Processus OFEC Adoption simple

Département fédéral de justice et police DFJP
Office fédéral de la justice OFJ
Domaine de direction Droit privé
Office fédéral de l'état civil OFEC
Processus OFEC
no 33.3 du 1er janvier 2011 (Etat: 1er novembre 2011)
Adoption simple à l'étranger
Transaction Adoption
Adoption simple
Processus OFEC
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no 33.3 du 1 janvier 2011 (Etat: 1 novembre 2011)
Adoption simple à l'étranger
Table des matières
0
Aperçu systématique ________________________________________________ 4
1
Pièce justificative ___________________________________________________
1.1
Acte d'adoption ________________________________________________
1.1.1 Adoption simple d'un enfant étranger _______________________________
1.1.2 Adoption simple d'un enfant suisse à l'étranger _______________________
5
5
5
5
2
Compétence _______________________________________________________
2.1
Quant au lieu__________________________________________________
2.2
Quant à la matière______________________________________________
2.3
Quant à la personne ____________________________________________
5
5
5
6
3
Examen ___________________________________________________________
3.1
Généralités ___________________________________________________
3.2
Décision de l'autorité de surveillance _______________________________
3.3
Effets ________________________________________________________
3.3.1 Filiation ______________________________________________________
3.3.2 Nom_________________________________________________________
3.3.3 Droit de cité ___________________________________________________
3.3.4 Conjoints _____________________________________________________
3.3.5 Partenaires ___________________________________________________
3.3.6 Enfant _______________________________________________________
6
6
6
7
7
7
7
7
8
8
4
Préparation de l'enregistrement _______________________________________ 8
4.1
Données non disponibles ________________________________________ 8
4.2
Données disponibles____________________________________________ 8
5
Enregistrement _____________________________________________________ 9
6
Communications officielles ___________________________________________ 9
7
Délivrance d'extraits du registre ______________________________________
7.1
Certificat de famille ____________________________________________
7.2
Acte d'origine_________________________________________________
7.3
Confirmation de l'enregistrement _________________________________
8
Archivage des pièces justificatives ___________________________________ 10
8.1
Acte d'adoption _______________________________________________ 10
8.2
Correspondance ______________________________________________ 10
10
10
10
10
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no 33.3 du 1 janvier 2011 (Etat: 1 novembre 2011)
Adoption simple à l'étranger
Tableau des modifications
Modifications au 1er novembre 2011
NOUVEAU
Chiffre 6
Précision des données.
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no 33.3 du 1 janvier 2011 (Etat: 1 novembre 2011)
Adoption simple à l'étranger
0
Aperçu systématique
Démarrer
1
1.1
1.1.1
1.1.2
Pièce justificative
Acte d'adoption
Adoption simple d'un enfant étranger
Adoption simple d'un enfant suisse à
l'étranger
2
2.1
2.2
2.3
Compétence
Quant au lieu
Quant à la matière
Quant à la personne
3
3.1
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
Examen
Généralités
Décision de l'autorité de surveillance
Effets
Filiation
Nom
Droit de cité
Conjoints
Partenaires
Enfant
4
4.1
4.2
Préparation de l'enregistrement
Données non disponibles
Données disponibles
5
Enregistrement
6
Communications officielles
7
7.1
7.2
7.3
Délivrance d'extraits du registre
Certificat de famille
Acte d'origine
Confirmation de l'enregistrement
8
8.1
8.2
Archivage des pièces justificatives
Acte d'adoption
Correspondance
Décision adoption
simple
Personnes
concernées dans le
système?
non
Aucune obligation
d’enregistrement
non
Interruption:
clarification des faits
non
Interruption:
transmission en cas de
récusation
oui
Décision étrangère
reconnue?
oui
Compétent?
oui
Examen formel et
matériel
Ressaisie des
personnes
Préparation de
l’enregistrement
Données disponibles?
non
Mandat de ressaisie ou
saisie des personnes
oui
Données actuelles?
non
Enregistrement des
événements
manquants
oui
Enregistrement
Communications
officielles
Délivrance d’extraits
du registre
Archivage des pièces
justificatives
Fin
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no 33.3 du 1 janvier 2011 (Etat: 1 novembre 2011)
Adoption simple à l'étranger
1
Pièce justificative
1.1
Acte d'adoption
Il existe un acte d'adoption étranger (contrat, décision, décret, jugement) concernant une
adoption simple (voir définition sous ch. 2.2 ci-dessous).
1.1.1
Adoption simple d'un enfant étranger
Il est possible de renoncer à l'enregistrement d'une adoption simple si aucune des personnes concernées par l'adoption simple ne possède la nationalité suisse ou n'est inscrite dans
le registre de l'état civil. La mise à jour du registre des naissances tenu sous forme papier est
réservée si la naissance de l'enfant est inscrite en Suisse.
1.1.2
Adoption simple d'un enfant suisse à l'étranger
S'il s'agit de l'adoption d'un enfant suisse à l'étranger, l'enregistrement de l'adoption est obligatoire même si les parents adoptifs ne possèdent pas la nationalité suisse.
2
Compétence
2.1
Quant au lieu
La compétence pour l'enregistrement est régie, dans le cadre du droit fédéral, par le droit
cantonal en matière d'organisation (art. 43 al. 1 OEC; art. 2 al. 2 let. b ou al. 3 OEC).
L'adoption simple prononcée à l'étranger est enregistrée dans le canton d'origine de la personne qui adopte seule ou en commun avec son conjoint. S'il s'agit d'un étranger marié avec
une citoyenne suisse, l'enregistrement entre dans la compétence du canton d'origine de
l'épouse. Si seul l'enfant possède la nationalité suisse, l'adoption simple est enregistrée dans
le canton d'origine de l'enfant.
Si la personne concernée possède plusieurs droits de cité communaux, la compétence pour
l'enregistrement incombe à l'office de l'état civil auquel l'acte étranger a été remis à cet effet.
Les registres de l'état civil tenus sous forme papier sont à mettre à jour par l'office de l'état
civil du lieu où ils sont conservés.
2.2
Quant à la matière
Depuis le 1er avril 1973, il n'est plus possible d'effectuer une adoption simple en Suisse. Les
adoptions simples prononcées en Suisse avant le 1er avril 1973 demeurent soumises au droit
en vigueur à ce moment là (art. 12a al. 1 Tit. fin. CC) si elles n'ont pas été subordonnées au
nouveau droit (art. 12b al. 1 Tit. fin. CC).
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Adoption simple à l'étranger
A l'étranger, il est possible d'effectuer aussi bien des adoptions simples que des adoptions
plénières étrangères. Quelques Etats connaissent les deux types d'adoption (p.ex. France).
L'adoption simple se fonde sur une décision ou un contrat approuvé par une autorité.
Même si le droit suisse ne connaît que l'adoption plénière, une adoption simple prononcée à
l'étranger est reconnue en Suisse avec les effets qui lui sont attachés dans l’Etat dans lequel elle a été prononcée (art. 78 al. 2 LDIP).
L'adoption simple se distingue en particulier par le fait qu'elle n'a pas d'influence sur le lien
de filiation existant au moment de l'adoption. Cette adoption crée des liens de filiation supplémentaires. En plus des parents biologiques, l'enfant a un père adoptif resp. une mère
adoptive qui sont désignés comme tels dans les actes d'état civil. Par conséquent, le fait de
l'adoption simple est rendu public. Il n'y pas de secret de l'adoption au sens de l'article 268b
CC. En outre, l'adoption simple ne modifie pas le nom ou le droit de cité de l'enfant adopté et
peut, en principe, être annulée à n'importe quel moment au moyen d'une simple procédure.
Une adoption simple ne peut pas être enregistrée en tant qu'adoption plénière que ce soit
sur demande ou avec le consentement de la personne concernée.
2.3
Quant à la personne
Les collaboratrices et les collaborateurs de l'office de l'état civil doivent tenir compte des
règles qui régissent la récusation lors de l'enregistrement de l'adoption simple (voir art. 89
al. 3 OEC).
3
Examen
3.1
Généralités
La décision entrée en force doit être présentée en original dûment signé ou sous la forme
d'une photocopie certifiée conforme à l'original. Une communication qui n'est pas effectuée
conformément à la règle doit être refusée car elle ne répond pas suffisamment aux exigences juridiques d'une pièce justificative pour l'enregistrement (art. 43 al. 6 OEC).
3.2
Décision de l'autorité de surveillance
L'autorité de surveillance du canton d'origine de la personne qui a adopté l'enfant statue sur
la reconnaissance de l'adoption simple prononcée à l'étranger (art. 78 al. 2 LDIP). S'il s'agit
d'une adoption commune, la décision incombe à l'autorité de surveillance du canton d'origine
du père adoptif ou, s'il ne possède pas la nationalité suisse, à celle du canton d'origine de
l'épouse. Si seul l'enfant possède la nationalité suisse, la décision incombe à l'autorité de
surveillance du canton d'origine de l'enfant. S'il s'agit d'un enfant de nationalité étrangère né
en Suisse et qu'aucune des personnes qui adoptent ne possède la nationalité suisse, la
décision entre dans la compétence de l'autorité de surveillance du canton dans lequel la
naissance a eu lieu.
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Adoption simple à l'étranger
Si la personne concernée possède plusieurs droits de cité communaux dans divers cantons,
la décision entre dans la compétence de l'autorité de surveillance qui détient la décision
d'adoption.
Si les parents adoptifs étrangers ou l'enfant étranger adopté figurent dans le registre de l'état
civil, la décision incombe à l'autorité de surveillance du canton de domicile ou, si un événement doit ensuite être enregistré, du canton dans lequel l'événement est survenu.
Pour déterminer s'il s'agit d'une adoption simple ou d'une adoption plénière et si elle est reconnue par le droit suisse, l'autorité de surveillance peut se fonder sur l'appréciation de la
représentation de la Suisse compétente à l'étranger (traduction sommaire et confirmation de
l'authenticité du document).
3.3
Effets
3.3.1
Filiation
Les données sur la filiation de l'enfant doivent être complétées même si elles ne suppriment
pas le lien de filiation existant au moment de l'adoption simple. Les données des parents
biologiques ne doivent pas être modifiées.
Par contre, les liens de filiation créés par l'adoption simple doivent être enregistrés. Le nom
des parents adoptifs au moment de l'adoption est déterminant pour l'inscription de la filiation.
Si une personne a adopté l'enfant de son conjoint par une adoption simple, les données sur
la filiation du parent biologique ne doivent pas être mises à jour.
3.3.2
Nom
Le nom après une adoption simple ressort de l'acte d'adoption ou, le cas échéant, de l'acte
de naissance étranger nouvellement établi pour l'enfant. En outre, l'article 37 LDIP est déterminant.
3.3.3
Droit de cité
L'adoption simple ne produit pas d'effets sur la nationalité suisse. Les enfants mineurs ne
perdent resp. ne reçoivent pas la nationalité suisse à la suite d'une adoption simple.
3.3.4
Conjoints
L'adoption simple ne produit pas d'effets sur l'état civil du conjoint de la personne adoptée.
Une autre disposition dans l'acte d'adoption étranger concernant le nom est réservée si les
personnes concernées portent un nom de famille commun.
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Adoption simple à l'étranger
3.3.5
Partenaires
L'adoption simple n'a pas d'effets sur l'état civil du partenaire enregistré de la personne
adoptée.
3.3.6
Enfant
Si le père ou la mère d'un enfant fait l'objet d'une adoption simple, les données sur la filiation de l'enfant doivent être mises à jour. Les données seront modifiées avec le nom que la
personne a acquis par l'adoption.
Si l'enfant porte le nom de famille du parent adopté, il reçoit également le nom que celui-ci a
acquis par adoption. En outre, l'article 37 LDIP est déterminant.
Des éventuelles mises à jour concernant la filiation et les noms sont effectuées dans la
transaction Personne à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie".
4
Préparation de l'enregistrement
4.1
Données non disponibles
Si les données de l'une des personnes concernées par l'adoption simple (enfant, parents
biologiques, parents adoptifs) ne sont pas disponibles dans le système, il y a lieu de mandater la ressaisie (voir processus 30.1).
La saisie dans le registre de l'état civil est obligatoire si les données au moins d'une personne concernée par l'adoption simple sont disponibles (voir processus no 30.3).
L'enfant étranger né à l'étranger et ses parents étrangers doivent être saisis dans le registre
de l'état civil sur la base des documents correspondants. Le moment de l'adoption simple est
déterminant pour l'état des données. Dans des cas fondés, il est possible de renoncer à la
preuve de certaines données (voir ch. 2.1 des directives no 10.08.10.01 du 1er octobre
2008).
S'il est possible de renoncer à l'enregistrement de l'adoption simple selon chiffre 1.1.1, l'obligation de communiquer est réservée (transmission du document à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour selon l'art. 49 et 50 OEC).
4.2
Données disponibles
Sur la base des indications à disposition, il y a lieu de vérifier si les données disponibles
dans le système sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c
OEC).
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Adoption simple à l'étranger
S'il est constaté que les données d'état civil disponibles de l'une des personnes concernées
par l'adoption simple ne sont pas exactes, complètes ou conformes à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à ce que tous les événements survenus jusqu'au jour précédant l'entrée en force de l'adoption et qui n'ont pas encore été enregistrés soient prouvés
et saisis.
5
Enregistrement
L'adoption simple doit être enregistrée dès que les données actuelles (selon la règle x - 1, c.à-d. état au jour précédant l'entrée en vigueur de la décision) de toutes les personnes
concernées sont disponibles dans le système.
Si des membres de la famille (épouse, époux, enfants) de la personne adoptée sont concernées par l'adoption, il y a lieu d'étendre la procédure d'enregistrement aux personnes concernées ou de mandater l'office de l'état civil compétent à cet effet. La mise à jour est effectuée dans la transaction Personne à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie".
6
Communications officielles
La livraison des données
•
•
au contrôle des habitants du domicile des personnes concernées par l'adoption
simple (art. 49 al. 1 let. b OEC),
aux autorités de l'AVS (art. 53 al. 1 OEC)
a lieu automatiquement sous forme électronique ou sur papier à défaut de raccordement de
la commune concernée (Art. 49 Abs. 3 OEC).
D'autres communications sont envoyées:
•
•
à l'autorité tutélaire du domicile de l'enfant car il s'agit d'une adoption étrangère (art.
50 al. 1 let. f OEC),
à l'office de l'état civil de la commune d'origine de la personne concernée (art. 49a
al. 2 let. b OEC).
Si la naissance en Suisse de l'enfant adopté est inscrite dans un registre des naissances
tenu sur papier, une communication officielle est également envoyée à l'office de l'état civil
du lieu de naissance. Cet office inscrit l'adoption simple en tant que mention marginale;
l'inscription ne sera pas recouverte d'une feuille complémentaire car il s'agit d'une adoption
simple. Après la ressaisie, le registre des familles ne sera pas mis à jour en ce qui concerne
l'adoption simple.
D'autres communications nécessitent une base légale cantonale (art. 56 OEC)
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Adoption simple à l'étranger
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Délivrance d'extraits du registre
7.1
Certificat de famille
Les conjoints qui adoptent un enfant peuvent demander un nouveau certificat de famille
(formule 7.4).
7.2
Acte d'origine
L'acte d'origine n'est plus valable après le changement d'état civil puisque les données ne
sont plus actuelles. La commune du domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée
peut demander le dépôt d'un nouvel acte d'origine.
7.3
Confirmation de l'enregistrement
Une confirmation de la reconnaissance en Suisse de l'adoption simple prononcée à l'étranger est envoyée à la représentation de la Suisse à l'étranger sur demande. Les effets sur le
nom seront communiqués en même temps afin que le registre des immatriculations soit mis
à jour et que les documents d'identité puissent être correctement établis.
Cette confirmation peut aussi être remise avec la décision d'enregistrement de l'adoption
simple prononcée à l'étranger (art. 32 LDIP) rendue par l'autorité de surveillance.
8
Archivage des pièces justificatives
8.1
Acte d'adoption
L'acte d'adoption étranger resp. la communication officielle doivent être conservées en tant
que pièce justificative de l'enregistrement électronique.
La décision de la reconnaissance du jugement étranger par l'autorité de surveillance doit
également être conservée en tant que pièce justificative.
8.2
Correspondance
Toute correspondance est à conserver en fonction de son importance en tant que force probante.
R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\30 Fachprozesse\33 Kindsverhältnis\33.3 Einfache Adoption im Ausland\
33.3 Processus_Adoption simple_F 5_Nov 11_V 2.0 f.doc
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