Réceptionniste / Secrétaire Bilingue

Réceptionniste / Secrétaire Bilingue
Le diocèse de Sault Ste. Marie est présentement à la recherche d'un/une réceptionniste bilingue à temps
plein pour se joindre au personnel du Centre diocésain 30, chemin Ste-Anne, Sudbury, ON.
Description de tâches :
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Répondre d'une manière courtoise et professionnelle les appels entrants et les acheminer à la personne ou le
département approprié
Prendre des messages détaillés.
Classer et expédier quotidiennement le courriel
Répondre aux courriers électroniques en temps opportun.
Accueillir les clients / visiteurs et les diriger vers les bureaux et les personnes appropriés
Maintenir l’ordre et la propreté à la réception et à la salle d'attente
Répondre et faire le suivi des demandes des paroisses, des paroissiens et des individus
Assurer les commandes et la gestion des fournitures de bureau
Envoyer par télécopieur les informations aux paroisses et aux organisations
Organiser la logistique des réunions et prendre en charge les activités de réservations et d’invitations pour les
activités diocésaines
Envoyer les notes de service au personnel par courrier électronique en cas de besoin
Effectuer diverses tâches de bureau et administratives selon les procédures établies
Gérer la structure de communication électronique interne, y compris mais sans s'y limiter aux courriers
électroniques, téléphones et les téléphones cellulaires
Etablir l’horaire des services de bureau et d’entretien, y compris les plombiers, les électriciens, les déménageurs,
et autres selon les besoins et les instructions
Exigences :
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Connaissance de la vie d’église diocésaine serait un atout,
Maitrise verbale et écrite de la langue française et anglaise afin de communiquer avec tous les niveaux de
l'organisation
Connaissance de l’Église Catholique Romaine, son organisation et sa structure opérative serait un atout
Expérience antérieure dans un rôle de réceptionniste et/ou service à la clientèle
Expérience avec un système téléphonique
Capacité de préparer des notes de service, des lettres, etc.
Bonne connaissance des logiciels de la suite Office, y compris Excel, Word et Power Point, PDF et disposé à
apprendre d'autres programmes
Capacité de maintenir des systèmes de classement et base de données
Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité d’établir les priorités et de prêter attention aux détails
Être à l’écoute, poli, professionnel et diplomatique lors des échanges avec les clients/visiteurs, ainsi que le
personnel paroissial et diocésain
Diplôme d'administration de Bureau serait considéré comme un atout
Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
Conditions de travail:
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Contrat renouvelable d’une année avec 6 mois de période probatoire
Un programme de rémunération concurrentiel, y compris le salaire, les avantages sociaux et des vacances
généreuses est offert
Les heures de travail sont de 8h30 à 16h30 du lundi au vendredi
Veillez soumettre, avant le 27 mai 2016, votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, trois
(3) références et la disponibilité de votre date de début par courriel à [email protected] ou par
courrier au :
Ressources humaines
Diocèse de Sault Ste Marie
30 Ste Anne Road, Sudbury, ON P3C 5E1
Le diocèse tient à remercier tous les candidats intéressés, seules les personnes sélectionnées pour une
entrevue seront contactées.