Assistant(e) du Conseiller de coopération et d`action culturelle

INTITULE DE L’EMPLOI :
Assistant(e) du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC)
DOMAINE FONCTIONNEL :
DOMAINE D’ACTIVITE :
Administration du SCAC
Administration
DEFINITION SYNTHETIQUE

Gère tous les engagements professionnels du COCAC ; s’occupe de la logistique et des travaux
administratifs des événements du service culturel
ACTIVITES PRINCIPALES
1) Assistante du COCAC :
a. Gestion d’agenda, liste de contacts, missions et congés
b. Organisation de rendez-vous et déplacements
c. Filtrage des appels et des accueils physiques
d. Appuyer le COCAC en termes d'organisation personnelle
e. Organisation des réunions du SCAC
f. Diffusion des rapports, compte rendus, dossiers aux attachés
g. Assure le lien avec le proviseur du LFM et les directeurs des AF Manille et Cebu
2) Gestion Administrative :
a. Participation à l’organisation des évènements du SCAC
i.
Liste d’invités
ii.
Envoi d’invitations
iii.
Réception
b. Rédaction, mise en forme et diffusion de lettres administratives
c. Tri, classement et archivage des documents SCAC (en liaison avec le coordinateur administratif et
financier du service)
d. Gestion des comptes [email protected] et facebook du SCAC
e. Relation avec les organismes externes (partenaires du SCAC)
f. Appui à l’organisation des missions et événements de la Chancellerie
SAVOIR-FAIRE
CONNAISSANCES
QUALITES PERSONNELLES
observées / observables en
situation professionnelle
▪ S’organiser et gérer les priorités
▪ Travailler en réseau, en équipe
▪ Respecter la confidentialité
▪ S’adapter à différents
interlocuteurs
▪ Techniques de rédaction en
anglais et en français
▪ Maîtrise des outils informatiques
et bureautiques
▪ Connaissances administratives
▪ Sens de l’organisation
▪ Rigueur
▪ Discrétion et réserve
▪ Capacité rapide d'adaptation
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
▪ Travail sur écran
▪ Possibilité d’enrichissement des activités par leur variété
ACQUIS PROFESSIONNELS SOUHAITABLES POUR EXERCER L’EMPLOI
PASSERELLES ET EVOLUTIONS PROFESSIONNELLES VERS D’AUTRES EMPLOIS
PASSERELLES COURTES
PASSERELLES LONGUES
SERVICE D’EMPLOI
POSTE / DIRECTION
SERVICE / SOUS-DIRECTION
▪ Service de coopération et d’action culturelle
▪ Ambassade de France aux Philippines
COMPOSITION DE L’EQUIPE DE TRAVAIL
▪ COCAC, cinq attachés sectoriels dont un coordonnateur culturel (également attaché audiovisuel), un€
assistant(e) culturel(le) (emploi concerné pour cette fiche), une coordinatrice administrative et financière,
équipe de direction de deux Alliances françaises, d’un lycée franco-allemand et un bureau Campus France
LIEU DE TRAVAIL
▪ 16/F Pacific Star Building, Sen. Gil Puyat Extension corner Makati Avenue, Makati City
PROFIL STATUTAIRE ET FINANCIER DU POSTE
STATUT / CORPS ET GRADE
ECHELLE DE REMUNERATION
▪ Actuel : Recrutement local/Niveau 5
▪ Demandé : Recrutement local/Niveau 6
▪ Echelon 3
▪ Echelon 1
2