summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
01 August 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
AIR AND LAND COMBAT SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Quality and Risk Management
Section
POSITION No.
:
LM-217
TITLE
:
Chief of Section
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A74
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Programme Manager for the development, implementation and
management of a quality and risk management system within the Programme Office and the Workshop in
particular, along with the provision of advice, guidance and training to staff as required. More precisely,
he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Section.

Acting as the Programme Office Quality Focal Point (QFP) as defined in the NSPA prescriptive document
related to Quality Management.

Contributing to continuous process improvement efforts in relation to International Organization for
Standardization (ISO) standards certification.

Defining, writing, recommending changes to and maintaining the Programme Office Quality Assurance
(QA) documentation and Operating Procedures (OPs).

Reviewing and improving on a regular basis existing business processes as well as developing and
documenting new ones as required and ensuring their compliance with NSPA standards and best business
practices.

Conducting root cause analysis and identifying opportunities for process improvement.

Acting as the Programme Office training coordinator.

Defining requirements and effecting quality, risk and business process related training for Programme
Office staff.

Participating in defining QA requirements in the framework of support activities of the projects assigned
to the Programme Office, identifying related issues and planning and developing preventive and
corrective actions.

Defining, in coordination with the NSPA Quality and GQA Manager, the requirements for QA and Risk
Management training for relevant internal staff and providing appropriate training.

Developing change management and communication approaches for all process improvement
recommendations.

Promoting awareness of customer satisfaction throughout the Programme Office.
LM-217
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Planning, designing and implementing an overall risk management process for the Programme Office.

Monitoring improved risk response activity and identifying implication of delays and providing analysis as
requested.

Advising the Programme Manager in all Health & Safety (H&S) matters and participating in related
meetings.

Acting as the Programme Office Security Inspector.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Establishing and maintaining the Programme Quality Plan and ensuring the maintenance of a quality
system appropriate to the needs of the Programme Office in accordance with NSPA requirements.

Managing the Europäische Norm (EN) 9100 certification within the Programme Office.

Ensuring that quality standards are appropriately implemented in all activities of the Workshop.

Developing Risk Management processes in line with ISO requirements and ensuring that all staff follow
them as necessary.

Documenting current goals, strategies, key Programmes, and initiatives related with the Agency goals and
objectives.

Supporting Programme Management Review (PMR) processes in cooperation with relevant internal staff.

Planning, organizing and analyzing stakeholder and customer feedback and perceptions to improve
customer satisfaction.

Overseeing customer complaints, Discrepancy Reports (DRs) and other non-conformities, ensuring that an
accurate and auditable historical record is maintained.

Overseeing from a standard and consistency perspective, all Government Quality Assurance (GQA)
request submissions.

Liaising with the Quality Assurance Office (AQ) as required.

Planning and producing statistical analyses and reports as required.

Analysing existing and potential Information Systems (IS) supported business procedures in the
framework of efficiency and cost effectiveness.

Conducting audits of policy and compliance to standards, including liaison with internal auditors.

Acting as a member of the Programme Office ISO / Allied Quality Assurance Publication (AQAP)
surveillance team.

Ensuring central stock items and modification kits are properly checked within the Programme Office.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree or equivalent education in Quality Management.

Demonstrated experience in Risk Management.

Knowledge of project management principles and methods with work experience in project management
environments.

Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes.
LM-217
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines.

Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on
performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems
early to mitigate risk and redirect performance.

Outstanding written and oral communication skills, including the writing of clear and concise reports.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

At least three years of proven experience in the field of Quality Management [application of ISO / EN
standards and the Allied Quality Assurance Publication (AQAP) 2000 Series] and Risk Management,
preferably in a sizeable organization.

At least three years of proven experience of applied Risk Management, process review and improvement
implementation activities, ideally in service organizations.

Not less than four years of experience in logistics from the user requirement to the end user support.

Experience in quality system audits.

Very good knowledge of Quality, Environment, Health and Safety, Risk Management and the standards
related to ISO 9001, 14001, 18001 & 31000.

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Not less than three years of experience in at least one of the following fields: Business Analysis, Business
Process Management, Lean Management or Six Sigma, including specific training in the related field(s)
would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams
working together toward established objectives.

Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while
remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
LM-217
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
1er août 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES DE COMBAT AÉRIEN ET TERRESTRE", Section
"management de la qualité et du risque"
POSTE No
:
LM-217
TITRE
:
Chef de section
GRADE
:
A-2
CODE POSTE
:
A74
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) de l'élaboration, de la mise en
œuvre et de la gestion d'un système de management de la qualité et du risque au sein du bureau de
programme et de l'atelier en particulier ; il (elle) est également chargé(e) de dispenser conseils, orientations et
formation aux membres du personnel selon les besoins. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions
suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

gérer, des points de vue à la fois technique et administratif, le personnel affecté à la section ;

exercer les fonctions de "point de contact qualité" (QFP) pour le bureau de programme comme défini
dans les documents réglementaires de la NSPA relatifs au management de la qualité ;

contribuer aux efforts visant à l'amélioration continue des processus dans le cadre de la certification de
conformité aux normes de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) ;

définir, rédiger et recommander des modifications à apporter aux documents d'assurance de la qualité et
aux procédures d'exploitation (OP) du bureau de programme et assurer la tenue de ces documents ;

examiner et améliorer de façon régulière les processus de travail existants, en élaborer et en documenter
de nouveaux en fonction des besoins, et veiller à ce que ces processus respectent les normes et les
meilleures pratiques métier de la NSPA ;

procéder à l'analyse de causes premières et identifier les possibilités d'améliorer les processus ;

exercer les fonctions de coordinateur de la formation du bureau de programme ;

définir les besoins et dispenser, au personnel du bureau de programme, des formations relatives au
management de la qualité et du risque et aux processus de travail ;

participer à la définition des exigences en matière d'assurance de la qualité dans le cadre des activités de
soutien des projets confiés au bureau de programme, identifier les problèmes connexes, et prévoir et
élaborer des mesures préventives et correctives ;

définir, en coordination avec le gestionnaire de la qualité et de l'assurance officielle de la qualité (AOQ) de
la NSPA, les besoins en formation en matière d'assurance de la qualité et de management du risque à
l'intention du personnel interne concerné et dispenser les formations correspondantes ;

mettre au point des modalités de gestion du changement et de communication pour toutes les
recommandations d'amélioration des processus ;

sensibiliser l'ensemble du bureau de programme à la notion de satisfaction du client ;
LM-217
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
945_16#2xx.docx

planifier, concevoir et mettre en œuvre un processus global de management du risque pour le bureau de
programme ;

assurer le suivi des activités menant à une meilleure réponse aux risques, identifier les incidences des
retards et fournir des analyses selon les besoins ;

conseiller le gestionnaire du programme sur les questions d'hygiène et de sécurité et participer aux
réunions dans ce domaine ;

exercer les fonctions d'inspecteur de sécurité du bureau de programme ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

élaborer et tenir à jour le plan qualité du programme et veiller au maintien d'un système qualité qui soit
en adéquation avec les besoins du bureau de programme, conformément aux exigences de la NSPA en la
matière ;

gérer la certification de conformité à la norme européenne EN 9100 au sein du bureau de programme ;

veiller à ce que les normes de qualité soient correctement mises en œuvre dans toutes les activités de
l'atelier ;

établir des processus de management du risque conformes aux exigences de la norme ISO et s'assurer
que tout le personnel les suivent selon les besions ;

décrire sous forme documentaire les objectifs, les stratégies, les programmes clés et les initiatives en
cours correspondant aux buts et objectifs de l'Agence ;

apporter un soutien dans les processus liés à la revue de gestion de programme (PMR) en collaboration
avec le personnel interne concerné ;

planifier et organiser une consultation des parties prenantes et des clients et analyser leurs retours
d'informations ainsi que leurs impressions en vue d'améliorer la satisfaction des clients ;

assurer le suivi des réclamations, des rapports de litige (DR) et des autres cas de non-conformité
présentés par les clients, et veiller à ce qu'un historique vérifiable et précis soit tenu à jour ;

superviser, au plan de la normalisation et de la cohérence, toutes les soumissions de demandes
d'assurance officielle de la qualité (AOQ) ;

assurer la liaison avec le Bureau "assurance de la qualité" (QA) selon les besoins ;

planifier et produire des analyses statistiques et des comptes rendus en fonction des besoins ;

analyser les procédures de travail informatisées existantes ou éventuelles dans une perspective
d'efficience et de rapport coût-efficacité ;

mener des audits de la politique générale et de la conformité aux normes, en assurant notamment la
liaison avec les auditeurs internes ;

participer en tant que membre aux travaux de l'équipe chargée d'assurer le respect des normes ISO et des
publications interalliées sur l'assurance de la qualité (AQAP) au sein du bureau de programme ;

veiller à ce que les articles du stock central et les lots de modification soient correctement vérifiés au sein
du bureau de programme.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures ou formation équivalente en management de la qualité.

Expérience confirmée en matière de management du risque.

Connaissance des principes et des méthodes de gestion de projets et expérience professionnelle dans des
environnements de gestion de projets.

Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre
les résultats souhaités.
LM-217
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016

Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de
qualité dans de brefs délais.

Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui
concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les
indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de
réorienter l'exécution du travail.

Aptitudes remarquables à communiquer aussi bien verbalement que par écrit ainsi qu'à rédiger des
rapports clairs et concis.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Au moins trois ans d'expérience confirmée dans le domaine du management de la qualité [application des
normes ISO / EN et de celles de la série 2000 des Publications interalliées sur l'assurance de la qualité
(AQAP)] et du management du risque, de préférence dans un organisme d'une certaine importance.

Au moins trois ans d'expérience confirmée dans le domaine du management du risque, de l'examen des
processus et des activités de mise en œuvre d'améliorations, idéalement dans des organisations de
services.

Au moins quatre années d'expérience de la logistique, depuis l'expression du besoin de l'utilisateur
jusqu'au soutien de l'utilisateur final.

Expérience des audits des systèmes qualité.

Très bonne connaissance du management dans les domaines de la qualité, de l'environnement, de la
santé et de la sécurité, et du risque ainsi que des normes liées aux normes ISO 9001, 14001, 18001 et
31000.

La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) serait un atout.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une expérience d'au minimum trois ans dans un des domaines suivants au moins : analyse opérationnelle,
gestion des processus métier, gestion optimisée ou gestion selon la méthode Six Sigma, y compris une
formation spécifique dans le(s) domaine(s) connexe(s), constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes
travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
LM-217
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016