur.
Globalement, il s'agit :
a) D'une analyse du travail
qu'est ce qui est fait ?
comment est-ce fait ?
par qui ?
b) D'un diagnostic permettant d'identifier les facteurs susceptibles de faciliter ou
de perturber le projet. (exemple : rejet des ordinateurs de la part du DRH.
"Les ordinateurs ça ne marche jamais ...")
c) La connaissance de l'existant informatique au niveau du matériel, des logiciels
et des compétences informatique des futurs utilisateurs
C° La définition des besoins.
Au sens le plus large, les besoins peuvent être définis comme résultant d'un écart
entre ce qui est (Etude de l'existant) et ce qui devrait être (Analyse de la demande).
Attention, a ce niveau, on ne parle pas encore (par exemple) d'un besoin en
logiciel de gestion des carrières, mais plutôt d'un besoin d'amélioration de la maîtrise
de la mobilité interne du personnel. (Attention a ne pas confondre le besoin et l'outil
qui va y répondre).
Une fois les besoins exprimés, on analysera s'ils doivent être satisfaits par des
traitements manuelles ou à l'aide de l'informatique (faisabilité économique et sociale).
D° Mise en forme du projet - Cahier des charges
A ce stade du projet, on confirme si l'application informatique envisagée est
possible techniquement et est souhaitable économiquement et socialement (coûts
d'achat, coûts de formation, coûts d'utilisation, coûts d'adaptation de l'organisation,
gains de gestion, tant d'un point de vue financier que d'un point de vue social). Dans
l'affirmative, la solution est alors mise en forme dans ses grandes lignes et soumise
pour décision à l'autorité compétente. Plusieurs scénarios peuvent être envisagés
(acquisition d'un logiciel, développement spécifique, service bureau ...). Un cahier des
charges est alors établi.
CAHIER DES CHARGES
Le cahier des charges est un document dans lequel le responsable du domaine concerné
(dans notre cas RH) indique les fonctions de gestion à informatiser et précise les
conditions de réalisation. En cas d'appel d'offres, il aide a rechercher les meilleurs
partenaires. En interne, il établi et fonde les rapports entre les informaticiens et la
direction concernée. La structure type d'un cahier des charges reprend :
- Les attentes et le contexte du projet, la référence à des projets antérieurs ou connexes.
-
La nature et le volume des informations à traiter
La nature des informations a informatiser
Les objectifs généraux a atteindre (en terme de résultats opérationnels)
La définition des critères de performance
Les acteurs concernés
L'organisation du projet en étapes (échéancier)
L'enveloppe budgétaire prévisionnelle (ne pas la faire apparaître en cas d'appel d'offres)
Les contraintes spécifiques
En cas d'appel d'offres :
- Clauses juridiques
- Pénalités de retard
- Principaux critères de choix
- Formation du personnel
- Matériel de base - Logiciels de base - Système d'exploitation
- Prix
- Délais ....
E° La réalisation
Cette étape débute par une analyse fonctionnelle de l'application. C'est
l'opération qui consiste à décomposer logiquement le système d'information (ou une
partie de celui ci) en différents modules (ou phases) dont on décrit le fonctionnement,
les données, les résultats. Cette phase n'est pas du seul ressort des informaticiens, car
la réalisation repose sur la conversion des règles de gestion en règles formelles, qui
pourront alors alimenter l'application informatique.
Application - Système
Données
X
1
Module de traitement
Données
Module de traitement
Résultats
Y
1->n
A
1->m
Données
X
S
Résultats
Module de traitement
R
1
Résultats
Z
1->p
B
1->q
R
T
L'analyse organique élabore ensuite la structure des programmes correspondants aux
différents modules.
{
Données
Initiales
}
{
Module "X"
Résultats
}
-->
Tq
-->
Ces programmes sont ensuite développés, traduits en ligne de code, en
instructions compréhensibles pour le système informatique.
Program Module X ;
{** Commentaires, ce programme permet de ....**}
Begin
For t:=1 to 10 ....
End;
Cette étape peut se résumer (c'est de plus en plus souvent le cas en informatique
de gestion) à l'acquisition d'un logiciel correspondant aux besoins définis et a son
paramétrage.
F° La mise en place, L'installation
La mise en place d'une application informatique, ne se résume pas à de simples
problèmes de technique informatique mais demande un véritable effort en matière de
formation et de communication.
•
Information préalable
•
Information sur l'en cours du projet
•
Formation des utilisateurs directs du système
•
Mise en place (organisation, structures ... ) d'un soutien technique.
G° Le suivi et l'évolution du système
Une fois l'application mise en place, une période de "rodage" est effectuée
(double paye dans le cas d'un logiciel de traitement des rémunérations) pendant
quelques temps, pour ajuster et corriger le logiciel. Par la suite une analyse et un suivi
régulier du fonctionnement doivent mettre en évidence les gains réalisés et permettre
de faire évoluer le logiciel (Ajout de nouvelles procédures. Dans le cas des Ressources
Humaines, faire bien attention aux évolutions légales).
En guise de conclusion
A) Le système informatique est subordonné aux décisions humaines et non l'inverse
B) L'analyse des besoins est la clef de voûte de la démarche d'informatisation, la
"bâcler" revient à plus ou moins brève échéance à l'échec du projet.
C) Le cahier des charges donne un cadre directeur au projet (et prépare un éventuel
appel d'offres)
D) Attention a ne pas vouloir tout faire en même temps, car en matière de GRH
informatisée, la masse des informations risque de vous submerger très vite.
Comme en informatique, il faut être rigoureux et agir avec méthode, sans
précipitations inutiles.