summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
25 July 2016
VALIDATED BY
:
D. Bellini
ORGANIZATION
:
GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Programme Support Office
POSITION No.
:
LB-113
TITLE
:
Technical Officer (Quality and Risk Management)
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A74
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to Programme Manager for the development, implementation and management
of a quality and risk management system within the Programme Office along with the provision of advice,
guidance and training to staff as required. More precisely, he/she is responsible for performing the following
functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Acting as the Programme Office Quality Focal Point (QFP) as defined in the NSPA prescriptive document
related to Quality Management.

Contributing to continuous process improvement efforts in relation to International Organization for
Standardization (ISO) standards certification.

Defining, writing, recommending changes to and maintaining the Programme Office Quality Assurance
(QA) documentation and Operating Procedures (OPs).

Reviewing and improving on a regular basis existing business processes as well as developing and
documenting new ones as required and ensuring their compliance with NSPA standards and best business
practices.

Conducting root analysis and identifying opportunities for process improvement.

Defining requirements and effecting quality, risk and business process related training for Programme
Office staff as required.

Participating in defining QA requirements in the framework of support activities of the projects assigned
to the Programme Office, identifying related issues and planning and developing preventive and
corrective actions.

Defining, in coordination with the NSPA Quality and Government Quality Assurance (GQA) Manager, the
requirements for QA and Risk Management training for relevant internal staff and providing appropriate
training.

Developing change management and communication approaches for all process improvement
recommendations.

Promoting awareness of customer satisfaction throughout the Programme Office.

Planning, designing and implementing an overall risk management process for the Programme Office.
LB-113
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Monitoring delivery of improved risk response activity and identifying implication of delays and providing
analysis as requested.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Establishing and maintaining the Programme Quality Plan and ensuring the maintenance of a quality
system appropriate to the needs of the Programme Office in accordance with NSPA requirements.

Developing Risk Management processes in line with ISO requirements and ensuring that all staff follow
them as necessary.

Documenting current goals, strategies, key programmes, and initiatives related with the Agency goals and
objectives.

Supporting Programme Management Review (PMR) processes in cooperation with relevant program staff.

Planning, organizing and analyzing stakeholder and customer feedback and perceptions to improve
customer satisfaction.

Overseeing customer complaints, discrepancy reports and other non-conformities, assisting Programme
Office staff in their resolution ensuring that an accurate and auditable record of progress is maintained.

Overseeing, from a standard and consistency perspective, all Government Quality Assurance (GQA)
request submissions.

Liaising with the QA Office as required.

Planning and producing statistical analyses and reports as required.

Establishing and quantifying, in coordination with Programme Manager, the Programme Office's 'risk
appetite', i.e. the level of risk it is prepared to accept.

Preparing and coordinating with Programme Management external risk reporting to customers,

Conducting audits of policy and compliance to standards, including liaison with internal and external
auditors.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree or equivalent education in Quality Management.

Certificate of accredited institution for Risk Management.

Knowledge of project management principles and methods with work experience in project management
environments.

Ability to cooperate with international military and civilian staff at various levels of seniority.

Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes.

Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
LB-113
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
Specific Qualifications

At least three years of proven experience in the field of Quality Management [application of ISO standards
and the Allied Quality Assurance Publication (AQAP) 2000 Series] and Risk Management, preferably in a
sizeable organization.

At least three years of proven experience of applied Risk Management, process review and improvement
implementation activities, ideally in service organizations.

Not less than four years of experience in logistics from the user requirement to the end user support.

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
LB-113
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
25 juillet 2016
VALIDÉ PAR
:
D. Bellini
ORGANISATION
:
POSTE No
:
BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Bureau "soutien du
bureau de programme"
LB-113
TITRE
:
Responsable technique (management de la qualité et du risque)
GRADE
:
A-2
CODE POSTE
:
A74
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) d'élaborer, de mettre en
œuvre et de gérer un système de management de la qualité et du risque au sein du bureau de programme, et
de fournir des avis, des conseils et une formation au personnel en fonction des besoins. Il (Elle) exerce plus
précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

exercer les fonctions de "point de contact qualité" (QFP) pour le bureau de programme comme défini
dans le document réglementaire de la NSPA relatif au management de la qualité ;

contribuer aux efforts visant à l'amélioration continue des processus dans le cadre de la certification de
conformité aux normes de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) ;

définir, rédiger et recommander des modifications à apporter aux documents d'assurance de la qualité et
aux procédures d'exploitation (OP) du bureau de programme et assurer la tenue de ces documents ;

examiner et améliorer de façon régulière les processus de travail existants, en élaborer et consigner de
nouveaux en fonction des besoins, et veiller à leur conformité aux normes et aux meilleures pratiques de
la NSPA ;

procéder à l'analyse de causes premières et identifier les possibilités d'améliorer les processus ;

définir les besoins et dispenser au personnel du bureau de programme, en fonction des besoins, des
formations liées à la qualité, au risque et aux processus de travail ;

participer à la définition des exigences en matière d'assurance de la qualité dans le cadre des activités de
soutien des projets confiés au bureau de programme, identifier les problèmes connexes, et prévoir et
élaborer des mesures préventives et correctives ;

définir, en coordination avec le gestionnaire de la qualité et de l'assurance officielle de la qualité (AOQ) de
la NSPA, les besoins en matière de formation au management de la qualité et du risque pour le personnel
interne concerné et dispenser la formation appropriée ;

établir des démarches en matière de gestion du changement et de communication concernant toutes les
recommandations visant l'amélioration des processus ;

sensibiliser l'ensemble du programme à la satisfaction des clients ;

planifier, concevoir et mettre en œuvre un processus global de management du risque pour le bureau de
programme ;
LB-113
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
913_16#2xx.docx

contrôler la mise en place d'un meilleur dispositif en réponse au risque et déterminer l'incidence des
retards, et fournir une analyse selon les demandes formulées ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l’accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

élaborer et tenir à jour le plan qualité du bureau de programme et veiller au maintien d’un système
qualité qui soit en adéquation avec les besoins du bureau de programme, conformément aux exigences
de la NSPA en la matière ;

élaborer des processus de management du risque conformes aux exigences ISO et veiller à ce que
l'ensemble du personnel les suivent en fonction des besoins ;

décrire sous forme documentaire les objectifs, les stratégies, les programmes clés et les initiatives en
cours correspondant aux buts et objectifs de l'Agence ;

assurer le soutien des processus de revue de gestion de programme (PMR) en collaboration avec le
personnel concerné du bureau du programme ;

planifier et organiser une consultation des parties prenantes et des clients et analyser leurs retours
d'informations ainsi que leurs impressions en vue d'améliorer la satisfaction des clients ;

superviser les réclamations, les rapports de litige et les autres cas de non-conformité présentés par les
clients, aider le personnel du bureau de programme à régler ces questions en veillant à la tenue d'un
dossier d'avancement précis et vérifiable ;

superviser, du point de vue des normes et de la cohérence, toutes les demandes présentées en matière
d'assurance officielle de la qualité ;

assurer la liaison avec le Bureau "assurance de la qualité" (QA) en fonction des besoins ;

planifier et établir des analyses statistiques et des comptes rendus en fonction des besoins ;

établir et quantifier, en coordination avec le gestionnaire de programme, la tolérance du bureau de
programme au risque, c'est-à-dire le niveau de risque qu'il est prêt à accepter ;

établir et coordonner avec la direction du programme les comptes rendus externes à adresser aux clients
concernant les risques ;

mener des vérifications de la politique générale et de la conformité aux normes, en assurant notamment
la liaison avec des auditeurs internes et externes.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d’études supérieures ou formation équivalente en management de la qualité.

Certificat délivré par un établissement d'enseignement accrédité en matière de management du risque.

Connaissance des principes et des méthodes de gestion de projets et expérience professionnelle dans des
environnements de gestion de projets.

Aptitude à travailler en coopération avec des personnels internationaux militaires et civils à différents
niveaux hiérarchiques.

Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre
les résultats souhaités.

Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de
qualité dans de brefs délais.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
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NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
Qualifications particulières

Au moins trois ans d'expérience confirmée dans le domaine du management de la qualité [application des
normes ISO et de celles de la série 2000 des Publications interalliées sur l'assurance de la qualité (AQAP)]
ainsi que du management du risque, cette expérience ayant été acquise de préférence dans un organisme
d'une certaine importance.

Au moins trois ans d'expérience confirmée dans les domaines du management appliqué du risque, de
l'examen des processus et des activités de mise en œuvre d'améliorations, cette expérience ayant été,
idéalement, acquise dans des organismes de service.

Au moins quatre années d'expérience de la logistique, depuis l'expression du besoin de l'utilisateur
jusqu'au soutien de l'utilisateur final.

La connaissance du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'Agence serait un atout.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l’OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
LB-113
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016