Writing A Collaborative Agreement Tip Sheet

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) exige que les groupes qui présentent une demande en
collaboration rédigent une entente écrite énonçant la façon dont ils ont l’intention de travailler
ensemble. Soyez prêt à fournir ce document si ou quand la FTO le demandera.
Pour demander une subvention de la FTO, l’organisme principal doit être inscrit en tant qu’organisme
admissible auprès de la FTO. Veuillez consulter la politique Demandeurs en collaboration afin d’obtenir plus
d’information à ce sujet.
Un partenariat se compose de deux organismes ou plus qui souhaitent atteindre un objectif commun, qui sont
prêts à travailler en vue d’un avantage mutuel, et à partager la prise de décision et la responsabilité*.
De bons partenariats de travail nécessitent une planification réfléchie. Une simple discussion entre vos
membres pourrait suffire, ou vous pourriez avoir besoin de vous rencontrer à quelques reprises pour régler les
derniers détails de vos relations de travail.
L’entente de collaboration concernant votre groupe devrait être rédigée simplement et ne contenir que
quelques pages. Elle devrait établir un plan détaillant clairement :
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le rôle que jouera chaque membre;
la méthode de prise de décision et de résolution des conflits;
la manière dont vous communiquerez avec tous les membres du partenariat;
la manière dont l’argent sera dépensé et comptabilisé;
le mode de préparation des rapports
Les points suivants devront figurer dans votre entente de collaboration :
Objet – Expliquez brièvement, par écrit, la raison pour laquelle le partenariat a été créé, à qui profitera votre
travail de collaboration, et comment vous envisagez de réaliser les résultats du projet.
Calendrier – Définissez la durée de cette entente, en précisant la date de début et de fin prévue. Vous
pourriez envisager que votre partenariat commence avec la demande et s’achève au terme de votre
subvention de la FTO. Votre projet financé par la FTO pourrait aussi se limiter à n’être qu’un seul volet de
votre travail de collaboration dans la communauté.
Nom, rôle et responsabilités des groupes membres – Précisez qui assumera le rôle d’organisme principal
et sera responsable du contrat de subvention de la FTO sur le plan de la responsabilisation et de la gestion de
votre projet.
Veuillez énumérer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des représentants principaux de tous les
groupes composant votre partenariat et le rôle que chaque groupe jouera dans le projet. Cernez quel membre
du partenariat sera responsable des tâches relatives à la planification, à la préparation ou à l’évaluation de
l’initiative.
*Étant donné que la politique de la FTO ne permet aucun mouvement de fonds vers des organismes, un partenariat ne peut pas être
utilisé aux fins de mouvements de fonds vers des organismes membres.
Août 2015
Processus décisionnel – Spécifier comment les décisions seront prises. Les nouveaux partenariats doivent
se doter de structures et décrire les processus décisionnels. Les partenariats existants pourraient documenter
seulement ce qu’ils font présentement. Cependant, il arrive parfois qu’en discutant de la manière dont votre
groupe prend ses décisions, de nouvelles questions, idées et dispositions en ressortent.
Une prise de décision, une responsabilité et une responsabilisation partagées, autant entre les membres
qu’avec la communauté dans son ensemble, sont des éléments importants du travail de collaboration. La
plupart des groupes ont recours à un processus de discussion suivi d’un processus décisionnel formel (comme
un vote avec une décision rendue à la majorité ou par consensus).
De nombreux processus décisionnels existent; le plus important est que vous sachiez que la méthode de prise
de décision que vous aurez choisie convient au style et aux exigences du groupe.
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Les partenariats ayant un projet simple pourraient se limiter à une entente simple dans laquelle
seraient détaillés le rôle et les responsabilités de chaque organisme. Les projets de plus grande
envergure ou plus complexes pourraient nécessiter le recours à un comité de concertation ou à un
conseil distinct doté d’un processus décisionnel formel.
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Le processus décisionnel au sein d’un groupe du partenariat pourrait être un processus au cours
duquel la majorité des membres prendraient une décision ou des dispositions qui permettraient un
processus décisionnel représentationnel au nom des membres du partenariat. Certains groupes optent
pour un processus décisionnel à la majorité des voix. D’autres préfèrent recourir à un processus
consensuel, grâce auquel le groupe traite de toutes les objections soulevées jusqu’à ce que tous les
membres conviennent que cette décision est la meilleure qui soit. Les deux méthodes nécessitent que
le groupe s’entende préalablement sur un processus clair afin que chaque membre du partenariat
sache quand une décision aura été prise.
Peu importe le processus décisionnel choisi, les membres du partenariat doivent réfléchir aux décisions qui
devront être prises, à qui les prendra, et à la manière dont les décisions seront consignées, suivies et
rapportées ou communiquées à l’ensemble du groupe.
En quoi consistera le processus concernant les différentes décisions qui devront être prises? Voici quelques
exemples de décisions quotidiennes sur lesquelles le partenariat devra se pencher :
 Autorité de dépenser de l’argent au nom du partenariat
 Décisions concernant les embauches
 Décisions sur la politique ou l’orientation qu’adoptera votre programme
 Décisions concernant les demandes de subvention
 Décisions sur la planification
Les membres ne s’entendront pas tout le temps. Comment les conflits seront-ils résolus? En cas de
défaillance de votre processus décisionnel, ou de conflits au sein de votre groupe, à quel processus de
résolution aurez-vous recours? Prenez vos dispositions et prévoyez un processus simple sur la méthode de
résolution des conflits.
Communication entre les membres – Réfléchissez à la manière dont votre partenariat tiendra au courant
tous les membres. Quand communiquerez-vous, avec qui et comment communiquerez-vous (réunions
régulières, courriels, bulletins, conférences téléphoniques, site Web, etc.)?
Gestion des fonds – L’organisme principal est désigné par le partenariat pour signer le Contrat de subvention
avec la FTO et en être responsable, ainsi que pour recevoir les fonds, assumer la responsabilisation financière
et fournir tous les autres rapports requis.
Tous les membres du partenariat doivent savoir comment est géré l’argent de la subvention. Cette section
devrait comprendre ce qui suit :
Août 2015
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Qui le partenariat autorise-t-il à décider de dépenser l’argent de la subvention
Comment les factures sont-elles payées
Comment les dépenses et les recettes sont-elles consignées
Qui prépare les rapports financiers pour la FTO et le partenariat, et quand
Quels actifs les membres du groupe contribuent-ils au début du projet et comment ces actifs seront
distribués à la fin du projet
Une fois que vous avez une entente, assurez-vous qu’une personne autorisée au sein de chaque groupe du
partenariat signe et reçoive une copie de l’entente de collaboration.
Août 2015