Assistant direction - Neuilly

MAIRIE DE NEUILLY-PLAISANCE
Fiche de poste
Assistant(e) de direction
DEFINITION
SUCCINCTE DU
POSTE
Assister avec dynamisme et efficacité les responsables dans leurs fonctions de gestion
et de direction. Exercer le rôle d'assistant(e) de direction dans une équipe.
SITUATION FONCTIONNELLE DU
POSTE
Service :
Quotidien : Direction Générale des Services, Responsable de
services, agents de la Mairie
Poste de rattachement hiérarchique :
Responsable de service
Fréquent : M. le Maire, Elus
Localisation : Services de la mairie, Neuilly
Plaisance
FINALITE DU POSTE
CHAMP RELATIONNEL DELIMITE PAR LE POSTE
(FACULTATIF)
(UNIQUEMENT POUR LES CADRES)
Occasionnel : Population
CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE
- Travail sur ordinateur
- Déplacements fréquents sur les différents sites de la Mairie,
ponctuellement dans le département
- Très grande disponibilité
DEGRES D’AUTONOMIE
Autonomie dans les activités confiées tout en rendant compte à sa hiérarchie
DESCRIPTIF DES ACTIVITES DU POSTE
-
Accueil physique et téléphonique
Prise de messages et transmission aux collaborateurs
Frappe de courriers, notes, fiches de suivi, comptes rendus
Suivi des courriers et des dossiers inhérents à ceux-ci
Relations avec les services pour vérifier si les notes transmises sont suivies et exécutées, courriers de relance
Réponse par mail ou téléphone aux demandes (invitations, demandes de matériels urgentes…) => ! Faire
valider les mails avant envoi
Réponse au listing
Aide aux collaborateurs (appels téléphoniques, prises de renseignements…)
Classement des courriers, archivage, rangement (chrono, fiches de suivi, bulletins affiches, publications
réalisées par le service…)
Organisation de réunions et suivi de l’occupation des locaux gérés par le service
Envoi courriers en nombre (mise sous pli, impression enveloppe, mise sous enveloppe, transmission à l’accueil
pour envoi)
Connaissance utilisation base adresse courrier et mail
Prise de notes
Phoning
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COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE
Les compétences sont hiérarchisées par le chef de service en deux niveaux :
 Indispensables (I)
 Souhaitables (S)
Savoir-faire :
Connaissance de l’environnement territorial (S)
Techniques de communication et de négociation (I)
Techniques de travail coopératif (I)
Outils informatiques (I)
Savoir- être :
Ecoute (I)
Communication orale et écrite (I)
Disponibilité (I)
Organisation et méthode (I)
Les activités recensées dans cette fiche ne constituent qu’un « instantané » du poste.
A tout moment, le supérieur hiérarchique peut-être conduit à les compléter et / ou en adapter le contenu
en fonction de l’évolution des missions ou objectifs dévolus au service.
Fiche de poste établie le : 03/10/2016
Avec le concours de : Direction Générale des Services / DRH Adjoint
Son titulaire :
Le supérieur :
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