summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
30 June 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
AVIATION SUPPORT PROGRAMME OFFICE, Programme Manager's Office
POSITION No.
:
LA-64
TITLE
:
Technical Officer (Quality and Risk Management)
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A74
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Programme Manager for the development, implementation and
management of a quality and risk management system within the Programme Office along with the provision
of advice, guidance and training to staff as required. More precisely, he/she is responsible for performing the
following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Acting as the Programme Office Quality Focal Point (QFP) as defined in the NSPA prescriptive document
related to Quality Management.

Contributing to continuous process improvement efforts in relation to International Organization for
Standardization (ISO) standards certification.

Defining, writing, recommending changes to and maintaining the Programme Office Quality Assurance
(QA) documentation and Operating Procedures (OPs).

Reviewing and improving on a regular basis existing business processes as well as developing and
documenting new ones as required and ensuring their compliance with NSPA standards and best business
practices.

Conducting root analysis and identifying opportunities for process improvement.

Defining requirements and effecting quality, risk and business process related training for Programme
Office staff as required.

Participating in defining QA requirements in the framework of support activities of the projects assigned
to the Programme Office, identifying related issues and planning and developing preventive and
corrective actions.

Defining, in coordination with the NSPA Quality and Government Quality Assurance (GQA) Manager, the
requirements for QA and Risk Management training for relevant internal staff and providing appropriate
training.

Developing change management and communication approaches for all process improvement
recommendations.

Promoting awareness of customer satisfaction throughout the Programme Office.

Managing the Programme Office PBC time recording process and report production by fulfilling the role of
PBC Administrator.
LA-64
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Establishing and maintaining the Programme Office Quality Plan and ensuring the maintenance of a
quality system appropriate to the needs of the Programme Office in accordance with NSPA requirements.

Developing Risk Management processes in line with ISO requirements and ensuring that all staff follow
them as necessary.

Planning, organizing and analyzing stakeholder and customer feedback and perceptions to improve
customer satisfaction.

Overseeing customer complaints, discrepancy reports and other non-conformities, assisting the Technical
Officers etc. in their resolution ensuring that an accurate and auditable record of progress is maintained.

Overseeing (from a standard and consistency perspective) all GQA request submissions.

Liaising with the NSPA Quality and Government Quality Assurance (GQA) Manager as required.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree or equivalent education ideally in an aviation engineering related discipline.

Thorough knowledge of and extensive working experience in a military or civilian aviation maintenance
organization.

Knowledge of project management principles and methods with work experience in project management
environments.

Ability to cooperate with international military and civilian staff at various levels of seniority.

Demonstrated ability to express himself/herself orally and in writing.

Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes.

Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Recognised training as a quality professional.

Thorough knowledge of Aviation Regulations, in particular European Aviation Safety Agency, USA Federal
Aviation or Military Airworthiness requirements.

Not less than four years of experience in logistics from the user requirement to the end user support.

At least 3 years of experience in the field of Quality Management [application of ISO standards and the
Allied Quality Assurance Publication (AQAP) 2000 Series] and Risk Management, preferably in a sizeable
organisation.

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
LA-64
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

LA-64
N/A
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
30 juin 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "SOUTIEN AVIATION", Bureau du gestionnaire de programme
POSTE N°
:
LA-64
TITRE
:
Responsable technique (management de la qualité et du risque)
GRADE
:
A-2
CODE POSTE
:
A74
LIEU DAFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) d'élaborer, de mettre en
œuvre et de gérer un système de management de la qualité et du risque au sein du bureau de programme
ainsi que de dispenser des conseils, des orientations et de la formation au personnel selon les besoins. Il (Elle)
exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

exercer les fonctions de "point de contact qualité" (QFP) pour le bureau de programme comme défini
dans le document réglementaire de la NSPA relatif au management de la qualité ;

contribuer aux efforts visant à l'amélioration continue des processus dans le cadre de la certification de
conformité aux normes de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) ;

définir, rédiger et recommander des modifications à apporter aux documents d'assurance de la qualité et
aux procédures d'exploitation (OP) du bureau de programme et assurer la tenue de ces documents ;

examiner et améliorer de façon régulière les processus de travail existants, en élaborer et en documenter
de nouveaux, le cas échéant, et veiller à ce que ces processus respectent les normes et les meilleures
pratiques métier de la NSPA ;

procéder à l'analyse des causes premières et identifier les possibilités d'améliorer les processus ;

définir les besoins et dispenser au personnel concerné du bureau de programme des formations liées à la
qualité, au risque et aux processus de travail, en fonction de ces besoins ;

participer à la définition des exigences en matière d'assurance de la qualité dans le cadre des activités de
soutien des projets confiés au bureau de programme, identifier les problèmes connexes, et prévoir et
élaborer des mesures préventives et correctives ;

définir, en coordination avec le gestionnaire de la qualité et de l'assurance officielle de la qualité (AOQ) de
la NSPA, les besoins en formation liée à l'assurance de la qualité et au management du risque pour le
personnel interne concerné et dispenser les formations appropriées ;

établir des démarches en matière de gestion du changement et de communication concernant toutes les
recommandations visant l'amélioration des processus ;

sensibiliser l'ensemble du bureau de programme à la notion de satisfaction des clients ;

gérer le processus d'enregistrement des temps dans le cadre du processus d'affectation des coûts par
produits (PBC) du bureau de programme et rendre compte de la production en remplissant le rôle
d'administrateur PBC ;
LA-64
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
806_16#2xx.docx

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l’accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

élaborer et tenir à jour le plan qualité du bureau de programme et veiller à la tenue d'un système qualité
qui soit en adéquation avec les besoins du bureau de programme, conformément aux exigences de la
NSPA ;

élaborer des processus de management du risque alignés sur les exigences ISO et veiller à ce que tous les
membres du personnel les respectent suivant les besoins ;

planifier et organiser une consultation des parties prenantes et des clients et analyser leurs retours
d'informations ainsi que leurs impressions en vue d'améliorer la satisfaction des clients ;

superviser les réclamations, les rapports de litige (DR) et les autres cas de non-conformité présentés par
les clients, aider les responsables techniques, etc., à régler ces questions en s'assurant qu'un système
précis et vérifiable de suivi de l'avancement des dossiers soit tenu ;

contrôler (dans une perspective normative et de cohérence) toutes les demandes d'AOQ soumises ;

assurer la liaison avec le gestionnaire de la qualité et de l’assurance officielle de la qualité (AOQ) de la
NSPA en fonction des besoins.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures ou formation équivalente, idéalement dans un domaine lié à l'ingénierie
aéronautique.

Connaissance approfondie et expérience professionnelle étendue au sein d'un organisme de maintenance
aéronautique militaire ou civil.

Connaissance des principes et des méthodes de gestion de projets et expérience professionnelle dans des
environnements de gestion de projets.

Aptitude à travailler en coopération avec des personnels internationaux militaires et civils à différents
niveaux hiérarchiques.

Aptitude reconnue à communiquer, aussi bien verbalement que par écrit.

Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre
les résultats souhaités.

Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de
qualité dans de brefs délais.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Formation reconnue débouchant sur des compétences professionnelles dans le domaine de la qualité.

Connaissance approfondie des réglementations aéronautiques et, en particulier, des exigences de
l'Agence européenne de la sécurité aérienne ou de l'Administration de l'aviation civile des États-Unis ou
des exigences en matière de navigabilité militaire.

Au moins quatre années d'expérience de la logistique, depuis l'expression du besoin de l'utilisateur
jusqu'au soutien de l'utilisateur final.

Au moins trois ans d'expérience dans le domaine du management de la qualité [application des normes
ISO et de celles de la série 2000 des Publications interalliées sur l'assurance de la qualité (AQAP)] et du
management du risque, acquise de préférence au sein d'un organisme important.

La connaissance du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'Agence serait un atout.
LA-64
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

LA-64
S.O.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016