F I C H E P R A T I Q U E - Médiathèque départementale de l`Allier

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NFORMATISATION D’UNE
BIBLIOTHEQUE
L'informatisation d'une bibliothèque en milieu rural ne se justifie pas
dans tous les cas et n'a de sens que si elle s'accompagne d'une réelle
amélioration du service proposé aux usagers. Il est donc essentiel de
garder à l'esprit quelques principes de base que nous avons résumés,
pour vous, dans le dossier qui suit.
Pourquoi informatiser ?
Pour automatiser toutes les fonctions répétitives, à savoir une grande
partie des activités régulières d'une bibliothèque : inventaire,
catalogage, prêts, réservations.
L'informatisation doit faciliter la gestion de la bibliothèque et la rendre
plus efficace. Les gains de temps, mêmes minimes, donneront plus de
disponibilité pour l'accueil du public ou pour des actions d'animation au
sein de la commune. D'une manière générale, l'usager doit sentir la
différence après l'informatisation (rapidité du prêt, efficacité et qualité de
la recherche documentaire).
Quel profil ?
Même si des petites bibliothèques peuvent s'équiper d'un système
complet il paraît difficile, d'un point de vue économique, d'envisager une
informatisation pour une population de moins de 500 habitants. Au
niveau des collections, disons-le tout de suite, il serait inutile
d'informatiser "un placard" ; un minimum de 3 000 ouvrages semble être
une base de départ convenable. En dehors de ce seuil minimum, les
candidats à l'informatisation doivent également savoir que les
collections nécessitent un renouvellement régulier.
Celui-ci est possible grâce aux achats propres (donc à un budget
d'acquisitions significatif) et au dépôt temporaire de la MDA.
L'informatisation est également une excellente opportunité pour
repenser le fonctionnement de la bibliothèque : faut-il redéfinir les
postes de travail, modifier le mode de classement ? etc... Dans tous les
cas il convient de partir d'une réflexion centrée sur les besoins de la
bibliothèque et on ne choisira pas un système avant d'avoir déterminé
précisément quelles sont les fonctions à informatiser.
Quelle configuration générale ?
(Nous nous limitons ici à une brève description des outils nécessaires à
l'informatisation).
Globalement on compte 2 postes de dépenses principaux : le matériel
(ordinateur + périphériques) et le logiciel (en fonction des modules
demandés). A cela s'ajoutent des frais qu'il vaut mieux prendre en
compte dès le départ comme la formation, la maintenance des matériels
et logiciels (en général prévoir 10 % du coût d'achat), les petites
fournitures, les communications téléphoniques pour Internet.
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Le matériel.
1 ordinateur neuf et performant (éviter la récupération),
1 imprimante laser ou jet d'encre couleur,
1 douchette (lecteur de codes-barres). On peut profiter de
l'occasion pour intégrer un logiciel de traitement de textes, idéal pour
rédiger des rapports, éditer des bibliographies, préparer des tracts pour
des animations ou des expositions. Un lecteur de cédéroms n'est pas
négligeable et enrichira les services de la bibliothèque.
1 modem : cet appareil permet de se connecter au réseau
téléphonique. Il est indispensable si on veut consulter Internet et peut se
révéler très pratique pour la maintenance du logiciel de gestion de la
bibliothèque. La plupart du temps les dépannages se font "en ligne", le
technicien allant effectuer les modifications sur votre propre ordinateur
via le réseau téléphonique.
1 ligne téléphonique et un fournisseur d'accès à Internet. A titre
d'exemple, une configuration possible et peu coûteuse pour une petite
bibliothèque (environ 3 000 livres, moins de 3 000 habitants) serait de
proposer un système monoposte, c'est à dire 1 seul terminal qui peut
servir à la fois, et sous réserve d'une bonne organisation, au travail
interne (catalogage, prêt) comme à la recherche documentaire pour les
usagers.
Le matériel a une durée de vie comprise entre 5 et 8 ans et devra être
renouvelé.
Le logiciel.
L'objectif de la MDA n'est pas d'imposer un choix de logiciel à une
bibliothèque de son réseau.
Cependant, forte de son expérience sur le terrain et de ses
compétences, elle peut jouer un rôle essentiel en matière de conseil
technique sur l'ensemble du projet, depuis la réflexion jusqu'à la mise en
service.
Même si l'informatisation nécessite une réflexion en profondeur que
nous ne pouvons pas résumer en quelques lignes, nous avons jugé
opportun de rappeler quelques principes de base que l'on doit retrouver
dans le cahier des charges pour le choix d'un logiciel de gestion d'une
bibliothèque :
Le système choisit par la bibliothèque devra lire/reconnaître les
codes barres de ses propres documents et ceux laissés par la MDA
(importation de notices bibliographiques en UNIMARC/ISO 2709).
Le module de catalogage doit être simple d'utilisation et
permettre d'intégrer d'autres supports (CD, vidéo, cédérom). Même si la
bibliothèque ne dispose pas encore de ces supports, il faut toujours
penser en termes d'évolution possible.
La recherche documentaire sera performante et proposera une
recherche combinatoire.
Enfin, on peut attendre du système de prêt qu'il donne la liberté
de paramétrer différents profils en fonction des lecteurs et qu'il offre
aussi la possibilité de réserver des documents.
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Ne pas utiliser un système "maison". Loin d'être efficaces ces
solutions sont souvent des échecs. Le marché propose suffisamment de
logiciels éprouvés sur lesquels arrêter son choix.
La maintenance du matériel est un des critères de choix du
fournisseur, ne l'oubliez pas dans votre cahier des charges.
Pour vous faire une idée, vous pouvez visiter d'autres
bibliothèques ayant le même profil. Leurs expériences sont très
enrichissantes avec l'avantage non négligeable de voir et d'essayer le
système dans des conditions réelles de fonctionnement.
Exigez de votre fournisseur une démonstration vraiment
complète sur tous les modules du logiciel.
Assurez-vous que tout fonctionne bien y compris l'échange de notices
avec la Médiathèque Départementale. Veillez aussi à la souplesse de
passage d'un module à l'autre, c'est à dire la possibilité d'interrompre
une tâche pour passer à une autre et y revenir ensuite.
Renseignez vous sur les conditions de mise à jour ou sur les
extensions possibles au logiciel.
N'oubliez pas de préciser le nombre de postes sur lesquels le
logiciel sera installé, même si au début vous ne pensez en utiliser qu'un
seul, car l'installation sur un terminal supplémentaire (dit "passif") peut
entraîner un surcoût pour l'achat d'une autre licence d'utilisation. Il vaut
mieux prévoir grand dès le départ.
Résumons-nous…
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1) L'étude préalable
Mise à plat du fonctionnement actuel de la bibliothèque. Changements si
nécessaire dans les méthodes de travail et d'organisation. Concertation
avec la Médiathèque Départementale. Etude de faisabilité. Tous les
acteurs doivent être réunis. Visite d'autres bibliothèques ayant le même
profil.
Rédaction du cahier des charges.
2) Phase de sélection
On peut commencer à recevoir les fournisseurs. Les démonstrations
vont constituer un critère de sélection important. Si possible il faut
préférer des présentations faites chez des clients possédant des bases
de données de taille comparable à celle du système envisagé. Rédaction
des grilles d'analyse qui donneront une vision synthétique des logiciels.
Choix du système. Réception, vérification, mise en service. Ne pas
oublier d'établir un échéancier précis pour l'installation du logiciel par le
fournisseur.
Prévoir aussi le temps de prise en main, de formation.
Les aides : Vos projets d'informatisation peuvent être subventionnés par
l'Etat ou le Conseil Régional. Voir fiche « Les aides financières pour les
bibliothèques communales et intercommunales ».