EMPLOYMENT OPPORTUNITY Administrative Assistant
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EMPLOYMENT OPPORTUNITY Administrative Assistant
File Number: 6004-8-70 EMPLOYMENT OPPORTUNITY Competition: # HQO-16-067 Open to: This Category I unionized position is open to all interested parties. Preference will be granted in accordance with the Collective Agreement for the UNDE/PSAC bargaining unit at CFMWS HQ. ****** Administrative Assistant – PSP HQ Non-Public Funds Personnel Support Programs Headquarters - Ottawa Permanent Full Time Position Who We Are: CFMWS is committed to enhancing the morale and welfare of the military community, ultimately contributing to the operational readiness and effectiveness of the Canadian Armed Forces (CAF). We pride ourselves on being part of the Defence Team. For more information on who we are, please visit us at www.cfmws.com. Job Summary: Under the supervision of PSP Administrative Supervisor, the Administrative Assistant provides administrative support to Personnel Support Programs (PSP) staff, including research, data entry and compilation, record keeping, creating presentations and reports, photocopying, correspondence, mass mailing distribution and follow-up, and transcribing notes and minute taking. He/She participates on working groups related to the provision of administrative services; researches processes; examines options and recommends service improvements. He/She assists in the development, maintenance and distribution of Standard Operating Procedures (SOP’s) for various protocols within the Division. The Administrative Assistant inputs, updates and maintains the records management file classification system, and improves and maintains effective means of accessing information. He/She participates in meetings and working groups with colleagues and assists with the completion of assigned tasks while ensuring that the process is followed. He/She provides financial administrative support for PSP in accordance with provided budgets, including, vetting direct billing charges and generating expenditure estimates for defined activities. Qualifications: College diploma or certificate in Office Administration, Business Administration, or a related field AND some years of experience in office administration, health promotion or in a related field OR High school diploma AND several years of experience in office administration, health promotion or in a related field OR A demonstrated equivalent combination of education, training and/or experience. This includes but is not limited to demonstrated military education, training or experience. Language requirement: Bilingual Non-Mandatory Second Official Language Proficiency (English or French) Reading Comprehension 2 Written expression 2 Posted / Affiché le : 19 May 2016 / 19 mai 2016 Expires / Date de clôture : 29 May 2016 / 29 mai 2016 Oral interaction 2 Level: N/A(No proficiency), 1(Basic), 2(Functional), 3(Advanced), 4(Professional) In the event that the successful candidate does not meet the linguistic profile, the candidate will be required to undertake second language training. Experience Requirements: In office administration In data entry, data manipulation, record-keeping and retrieval techniques In maintaining filing systems In invoice processing In material ordering and tracking In drafting correspondence and reports In making travel arrangements and travel claims procedures In organizing meetings, events and conferences In designing, completing and maintaining electronic reporting forms In transcribing notes and minute taking In conducting research In using software for word processing, spreadsheets, presentations, databases, e-mail, and Internet browsing Benefits Available: Competitive Benefits including Dental, Medical, Group Life and LTD, Defined Pension Plan & Savings plans (TFSA, RRSPs), Educational Assistance, Access to a fitness facility and CANEX Privileges Salary: $17.82/h - $24.33/h Security: Reliability Status NPF employees must demonstrate the following shared competencies: client service, organizational knowledge, communication, innovation, teamwork and leadership. NPF is committed to employment equity. Our goal is a diverse, inclusive workforce that reflects the communities we serve. We strongly encourage applications from all of the designated group members. Individuals needing employment accommodation in the hiring process or job postings in an alternative format may contact the NPF Human Resources Manager. Start Date: as soon as possible Posting Date: 19 May 2016 Application Deadline: 23:59 hrs Pacific Time on 29 May 2016 Application Submission: Submit resume to NPF HR Office quoting competition # HQO-16-067. Email: [email protected] or online: www.cfmws.com. We thank all applicants in advance for their interest in this position, however, only those selected for an interview will be contacted. 2 No de dossier : 6004-8-70 OFFRE D’EMPLOI No de concours : HQO-16-067 Ouvert à : Toutes les personnes intéressées peuvent postuler ce poste syndiqué de catégorie I. La préférence sera accordée conformément à la convention collective de l’unité de négociation de l’UEDN/AFPC au QG SBMFC. ****** Adjoint administratif ou Adjointe Administrative – PSP HQ Fonds non-publics Division des Programmes de soutien du personnel Quartier général – Ottawa Poste à temps plein permanent Qui nous sommes : Les SBMFC s’emploient à rehausser le moral et le bien-être de la communauté militaire et contribuent ainsi à l’état de préparation et à l’efficacité opérationnelle des Forces armées canadiennes. Nous sommes fiers de faire partie de l’Équipe de la défense. Pour de plus amples renseignements à notre sujet, visitez le www.sbmfc.com. Résumé de l’emploi : Sous la surveillance du Superviseure Administrative PSP, la ou le titulaire du poste assure le soutien administratif au personnel de la Direction du conditionnement physique, ce qui comprend faire de la recherche, de l’entrée et de la compilation de données, tenir des dossiers, créer des présentations et des rapports, photocopier des documents, traiter la correspondance interne et externe et en assurer la distribution et le suivi, transcrire les notes et rédiger les procès-verbaux. Elle/Il participe à des groupes de travail se penchant sur des questions ayant trait à la prestation de services administratifs, effectue des recherches liées aux procédures, examine les options et recommande des améliorations au service. Elle/Il participe à l’élaboration, à la mise à jour et à la distribution d’instructions permanentes d’opération (IPO) pour divers protocoles au sein de la Direction. Elle/Il effectue l’entrée, la mise à jour et le maintien des systèmes de classement et de gestion de dossiers, et améliore et maintien des moyens efficaces d’obtenir de l’information. Elle/Il participe à des réunions et des groupes de travail avec des collègues et apporte son aide pour l’exécution des tâches tout en s’assurant que le processus est suivi. Elle/Il assure le soutien administratif financier à la Direction conformément aux budgets fournis, y compris le rapprochement des dépenses budgétaires, la vérification des frais de facturation directe et la production d’estimations des dépenses pour des activités précises Qualification : Diplôme ou certificat collégial en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe ET quelques années d’expérience de l’administration de bureau, de la promotion de la santé ou dans un domaine connexe OU Diplôme d’études secondaires ET plusieurs années d’expérience de l’administration de bureau, de la promotion de la santé ou dans un domaine connexe OU Une combinaison équivalente manifeste d’études, de formation et/ou d’expérience, qui peut comprendre entre autres des études, de la formation ou de l’expérience militaires confirmées. Exigences linguistiques : Bilinguisme non-obligatoire Niveaux de compétence linguistique dans la seconde 3 langue officielle (anglais ou français) Compréhension de l’écrit : 2 Expression écrite : 2 Interaction orale : 2 Niveau : S/O (aucune compétence), 1 (de base), 2 (fonctionnel), 3 (avancé), 4 (professionnel) Si le candidat retenu ne satisfait pas au profil linguistique, il devra suivre une formation en langue seconde. Expérience requise : De l’administration de bureau De l’entrée de données, de la manipulation des données, de la tenue des dossiers et des techniques d’extraction De la tenue de systèmes de classement manuels et électroniques Du traitement de factures De la commande et du suivi du matériel De la rédaction de correspondance et de rapports Des préparatifs de voyage et des procédures relatives aux demandes d’indemnité de déplacement De l’organisation de réunions, d’événements et de conférences De la conception de formulaires de rapport électroniques, de la consignation d’information sur ceux-ci et de leur tenue De la transcription de notes et de la rédaction de procès-verbaux De l’exécution de recherches De l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, de base de données, de courriel et de navigation dans Internet Avantages offerts : Avantages sociaux concurrentiels, notamment un régime de soins dentaires, un régime de soins de santé, une assurance vie collective, une assurance invalidité de longue durée, un régime de retraite à prestations déterminées et des régimes d’épargne (CELI, REER), de l’aide financière pour les études, l’accès à une installation de conditionnement physique et des privilèges liés à CANEX. Rémunération : 17,82$/h – 24,33 $/h Exigences liées à la sécurité : Cote de fiabilité Les employés des FNP doivent mettre en évidence les compétences partagées suivantes : service à la clientèle, connaissance de l’organisation, communication, innovation, travail d’équipe et leadership. Les FNP souscrivent au principe de l’équité en matière d’emploi. Nous visons à offrir un milieu de travail inclusif qui soutient un effectif diversifié à l’image des communautés que nous servons. Nous invitons fortement tous les membres des groupes désignés à poser leur candidature. Les personnes qui nécessitent des mesures d’adaptation au travail pour le processus d’embauche ou qui ont besoin des avis de concours en média substitut peuvent communiquer avec le gestionnaire des ressources humaines des FNP. Date d’entrée en fonction : Dès que possible Date d’affichage : 19 mai 2016 Échéance : 29 mai 2016 à 23 h 59, heure normale du Pacifique 4 Présentation de la candidature : Veuillez soumettre votre CV au bureau des ressources humaines des FNP, en indiquant le numéro de concours HQO-16-067, par courriel à [email protected] ou en ligne à www.sbmfc.com. Nous remercions à l’avance toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées seront convoquées à une entrevue. 5