Processus OFEC Reconnaissance à l`étranger
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Processus OFEC Reconnaissance à l`étranger
Département fédéral de justice et police DFJP Office fédéral de la justice OFJ Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC Processus OFEC no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1er janvier 2011) Reconnaissance à l'étranger (enregistrement ultérieur) Transaction Reconnaissance Reconnaissance à l'étranger Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) Table des matières 0 Aperçu systématique ________________________________________________ 4 1 Pièces justificatives _________________________________________________ 1.1 Acte de reconnaissance _________________________________________ 1.2 Acte de naissance______________________________________________ 1.3 Déclaration de reconnaissance en paternité__________________________ 5 5 5 5 2 Compétence _______________________________________________________ 2.1 Quant au lieu__________________________________________________ 2.2 Quant à la matière______________________________________________ 2.3 Quant à la personne ____________________________________________ 5 5 6 6 3 Examen ___________________________________________________________ 3.1 Décision de l'autorité de surveillance _______________________________ 3.2 Preuve de l'établissement du lien de filiation _________________________ 3.3 Nom_________________________________________________________ 3.4 Droit de cité ___________________________________________________ 6 6 7 7 8 4 Préparation de l'enregistrement _______________________________________ 8 4.1 Données non disponibles ________________________________________ 8 4.2 Données disponibles____________________________________________ 8 5 Enregistrement _____________________________________________________ 9 6 Communications officielles ___________________________________________ 9 7 Délivrance d'extraits du registre ______________________________________ 7.1 Confirmation de l'inscription d'une reconnaissance d'enfant effectuée à l'étranger __________________________________________________ 7.2 Acte de naissance_____________________________________________ 7.3 Extrait du registre des naissances (CIEC) __________________________ 7.4 Confirmation de la naissance ____________________________________ 7.5 Certificat relatif à l'état de famille enregistré _________________________ 7.6 Acte d'origine_________________________________________________ 7.7 Confirmation de l'enregistrement de la reconnaissance ________________ 8 10 10 10 10 10 10 10 11 Archivage des pièces justificatives ___________________________________ 11 8.1 Acte de reconnaissance étranger _________________________________ 11 8.2 Correspondance ______________________________________________ 11 2/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) Tableau des modifications Modifications au 1er janvier 2011 NOUVEAU Processus entier Adaptation des articles à l'OEC nouvellement révisée valable dès le 01.01.2011. Chiffre 1.1 et nouveau chiffre 1.3 Deuxième alinéa du chiffre 1.1 en tant que nouveau chiffre 1.3. Chiffre 3.5 Abrogé (plus de statistique). Chiffre 5 Précision des données. Chiffre 6 Précision des données. 3/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: : 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) 0 Aperçu systématique Démarrer Acte de reconnaissance étranger Reconnaissance valable? non Interruption: clarification des faits 1 1.1 1.2 1.3 Pièces justificatives Acte de reconnaissance Acte de naissance Déclaration de reconnaissance en paternité 2 2.1 2.2 2.3 Compétence Quant au lieu Quant à la matière Quant à la personne 3 3.1 3.2 3.3 3.4 Examen Décision de l'autorité de surveillance Preuve de l'établissement du lien de filiation Nom Droit de cité 4 4.1 4.2 Préparation de l'enregistrement Données non disponibles Données disponibles 5 Enregistrement 6 Communications officielles 7 7.1 Délivrance d'extraits du registre Confirmation de l'inscription d'une reconnaissance d'enfant effectuée à l'étranger Acte de naissance Extrait du registre des naissances (CIEC) Confirmation de la naissance Certificat relatif à l'acte de famille enregistré Acte d'origine Confirmation de l'enregistrement de la reconnaissance oui Compétent? non Interruption: transmission en cas de récusation oui Examen formel et matériel Constatation des effets légaux sur le nom et le droit de cité Ressaisie des personnes Préparation de l’enregistrement Mandat de ressaisie Données disponibles? non non Saisie de la personne étrangère oui Données actuelles? non Enregistrement des événements manquants 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 Enregistrement Communications officielles 8 8.1 8.2 Archivage des pièces justificatives Acte de reconnaissance étranger Correspondance Délivrance d’extraits du registre Archivage des pièces justificatives Fin 4/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: : 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) 1 Pièces justificatives 1.1 Acte de reconnaissance Il y a un document étranger d'où il ressort que le père reconnaît expressément un enfant déjà né, ou qui n'est pas encore né au moment de la déclaration, en tant que son enfant. Cette déclaration est indispensable conformément au droit déterminant (art. 68 al. 1 LDIP) si les parents n'étaient pas mariés ensemble au moment de la naissance de l'enfant. Il peut aussi s'agir d'une déclaration en relation avec le mariage ultérieur des parents de l'enfant commun (légitimation). 1.2 Acte de naissance Il n'est pas toujours possible de présenter un document séparé relatif à la reconnaissance d'un enfant à l'étranger. La reconnaissance se fait souvent lors de l'enregistrement de la naissance, en particulier lorsque le père annonce aux autorités compétentes étrangères la naissance de son enfant personnellement ou sous la forme écrite prescrite. L'acte de naissance étranger donne des renseignements, directs ou indirects, sur la reconnaissance de l'enfant par le père en remplacement d'un acte de reconnaissance. Cet acte mentionne, par exemple, que le père a annoncé la naissance de l'enfant en vue de son inscription dans le registre des naissances. Ce fait est généralement considéré en tant que reconnaissance conformément au droit étranger décisif (art. 68 al. 1 LDIP) pour l'établissement de la filiation avec le père même si aucun acte de reconnaissance séparé n'est disponible. L'acte de naissance justifie dans ce cas aussi bien la naissance et l'établissement de la filiation avec la mère que la reconnaissance de l'enfant ou l'établissement de la filiation avec le père. 1.3 Déclaration de reconnaissance en paternité Dans certaines circonstances, le père peut remettre la déclaration de reconnaissance en paternité aussi auprès d'une représentation de la Suisse à l'étranger (voir processus no 33.1 Reconnaissance en Suisse, chiffre 4,3). Comme il ne s'agit pas d'un acte étranger, une décision de l'autorité de surveillance selon chiffre 3.1 n'est pas nécessaire (voir aussi la circulaire no 20.11.01.02 du 1er janvier 2011 "Reconnaissance d’enfant par l’intermédiaire de la représentation suisse à l’étranger lorsque celle-ci n’est pas possible à l’étranger"). 2 Compétence 2.1 Quant au lieu La compétence de l'enregistrement est régie, dans le cadre du droit fédéral, par le droit cantonal en matière d'organisation (art. 2 al. 2 let. b ou al. 3 OEC). 5/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) La reconnaissance effectuée à l'étranger est enregistrée dans le canton d'origine du père de l'enfant. S'il est étranger, la reconnaissance est enregistrée dans le canton d'origine de la mère ou de celui de l'enfant. Si la personne concernée possède des droits de cité communaux dans différents cantons, la reconnaissance est enregistrée par l'office de l'état civil qui détient l'acte de reconnaissance. Si la naissance de l'enfant a été enregistrée en Suisse dans un registre des naissances tenu sur papier, la reconnaissance devra être inscrite dans tous les cas en tant que mention marginale. Si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse et pour autant que l'enfant ne soit pas né en Suisse, l'enregistrement de la reconnaissance n'est obligatoire que si les données sont disponibles dans le registre de l'état civil. Dans ce cas, l'autorité de surveillance du canton de domicile ou du canton dans lequel un nouvel enregistrement doit être enregistré statue sur l'acceptation de la reconnaissance effectuée à l'étranger et le cas échéant ordonne son enregistrement. 2.2 Quant à la matière Les relations juridiques entre l'enfant et son père sont établies par la reconnaissance (filiation). L'établissement de la filiation se base sur la déclaration de volonté expresse du père. Si cette condition manque, la reconnaissance ne peut pas être enregistrée. Les données sur le père qui se fondent sur une simple indication de la mère ne suffisent pas pour établir le lien de filiation même si elles sont prises en considération lors de l'enregistrement de la naissance à l'étranger. La désignation du prétendu père a seulement un caractère d'indice et peut servir de base pour une procédure de constatation juridique. 2.3 Quant à la personne Les collaboratrices et les collaborateurs de l'office de l'état civil doivent tenir compte des règles qui régissent la récusation lors de l'enregistrement de la reconnaissance (voir art. 89 al. 3 OEC). 3 Examen 3.1 Décision de l'autorité de surveillance L'autorité de surveillance du canton d'origine du père de l'enfant ou, s'il ne possède pas la nationalité suisse, l'autorité de surveillance du canton d'origine de l'enfant ou de sa mère statue sur l'acceptation de la reconnaissance effectuée à l'étranger. A cet effet, elle peut se fonder sur l'appréciation (traduction sommaire et confirmation de l'authenticité du document) de la représentation de la Suisse compétente pour le lieu de la reconnaissance à l'étranger. Si, en application de la règle citée ci-dessus, plusieurs cantons d'origine sont concernés, la décision incombe à l'autorité qui détient l'acte de reconnaissance. 6/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) Si les données des personnes concernées sont disponibles, la décision de l'autorité de surveillance est impérative, même si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse. Dans ce cas, la décision entre dans la compétence de l'autorité de surveillance du lieu de domicile de l'une des deux personnes concernées étrangères ou du canton où l'événement est survenu si un nouvel acte administratif est en suspens. Si la naissance de l'enfant a été enregistrée en Suisse dans un registre des naissances tenu sur papier et que les données des parents étrangers ne sont toutefois pas disponibles, l'inscription de la reconnaissance effectuée à l'étranger en tant que mention marginale dans le registre des naissances est suffisante. Dans ce cas, la décision d'inscription entre dans la compétence du canton de naissance. Si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse et si l'enfant n'est pas né en Suisse, on peut renoncer à enregistrer la reconnaissance effectuée à l'étranger si leurs données ne sont pas disponibles dans le système. Les personnes concernées ne seront pas saisies non plus. 3.2 Preuve de l'établissement du lien de filiation La preuve de l'établissement du lien de filiation est apportée par l'acte de reconnaissance ou l'acte de naissance de l'enfant. Si seul un acte de naissance est disponible, il faut clarifier si la filiation de l'enfant envers l'homme désigné en tant que père dans l'acte de naissance a été établie, quand et de quelle manière (voir circulaire no 20.08.01.01 du 15 janvier 2008 concernant la preuve de l'établissement de la filiation selon le droit étranger). 3.3 Nom Si au moment de la reconnaissance, l'enfant ou son représentant légal étaient domiciliés dans l'Etat étranger où l'enfant est né, le nom doit être repris de l'acte de naissance établi après la reconnaissance. Le nom est régi par le droit de l'Etat de domicile (art. 37 al. 1 LDIP). Ce principe est valable pour tous les noms. Si un nom inscrit dans l'acte de naissance étranger ne peut être assigné ni au nom de famille ni aux prénoms, il sera enregistré sous "autres noms". Les noms que l'enfant porte depuis la reconnaissance par le père ou depuis l'enregistrement de la naissance seront saisis directement si le nom de l'enfant avant sa reconnaissance n'est pas prouvé. Si le nom de l'enfant qui figure dans les documents étrangers n'est pas conforme au droit suisse en matière de nom et que la personne qui détient l'autorité parentale a une relation étroite avec la Suisse, il est possible de demander que le nom de l'enfant soit soumis au droit national suisse (art. 23 al. 2; art. 37 al. 2 LDIP). La déclaration n'est liée à aucune forme particulière. L'enfant reconnu à l'étranger avant le 1er janvier 1978 recevait le nom de famille du père conformément aux dispositions en matière de nom en vigueur à cette date (la loi nationale était déterminante). 7/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) 3.4 Droit de cité Si l'enfant possède la nationalité suisse au moment de la reconnaissance, celle-ci n'a en principe aucune influence sur le droit de cité. L'enfant étranger mineur au moment de la reconnaissance, né après le 31 décembre 2005, acquiert la nationalité suisse par l'établissement du lien de filiation avec le père (art. 1 al. 2 LN). La majorité et la minorité sont régies par le droit suisse (art. 35 LN; art. 14 CC). Une reconnaissance effectuée entre le 1er janvier 1978 et le 1er janvier 2006 n'a pas d'effet sur la nationalité. L'enfant acquiert cependant la nationalité suisse du père par le mariage de ses parents, s'ils se marient ensemble en Suisse ou à l'étranger pendant sa minorité (circulaire no 20.07.06.02 du 15 juin 2007 Nationalité suisse). L'enfant reconnu à l'étranger avant le 1er janvier 1978 recevait la nationalité suisse du père selon les dispositions en vigueur à cette date pour autant qu'il ne soit pas adultérin (art. 304 CC, abrogé le 1er janvier 1978). En outre, il y a lieu de vérifier si l'enfant a perdu la nationalité suisse acquise par filiation paternelle en raison d'une annonce tardive ou s'il l'a gardée à titre exceptionnel (art. 10 LN). 4 Préparation de l'enregistrement 4.1 Données non disponibles Si les données d'une personne concernée ne sont pas disponibles, la ressaisie doit être mandatée (voir processus no 30.1 Ressaisie). Si une personne étrangère également concernée ne figure pas dans le registre des familles, il y a lieu de procéder préalablement à la saisie de ses données d'état civil (voir processus no 30.3 Saisie des ressortissants étrangers) (art. 15a al. 2 OEC). On peut renoncer à saisir la reconnaissance effectuée à l'étranger dans le registre de l'état civil si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse et si les données de l'enfant ne sont pas disponibles. Par contre, l'inscription de la reconnaissance de l'enfant en tant que mention marginale dans le registre des naissances tenu sur papier est obligatoire. 4.2 Données disponibles Sur la base des données à disposition, il y a lieu de vérifier si les données enregistrées dans le système sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c OEC). S'il s'avère que les données d'état civil disponibles de la personne concernée ne sont pas exactes, complètes ou conformes à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à ce que tous les événements survenus jusqu'au jour précédant la reconnaissance qui n'ont pas encore été enregistrés soient prouvés et saisis. 8/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) 5 Enregistrement L'enregistrement de la reconnaissance effectuée à l'étranger engendre la mise en relation des données de l'enfant avec celles du père. La procédure concernant les cas particuliers est décrite dans la circulaire no 20.08.01.01 du 15 janvier 2008 "Preuve de l'établissement du lien de filiation selon le droit étranger". 6 Communications officielles La livraison des données • • au contrôle des habitants du domicile de l'enfant reconnu, de la mère et du père de l'enfant (art. 49 al. 1 let. b OEC), aux autorités de l'AVS (art. 53 al. 1 OEC) a lieu automatiquement sous forme électronique ou sur papier à défaut de raccordement de la commune concernée (Art. 49 Abs. 3 OEC). D'autres communications sont envoyées: • • à l'autorité tutélaire du domicile de la mère au moment de la naissance de l'enfant (art. 50 al. 2 let. a OEC) s'il est mineur au moment de la reconnaissance (art. 50 al. 1 let. c OEC), à la mère et à l'enfant domiciliée en Suisse et à l'enfant, resp. à son représentant légal, ou à ses descendants après son décès (art. 11 al. 7 OEC), avec renvoi aux articles 260a-260c CC. Le cas échéant, d'autres communications sont également envoyées: • • à l'office de l'état civil de la commune d'origine de la personne concernée (art. 49a al. 2 let. b OEC), à l'Office fédéral des migrations si l'événement concerne une personne qui requiert l'asile, qui est admise provisoirement ou qui a été reconnue en tant que réfugiée (art. 51 al. 1 let. b OEC). Si la naissance de l'enfant en Suisse est inscrite dans un registre des naissances tenu sur papier, une communication officielle est également envoyée à l'office de l'état civil du lieu de naissance. Cet office inscrit la reconnaissance en tant que mention marginale dans le registre des naissances ou transmet la communication pour exécution au lieu où le registre des naissances est conservé. D'autres communications nécessitent une base légale cantonale (art. 56 OEC). 9/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) 7 Délivrance d'extraits du registre 7.1 Confirmation de l'inscription d'une reconnaissance d'enfant effectuée à l'étranger Une confirmation de l'inscription d'une reconnaissance d'enfant effectuée à l'étranger est remise, sur demande (formule 5.3.2 ou 5.4.2). La commande de ce document, soumis à un émolument, n'est pas obligatoire. 7.2 Acte de naissance L'office de l'état civil du lieu de naissance en Suisse remet un nouvel acte de naissance (formule 1.2.3) sur demande. L'acte de naissance atteste les données actuelles de l'enfant au moment de l'établissement de l'acte. Les données relatives à la filiation se réfèrent au moment de l'établissement du lien de filiation. 7.3 Extrait du registre des naissances (CIEC) L'office de l'état civil du lieu de naissance en Suisse remet un nouvel extrait de l'acte de naissance CIEC (formule 1.80) sur demande. L'extrait de l'acte de naissance CIEC atteste les données actuelles relatives aux noms, au droit de cité et aux parents de l'enfant. Les noms des parents (père et mère) se réfèrent au moment de l'établissement de l'acte s'il est établi à partir de la transaction Document. 7.4 Confirmation de la naissance La confirmation de naissance (formule 1.2.2) délivrée par l'office de l'état civil du lieu de naissance suisse confirme toutes les données de l'enfant telles qu'elles se présentaient au moment de la naissance. 7.5 Certificat relatif à l'état de famille enregistré Un certificat relatif à l'état de famille enregistré est remis au père ou à la mère sur demande. Si la personne concernée ne possède pas la nationalité suisse, le document est établi par l'office de l'état civil du lieu de domicile ou de séjour. Les citoyennes et citoyens suisses doivent commander le certificat relatif à l'état de famille enregistré auprès de l'office de l'état civil de leur lieu d'origine. 7.6 Acte d'origine A la suite du changement de filiation, l'acte d'origine n'est plus valable puisque les données ne sont plus actuelles. La commune de domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée peut demander le dépôt d'un nouvel acte d'origine. 10/11 Processus OFEC er no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011) Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur) 7.7 Confirmation de l'enregistrement de la reconnaissance Une confirmation des effets légaux produits en Suisse par la reconnaissance effectuée à l'étranger est envoyée à la représentation de la Suisse sur demande. En même temps, il sera fait mention des effets sur les noms et les droits de cité (si les parents se sont mariés ensemble avant la reconnaissance) afin que le registre d'immatriculation soit mis à jour et que les éventuels documents d'identité puissent être correctement établis. Cette confirmation peut être remise avec la décision d'enregistrement de la reconnaissance étrangère (art. 32 LDIP) rendue par l'autorité de surveillance. 8 Archivage des pièces justificatives 8.1 Acte de reconnaissance étranger L'original du document attestant la reconnaissance effectuée à l'étranger doit être conservé comme pièce justificative. Il est permis, dans les limites légales, d'en établir une photocopie et de la remettre aux ayants droit ou dans des cas exceptionnels fondés de conserver une photocopie certifiée conforme à la place de l'original. 8.2 Correspondance Toute correspondance doit être conservée dans la mesure où elle peut avoir une force probante. Il y a lieu de conserver en particulier les documents éventuels relatifs au nom formé selon un droit étranger. R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\30 Fachprozesse\33 Kindsverhältnis\33.4 Anerkennung im Ausland\ 33.4 Processus_Reconnaissance à l'étranger_F 5_Jan 11_V 4.0 f.doc 11/11