Dossier informatisation MD69

I.1. Pourquoi s’informatiser ?
L’informatisation apporte des améliorations qualitatives et quantitatives dans la gestion
d'une bibliothèque. Si vous gérez manuellement le catalogue bibliographique de votre
fonds (titres, auteurs, sujets), le prêt et le retour, les statistiques…alors l’informatisation
vous fera gagner un temps considérable. L’informatisation est le moyen d’améliorer le
travail grâce à l’automatisation des tâches courantes (parfois répétitives) et de mieux
connaître le fonds documentaire. C’est aussi la possibilité d’améliorer les services rendus
aux usagers :
 En interne :
 L’inventaire est facilité
 La gestion des lecteurs est facilitée
Les prêts, retours, réservations et relances sont également plus aisés
(plus de classement de fiches de prêts…). Cette meilleure circulation des
documents permet une meilleure rotation du fonds documentaire
 Meilleure gestion des acquisitions : pré-commandes et suivi des commandes
 Le catalogage et l’indexation sont plus rigoureux et beaucoup plus rapides
(plus de tâches comme l’intercalation des fiches de catalogage dans les fichiers
manuels auteurs, titres et sujets)
 Gestion des périodiques (bulletinage)
 Les possibilités de recherches bibliographiques (simple, combinée) sont
décuplées. Elles permettent d’éditer des bibliographies, des listes de nouveautés
(qui peuvent faciliter la mise en place d’animations)
 Possibilités de réserver des documents en ligne
 Etablir des statistiques : l’informatisation permet une gestion statistique
complète, fiable et rapide (plus besoin d’établir manuellement les statistiques
notamment celles indispensables à la réalisation du rapport d’activité). Le
module Statistiques des logiciels de gestion de bibliothèque permet à tout
moment de donner une vision chiffrée des activités de la bibliothèque
 Pour les lecteurs :
 Les tâches courantes rendues plus aisées, le personnel est plus disponible à
l’accueil
 Le catalogage informatisé permet au personnel de mieux assister les
lecteurs dans leurs recherches mais donne également une plus grande
autonomie à ceux-ci grâce au catalogue en ligne. Le catalogue peut être
consulté à distance.
 De nouveaux services comme Internet ou la consultation de supports
multimédias (CD et DVD)
I.2. Qu’est-ce qu’un SIGB ?
 Un SIGB (Système intégré de gestion de bibliothèque) est un progiciel, c’est à dire un
ensemble composé de plusieurs modules, dédiés chacun à la gestion d’une tâche et
communiquant entre eux.
 le prêt
 le catalogue et sa mise à disposition au public (OPAC-Open Public Access Catalogue)
 la gestion des inventaires
 la gestion des lecteurs
 la gestion des réservations
 la gestion des statistiques
 Beaucoup de modules, certes, mais en réalité seulement trois outils :
le fichier des notices bibliographiques (une notice bibliographique reprend
l’ensemble des éléments permettant de décrire un document)
 le fichier des exemplaires
 le fichier des lecteurs
Dans une optique de gestion manuelle beaucoup plus d’outils sont utilisés : pour les
documents (inventaire, auteurs, titres, sujets), pour les prêts (fiche d’inscription,
pochette de transaction, fiche de prêt du livre), pour les statistiques (la feuille de
brouillon, les grilles mensuelles, le récapitulatif annuel).
 Un fichier se compose de notices.
Ainsi le fichier bibliographique est composé de l’ensemble des notices bibliographiques, le
fichier des exemplaires signale l’intégralité des documents disponibles et celui des
lecteurs recense l’ensemble des inscrits.
Ces notices sont structurées en champs. Un champs étant une ligne à renseigner.
 Une notice bibliographique se compose des champs suivants : numéro de la
notice, titre, auteur, éditeur, année d’édition, collection, collation, indexation
(vedettes matière ou sujets), le numéro des exemplaires liés, les compteurs pour
les statistiques.
 Une notice d’exemplaire comprend le numéro d’exemplaire (défini lors de la
réception du document via l’apposition d’un code barres), un numéro de notice
bibliographique lié, le nom de la bibliothèque détentrice du document, la section,
la cote, le numéro de l’emprunteur, la date du prêt, les compteurs pour les
statistiques.
 Une notice emprunteur comprend le numéro d’emprunteur (reporté sur le codebarre de la carte lecteur), le nom, l’adresse, le sexe, l’année de naissance, la
catégorie socio-professionnelle, la date d’inscription, le numéro des exemplaires
déjà empruntés, les compteurs pour les statistiques. Le fichier emprunteur doit
être déclaré à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Le SIGB se charge d’établir les liens entre les 3 fichiers :
 lors de l’opération de catalogage, la notice bibliographique est liée à un ou
plusieurs exemplaires
 lors de l’opération de prêt, une notice emprunteur est liée à une notice
exemplaire.
 lorsque l’on se lance dans une recherche documentaire dans le catalogue, le
SIGB affiche la notice désirée avec ses exemplaires liés et leur disponibilité.
I.3. Les préalables à une informatisation
Avant toute démarche d'informatisation, il convient de s'interroger sur divers aspects et
de bien mesurer les conséquences d'une informatisation sur le fonctionnement de la
bibliothèque… l’informatisation entraînera peut-être une redéfinition des postes de
travail (qui catalogue, qui s’occupe des prêts / retours, des inscriptions…) mais aussi de
l’aménagement des locaux et surtout, elle implique un investissement humain non
négligeable lors de la mise en place.
 Réaménagement des locaux. La bibliothèque doit disposer d’un espace adéquat et
être équipée d’un mobilier adapté.
 Une informatisation est une occasion privilégiée pour se pencher sur l’état matériel
des documents mais aussi sur leur pertinence. Bref, il serait difficilement compréhensible
de se lancer dans une informatisation sans se livrer au préalable à un désherbage.
 Reprise du fonds
 Réfléchir à l’ordre suivant lequel vous allez informatiser les documents:
romans, en suivant l’ordre alphabétique auteur (lettre par lettre) ;
documentaires, par classe Dewey … ?
 Equiper chacun de ces documents avec un code-barres permettant de
l’identifier dans la base (de l’exemplariser). Penser à la place du code à barres
sur les documents.
 Avant cet équipement, il faut également prévoir le nettoyage des documents
 Cataloguer la totalité des documents : la saisie courante mais surtout la
saisie rétrospective des notices bibliographiques lors de l’informatisation du
fonds est un travail qui peut s’avérer lourd et fastidieux. Aussi, il est préférable
d’utiliser une des solutions permettant d’importer les notices. De plus, cette
importation présente l’avantage de disposer de notices normées (format
Unimarc, normes iso, normes catalographiques Z44-073 pour les monographies,
Z44-066 pour les documents sonores, la norme standard Z 39-50…) dans un
objectif de coopération et d'échanges entre bibliothèques.
 Formation du personnel :
 Formation au logiciel : les fournisseurs proposent un certain nombre de
jours pour comprendre et utiliser les logiciels (paramétrage…). Ces journées
s’adressent à des personnes sachant déjà cataloguer et indexer. Elles sont
indispensables pour une bonne utilisation du logiciel. Il peut être utile de
demander cette formation en deux temps, pour pouvoir pratiquer et tester ce
qui pose problème.
 Formation au catalogage : la médiathèque départementale organise chaque
année des stages de catalogage et indexation. Les bibliothèques qui
s’informatisent sont prioritaires (voir plan de formation de l’année en cours).
 Formation des usagers aux nouveaux usages
Une bibliothèque informatisée nécessite également une gestion plus rigoureuse qu'une
bibliothèque non-informatisée. C'est pourquoi il est préférable que la gestion de la
bibliothèque soit assurée par au moins une personne ayant suivi une formation
bibliothéconomique, voire une personne salariée.
I.4. Les étapes de l’informatisation/l’expertise de la MD
S'engager dans un processus d'informatisation exige de s'entourer d'un certain nombre
de précautions par l'adoption d'une méthodologie de travail, mais aussi de bien connaître
les différentes étapes du projet. Aussi, la Médiathèque départementale du Rhône propose
aux bibliothèques souhaitant s'informatiser un suivi de leur projet et une assistance
technique ainsi qu’une formation d’une demi-journée dans le courant du second semestre
Etapes
1- A partir des besoins de la bibliothèque :
. définir la configuration
. réfléchir au cahier des charges
. se renseigner sur les éditeurs de SIGB
2- Inscrire le projet d’informatisation au budget de la
commune et se renseigner sur les possibilités de
subventions :
. dans le cadre des plans triennaux du
département
. DRAC (si la bibliothèque a au moins un salarié)
Rôle de la MD
. Evaluation des besoins
. Aide à la rédaction du cahier des charges
. Liste et conseils sur les SIGB
. Renseignements sur les aides
3- Envoyer le cahier des charges aux fournisseurs
pressentis
4- . Analyser les réponses .
. Rendre visite aux bibliothèques déjà équipées
. Demander une démonstration à certains
fournisseurs puis choisir le SIGB
. Aide à l’analyse
. Contacts de bibliothèques à configuration
similaire
5- Passer commande
6- Se former ou mettre à jour les connaissances en
catalogage et indexation
7- Aménager les locaux en fonction des postes
informatiques. Commander le nouveau mobilier
éventuel.
8- Préparer le fonds documentaire :
. désherber
. nettoyer les documents
. préparer le ré-équipement (code barre)
9-
. Formations dispensées par la MD
. Conseils sur l’aménagement des espaces
. Proposer une liste de fournisseurs
. Aide technique et physique au désherbage
Recevoir et installer le matériel et le logiciel (voir avec
l’éditeur)
10- Organiser la formation au logiciel (voir avec l’éditeur)
11- Constituer le catalogue
12- Ouvrir le prêt au public
. Aide et conseils pour l’importation des
notices bibliographiques
I.5. Coût moyen d’une informatisation :
Ces prix (indicatifs) comprennent :
Le progiciel (SIGB)
Le ou les postes informatiques (nombre variable : travail interne, consultation
OPAC, stations multimédia avec Internet, avec cédéroms…
Les périphériques (douchette, imprimante, etc.)
La livraison et l'installation des matériel et logiciel
La formation au logiciel de gestion de bibliothèque
Les consommables : cartes lecteurs, codes-barres lecteurs et codes-barres
documents…
Ils ne comprennent pas le coût annuel de la maintenance (15% du coût du logiciel)
Configuration
Coût approximatif
Informatisation monoposte
entre 5 000 € et 8 000 € TTC
Informatisation 2 postes (1 poste de travail et 1
poste de consultation)
entre 8 000 € et 12 000 € TTC
Informatisation 3 postes (2 postes de travail et 1
poste de consultation)
entre 12 000 € et 17 000 € TTC
Informatisation 4 postes (2 postes de travail, 1
poste de consultation, 1 poste multimédia)
entre 17 000 € et 30 000 € TTC
II.1. Et Internet dans tout ça ?
Il serait dommage de ne pas profiter de l’occasion pour intégrer Internet dans les
services de votre Bibliothèque.
 Bien sûr, ce sera l’opportunité pour les lecteurs d’accéder au contenu du web.
Toutefois, il est recommandé de mettre quelques filtres sur le poste, et surtout de
toujours pouvoir visualiser ce que consulte le lecteur car la bibliothèque a une
responsabilité légale (consultation de l’historique, prise en main à distance…)
 Internet c’est aussi la possibilité de consulter les catalogues d’autres bibliothèques
notamment celui de la médiathèque départementale. Les lecteurs de votre bibliothèques
disposent ainsi d’un fonds virtuel très conséquent dans lequel ils peuvent puiser grâce
aux réservations que vous réaliserez pour eux.
 Des solutions techniques comme le mailing permettent de faciliter les tâches liées à la
gestion des retards, des animations, des informations diverses.
II.2. Généralités sur un réseau de petites et moyennes
bibliothèques
Une bibliothèque n’est attractive que si elle offre aux habitants des documents
nombreux, variés et régulièrement renouvelés. Les petites BM ne peuvent pas
forcément répondre à ces exigences (même avec l’aide de la BDP). La mise en réseau
permet de repousser les limites.
 L’harmonisation de la politique documentaire : des acquisitions
concertées
Les petites bibliothèques n’ont souvent pas les moyens de proposer un fonds
documentaire très étoffé. En jouant la carte de la complémentarité, le réseau
proposera une offre documentaire largement valorisée.
La complémentarité évoquée ne doit être vécue comme une « hypraspécialisation » de l’une ou l’autre des bibliothèques. Chacune poursuivra une
politique d’acquisition variée (romans, documentaires, bd). Ainsi chacune des
bibliothèques peut acheter des romans de terroir, il suffit de s’entendre afin de ne
pas acheter les mêmes, pour qu’au final, l’offre de romans de terroir à l’échelle du
réseau soit la plus large possible.
Quand chacune des bibliothèques sera dotée d’un fonds de base, certaines
pourront constituer des fonds spécialisés financés par le budget intercommunal
(y-en t’il un ?). Elles pourront envisager des services adaptés à certains publics
(petite enfance, public mal-voyants, espace multimédia) ou développer des fonds
spécialisés en adéquation avec les acteurs de la vie locale (école de musique,
centre culturel…).
 Constitution d’un catalogue unique permettant d’appréhender les
collections sur plusieurs sites à la fois.
La constitution d’un catalogue unique pour l’ensemble des bibliothèques du réseau
permet aux utilisateurs de repérer n’importe quel document dans n’importe quelle
bibliothèque. Chacun peut ainsi savoir ce qui existe et où : il ne reste plus qu’à
aller le consulter sur place ou à l’emprunter.
 Mobilité des lecteurs et/ou des documents
Soit le lecteur se déplace dans la bibliothèque où se trouve le document désiré :
carte unique de lecteur avec les mêmes conditions d’inscription. Soit les agents du
réseau se chargent d’apporter le document dans la bibliothèque de son choix. Le
lecteur peut rendre le document dans n’importe quelle bibliothèque du réseau. Ce
mode de fonctionnement nécessite la définition d’une politique de circulation des
documents : navettes régulières entre les différentes bibliothèques ainsi qu’une
logistique adaptée et contractualisée.
L’intercommunalité, le travail en réseau, ce n’est pas l’uniformisation mais la diversité
des approches et des initiatives pour valoriser le livre et la lecture ; ce n’est pas la
domination d’un équipement sur un autre mais la complémentarité d’un ensemble de
bibliothèques dont l’objectif commun est de servir une population plus large grâce à une
offre documentaire élargie.
La présence d’un bibliothécaire intercommunal est nécessaire pour coordonner, fédérer,
conseiller, assister et accompagner le changement
Les bénévoles, très majoritaires, doivent adhérer au projet aussi il est fondamental de les
informer, les impliquer. Le travail en réseau, loin de susciter des craintes doit être un
facteur de motivation supplémentaire.