La communication, un outil précieux qui mène au succès d`une

Newsletter du Syndicat
Intercommunal de Gestion Informatique
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Edition Avril 2012
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La communication, un outil
précieux qui mène au succès d’une
commune moderne et unie
Cécile Hemmen
La communication, un outil précieux qui
mène au succès d’une commune moderne
et unie Page 2
Gilles Estgen
Lorsque les hommes travaillent ensemble, les
montagnes se changent en or Page 5
MACOMMUNE.LU
Edition Avril 2012
Newsletter du Syndicat Intercommunal
de Gestion Informatique
En couverture: Cécile Hemmen
Syndicat Intercommunal de Gestion
Informatique - S.I.G.I.
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Communication
La communication, un
outil précieux qui mène
au succès d’une commune
moderne et unie
Depuis les dernières élections communales, nous assistons,
au sein de la commune de Weiler-la-Tour, à une vraie
modernisation des services communaux, ce qui a un effet
positif sur l’organisation interne de la commune ainsi que
sur les services de communication à destination du citoyen.
Madame Cécile Hemmen, bourgmestre de Weiler-la-Tour,
nous dévoile sa stratégie, déjà source de résultats concrets
réalisés lors des premier 6 mois passés à ce poste.
Tirage:
2500 exemplaires
Sommaire
La communication, un outil
précieux qui mène au succès
d’une commune moderne et
unie
Page 2
Mairie de Weiler-la-Tour
Lorsque les hommes
travaillent ensemble, les
montagnes se changent en or
Page 5
Cécile Hemmen, quels sont les défis qui marquent le quotidien de votre administration
communale ?
La commune de Weiler-la-Tour est une
commune qui, il y a encore quelques années, était de taille modeste. En effet, tous
les citoyens ou presque se connaissaient.
Mais elle a vécu récemment une croissance
fulgurante. Ceci a eu comme conséquence
une « explosion » générale. Si auparavant,
les services administratifs de la commune
fonctionnaient avec 2 fonctionnaires communaux, aujourd’hui 7 sont actifs et il faut
aussi ajouter à ce chiffre les autres employés communaux et ouvriers travaillant
dans d’autres structures de la commune,
comme par exemples la Maison Relais ou les
écoles. Si, dans un passé récent, nous dis-
-2-
posions d’un petit groupe de fonctionnaires
et d’ouvriers communaux, aujourd’hui ce
chiffre s’élève à 86 personnes, tous au service de nos concitoyens. Cette évolution est
à l’origine, aujourd’hui, d’une certaine distance entre le citoyen et son administration,
une distance qui n’existait pas auparavant.
Si autrefois, il y a avait une personne de référence pour chaque citoyen, cette situation
n’est désormais plus possible vu la croissance de notre population qui s’élève à ce
jour à plus de 2 000 habitants.
Le temps est donc venu de nous équiper
d’outils modernes afin de nous rapprocher
plus rapidement de nos citoyens mais aussi
de moderniser l’organisation des processus
au sein de nos propres guichets communaux.
MACOMMUNE.LU
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“Avoir à ma disposition les outils
informatiques qui m’aident à prendre
quotidiennement des décisions inhérentes
à la gestion de mes affaires communales
est devenu une priorité.”
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Cécile Hemmen Bourgmestre de Weiler-la-Tour
Un guichet virtuel est certes une bonne
idée, mais dans une petite commune comme
la nôtre ou les habitants étaient habitués à
s’adresser au guichet communal, il ne faut
surtout pas les priver de cette proximité
avec nos fonctionnaires.
Néanmoins, nous avons beaucoup
d’habitants étrangers au sein de la commune qui rentrent tard le soir et partent tôt
le matin pour aller travailler. Pour ces derniers en particulier, il faut créer un nouveau
point d’ancrage dans la commune. C’est justement pour bien cibler les besoins de cette
jeune communauté de citoyens toujours
croissante, que j’entrevois la pertinence
d’un guichet virtuel. Un « Biergercenter
sur Internet » est absolument indispensable pour une commune moderne. Le portail
macommune.lu simplifie vraiment la vie de
ces citoyens. Nous avons une population
très variée en termes de nationalité. Des citoyens en provenance des pays nordiques,
mais aussi des citoyens d’origine italienne
ou portugaise peuplent notre commune.
S’adresser à eux dans une des cinq langues
que dispose macommune.lu leur apporte
des avantages, spécialement concernant la
compréhension des différents services que
notre commune met à leur disposition.
Il s’agit donc de nos jours d’un réel défi
de gérer les besoins d’une administration
communale moderne dans le domaine de la
communication, des services communaux
et du développement d’infrastructures durables tout en maintenant une saine culture d’investissement financier au bénéfice
des citoyens à l’heure actuelle et dans les
années à venir. Avoir à ma disposition les
outils informatiques qui m’aident à prendre
quotidiennement des décisions inhérentes
à la gestion de mes affaires communales est
devenu une priorité.
Depuis votre nomination en tant que bourgmestre, il y a eu du changement à Weilerla-Tour . Qu’est ce qui vous a motivée à
provoquer le changement au sein de votre
commune ?
A l’occasion de la soirée des élus, le portefeuille des services du SIGI accessibles aux
décideurs communaux a été présenté. Ces
services ont un impact direct sur le métier
communal, sur l’organisation interne de la
commune et fédèrent une communication
moderne à la pointe concernant les attentes
de nos concitoyens.
C’est ce soir-là que j’ai décidé de prendre
contact avec Messieurs Wengler et Gambucci, car je souhaitais de tout cœur que notre
administration ait à disposition tous les
services du SIGI pour une meilleure organisation et une meilleure gestion des affaires
communales. Naturellement, je suis consciente que nos fonctionnaires sont habitués à
travailler à un rythme précis et avec les outils auxquels ils sont habitués. Il est possible
qu’ils soient timides ou peut-être même réticents au changement. Néanmoins, je suis
tout à fait confiante quant à leurs capacités
à m’accompagner dans ce mouvement de
modernisation.
Les outils du SIGI nous aident à relever
les défis quotidiens de la vie citoyenne
communale et me soutiennent de manière
adéquate pour être en conformité avec la loi
au niveau des attentes de notre gouvernement via notre ministère de l’Intérieur dans
le domaine de la gestion des finances communales. Je fais ici allusion au nouveau plan
comptable SEC95.
-3-
Comment le SIGI vous a-t-il accompagnée au
fil des derniers mois dans la réalisation de
vos projets ?
Nous avons lancé une série de projets pour
améliorer les processus de l’organisation
interne de l’administration, ceci visant à
simplifier et à revaloriser le travail de nos
fonctionnaires, échevins et conseiller communaux.
Plusieurs réunions de travail ont eu lieu
avec les différents responsables du SIGI
pour analyser en profondeur les besoins
ponctuels de notre administration. Puis, le
travail de préparation et d’accompagnement
de la part du SIGI a commencé.
Si, en janvier encore, notre gestion du
courrier était manuelle, c’est-à-dire que
chaque courrier adressé à la commune
était inscrit manuellement dans un cahier,
aujourd’hui, cette partie a été numérisée.
Chaque courrier rentrant est scanné et est
immédiatement mis à disposition des personnes concernées sur l’espace collaboratif
de GESCOM (notre Intranet).
Concernant la gestion du calendrier, nous
partageons tous le « même » calendrier communal. Cet outil améliore considérablement
la communication interne au sein de la commune puisque nous évitons tout doublon
d’information et synchronisons l’exactitude
de l’information à travers toutes les parties
concernées.
Un grand pas vers l’avant concerne la mobilité. L’accès sécurisé à distance à l’Intranet
GESCOM (via SharePoint) de la commune
nous fait gagner un temps précieux, évitant tout déplacement inutile au guichet
communal. Etant donné que GESCOM est
disponible 24h sur 24h et 7 jours sur 7, je
peux travailler sur mes dossiers depuis mon
domicile.
MACOMMUNE.LU
Comment avez-vous introduit le service ?
Le contexte de Weiler-la-Tour est particulier. Lors des dernières élections communales, il y avait moins de candidats que
de postes de conseillers à pourvoir. Ceux
qui se sont présentés étaient donc d’office
élus, ce qui a eu pour conséquence que bon
nombre de citoyens ne connaissaient pas
les nouveaux élus. Nous avons profité du
lancement de sms2citizen pour organiser
une séance d’information, mais aussi pour
nous présenter et parler de nos projets pour
les 6 années à venir.
Je souhaite que l’accès à l’information soit
disponible pour tous les élus de notre commune, ce qui signifie que, prochainement,
nos conseillers communaux pourront aussi
accéder aux documents, aux décisions et
aux délibérations communales qui les concernent.
Nous avons donc démarré le début de la
numérisation de certains processus communaux, ce qui permet de revaloriser nos parties concernées et renforcer la communication interne à la commune.
Eu égard aux besoins de nos citoyens, le
SIGI nous a soutenu dans la refonte complète de notre site Internet. Les télé-services de macommune.lu sont accessibles jour
et nuit à nos citoyens et, grâce au service
sms2citizen, nous préservons une liaison
directe avec nos citoyens.
Votre commune Weiler-la-Tour vient
d’adopter récemment sms2citizen. Qu’estce qui vous a motivé dans l’adoption de ce
service?
Compte tenu de mon parcours professionnel, j’ai une grande sensibilité pour
la communication. C’est pourquoi je suis
très contente qu’il existe des outils comme
sms2citizen qui me permettent de joindre
rapidement un grand nombre de personnes.
Existait-il un besoin pour ce genre de service ?
Weiler-la-Tour est une petite commune
de 2 100 à 2 200 personnes, réparties sur
3 localités. Jusqu’il y a peu, quasiment tous
les habitants se connaissaient. Aujourd’hui,
notre commune se compose de beaucoup de
jeunes ménages qui ne sont à leur domicile
qu’en soirée et le weekend, c’est pourquoi
il est important de les intégrer dans la vie
communale à travers un tel outil.
Quels sont les services que vous offrez ?
Dans une première phase, nous ne
voulons pas trop nous disperser, c’est pourquoi nous n’avons activé que la fonction
« News ». Nous en profitons notamment
pour annoncer nos manifestations culturelles. Nous leur avons rappelé qu’il y avait un
cabaret ou que le club de football fêtait un
événement. De cette façon, nous rappelons
aux citoyens les activités qui ont lieu.
Et à l’avenir ?
Je vois clairement l’utilité d’aller plus loin,
de l’employer dans des contextes plus importants, par exemple si nous avons un problème avec l’eau, s’il y a des travaux routiers
prévus et qu’il y a une déviation, si une école
doit rester fermée ou si un changement concernant les bus scolaires est prévu : ce sont
des messages pour lesquels sms2citizen est
prédestiné. C’est en fait la fonction qu’avait
jadis le crieur public. Quand nous l’avons
présenté à la population, les personnes plus
âgées ont craint que ce moyen ne remplace
le « Gemengebuet » et le « Infoblad ». J’ai
dû les rassurer sur le fait que c’était simplement un service supplémentaire.
Y avait-il beaucoup de personnes intéressées ?
Nous avons été étonnés de l’intérêt manifesté. Habituellement, il y avait 50 à 60
personnes pour ce genre de manifestations.
Cette fois-ci, nous en avons dénombré plus
de 200. La salle du Centre Culturel était pleine à craquer, nous n’avions même pas assez de chaises pour asseoir tout le monde !
Ce qui nous a énormément fait plaisir, c’est
le fait que les idées que nous avons présentées ont été applaudies. Cela nous motive
à poursuivre, dans le même état d’esprit, la
transposition de nos plans. Nous sommes
ouverts. Vous pouvez nous montrer chaque
outil qui facilite la vie, nous sommes preneurs !
Quel message de conclusion pouvez-vous
délivrer à vos confrères bourgmestres ?
Avoir à portée de main l’information qui
mène à une décision est d’une valeur indéniable de nos jours. Puisez intelligemment
dans tous les services informatiques du
SIGI qui sont disponibles pour les décideurs communaux. Ces derniers augmenteront considérablement la performance,
l’efficacité, la qualité et la gestion responsable d’une commune moderne et unie. La
commune gagne en transparence envers
son citoyen et son gouvernement. Misant
sur une bonne communication interne, elle
rassurera ses fonctionnaires quant à leurs
nouvelles tâches. Ces derniers continueront
à les assumer en tant qu’accompagnateur
Est-ce que les seniors méritent une atten- privilégié dans le cycle de vie de nos citoytion particulière lors du lancement de ce ens.
service ?
Je pense que oui. Le parrainage est une
idée que m’ont soumise des collègues
bourgmestres et que je veux introduire rapidement. L’idée est d’inclure également des
personnes qui ne se sont pas inscrites. Le
parrain s’engage à transmettre les messages
qui lui sont transmis. C’est également une
façon de tisser des liens et c’est l’un de nos
objectifs politiques d’intégrer un maximum
de résidents dans la vie des villages.
-4-
SIGI
*****
“Je pense que le SIGI a actuellement
franchi définitivement le cap pour
devenir un partenaire fiable et
compétent non seulement pour
les communes, mais aussi pour les
différents ministères... le SIGI n’a pas
encore joué toutes ses cartes. Je suis
impatient de voir les visions et idées
actuelles déployées « sur le terrain »
dans les mois à venir.”
*****
Gilles Estgen Vice-président du SIGI et conseiller communal de Schengen
Responsabilité politique
Lorsque les hommes travaillent
ensemble, les montagnes
se changent en or
Relever avec succès le défi d’une fusion de 3 communes et le lancement du portail citoyen est
le résultat d’un travail bien planifié à l’avance entre des hommes politiques déterminés, des
fonctionnaires motivés et un partenaire qui connaît bien le métier communal.
Les citoyens des communes de Burmerange, Wellenstein et Schengen ont vécu la fusion de celles-ci fin 2011
avec la création de la nouvelle commune de Schengen.
Certes, il ne s’agit pas d’un travail aisé, puisque dans
ce contexte, trois communes individuelles ayant une
histoire et un passé intéressant décident de s’unir en
vue du développement d’un avenir propice et bénéfique
pour la population.
Voici l’entretien que nous avons eu avec Gilles Estgen, vice-président du SIGI et conseiller communal de
Schengen, qui nous dévoile les facteurs clé ayant garanti le succès de cette double mission, à savoir la fusion
des 3 communes et de leurs services et le déploiement
de macommune dans la nouvelle commune.
Monsieur Estgen, comment vous êtes-vous préparé pour
garantir le succès de cette double mission ?
Du côté politique, un élément clé a été la transparence dans nos démarches et nos visions dès le départ.
Il à été clair pour nous que la nouvelle commune allait
miser fort sur les possibilités qu’offrent les nouvelles
technologies dans une approche de simplification administrative en faveur de nos citoyens.
Du côté administration, les travaux de préparation
ont été fondamentaux pour assurer une fusion exemplaire des différentes informations en un tout nouveau
système commun de gestion communale au service des
fonctionnaires des trois anciennes communes. Il est
vrai que l’occasion était idéale pour que la nouvelle
commune de Schengen s’investisse rapidement dans
le déploiement des télé-services de macommune.lu au
profit de ses « nouveaux » citoyens.
En tant qu’élus, nous avons la responsabilité d’offrir
un service de première qualité à nos concitoyens. Il
s’agit d’une tâche ardue car les lois qui règnent dans
le domaine communal changent souvent, sans parler
des adaptations des règlements communaux à la suite
d’une fusion. D’autre part, nos fonctionnaires doivent
continuer à bien accompagner le citoyen tout au long de
sa vie citoyenne. Grâce à l’utilisation des outils offerts
par le SIGI, une disponibilité de leur part pour conseiller directement les citoyens peut être maintenue,
malgré la charge de travail supplémentaire liée à la fusion dans sa phase initial.
-5-
SIGI
étaient présentes. La salle était pleine.
Grâce aux réactions et au retour direct des
citoyens nous avons compris que tout le travail de fond effectué n’était pas vain.
Le SIGI s’est porté garant, en tant que
partenaire stratégique du métier communal, pour la mise en œuvre de cette double
mission; dans le cas de Schengen il a tenu
parole.
En tant que membre du Bureau du SIGI,
j’ai apporté mon soutien, au fil des dernières
années, à la conception des outils métier
communaux GESCOM, sms2citizen et du
portail macommune.lu. Lorsqu’on peut vivre
de près les avantages apportés par les outils
en question à sa propre commune, notamment dans le cadre exceptionnel d’une fusion, cela représente une énorme satisfaction personnelle. Sans aucun doute, ces
outils métier facilitent considérablement la
vie tant au niveau de l’élu qu’à celui du fonctionnaire et du citoyen.
Dans le cas de Schengen, je pense que
chacun des acteurs a fort bien joué son rôle;
la politique, l’administration avec ses services et bien sûr aussi le SIGI.
Dans quelle mesure, vos fonctionnaires vous
ont-ils apporté satisfaction dans la fusion et
le déploiement de macommune.lu?
La réussite d’une telle initiative réside
dans la motivation de nos fonctionnaires à
produire des résultats qui revalorisent leur
quotidien. Je suis très satisfait de leur en-
gagement et de leur volonté à travailler non
seulement en termes de quantité mais aussi
en termes de qualité du détail.
L’ensemble des fonctionnaires de notre
commune s’est engagé à garantir le succès
de cette précieuse opération. Je leur en suis
très reconnaissant, notamment pour leur
confiance et ouverture d’esprit qu’ils ont
témoigné envers les nouveaux outils déployés.
La détermination des responsables politiques ainsi que la mise en confiance par les
acteurs de notre administration, ont finalement convaincus aussi nos citoyens qu’on
est sur la bonne voie.
La presse a témoigné du succès du lancement des télé-services de macommune.lu au
sein de notre commune le 6 mars dernier.
Nous avons utilisé tous les moyens de communication possibles afin d’informer le citoyen des nouveaux services qui sont mis
à sa disposition, depuis notre nouveau site
Internet (qui par ailleurs a été réalisé dans
un temps record grâce au support du SIGI),
en passant par l’avis au public jusqu’au rappel de l’invitation via sms2citizen.
Lors de la réunion d’information pour la
population de Schengen, plus de 120 personnes, sans compter les fonctionnaires
communaux, élus et représentants du SIGI,
-6-
Comment voyez-vous l’avenir du SIGI et son
apport aux communes ?
Je pense que le SIGI a actuellement franchi définitivement le cap pour devenir un
partenaire fiable et compétent non seulement pour les communes, mais aussi pour
les différents ministères comme par exemple celui de la famille avec le CSA et les
offices sociaux ou encore plus récemment
le ministère de l’Intérieur pour la mise en
place du nouveau plan comptable SEC95.
On peut donc tabler sans crainte sur tous
les services métiers qui sont mis à disposition de la part du SIGI.
N’oublions jamais que le SIGI appartient
aux communes. 30 ans d’investissement
dans des solutions informatiques du métier
communal ont créé une valeur considérable,
valeur qui se traduit directement par une
simplification administrative, fédératrice de
transparence au bénéfice de tous les intervenants de la vie communale.
Son apport est d’ores et déjà considérable et le SIGI n’a pas encore joué toutes
ses cartes. Je suis impatient de voir les visions et idées actuelles déployées « sur le
terrain » dans les mois à venir.
Vu la situation économique actuelle et
les ressources financières plus limitées
des communes, je pense que le nouveau
tableau de bord financier sera un outil très
utile. Il va aider les responsables politiques
à prendre les bonnes décisions en matière
d’investissement dans leur commune et à
disposer d’une vue cohérente sur le plan financier pluriannuel.
Puis je pense que la signature électronique nous permettra un grand pas en avant
dans le contexte de la simplification administrative. Elle nous donnera encore davantage de pouvoir dans l’exécution des nouveaux processus communaux, que ce soit en
provenance d’un citoyen ou d’une autre institution communale ou gouvernementale.
Grâce à l’habilité du SIGI à transposer
dans les plus brefs délais les modifications
législatives, les communes sont, juridiquement parlant, en règle ; on peut même parler d’« élément fédérateur stratégique », vu
que le SIGI collabore de plus en plus régulièrement avec le Gouvernement pour transposer ses décisions politiques.
Oui, il est possible de transformer des
montagnes en or, comme le dit le proverbe
chinois. Ce sont les hommes qui travaillent
main dans la main, en contribuant chacun
de son savoir et de ses compétences, qui
créent pour nous tous des valeurs en or, qui
rendent notre précieux temps investi encore
plus valorisant.
SIGI
Schengen, le 06 mars 2012
Plus de 140 personnes, dont 120 citoyens, ont participé au lancement de macommune.lu en présence du
Collège des Bourgmestre et Echevins. Le SIGI remercie
tout le monde présent à cette soirée de l’intérêt apporté au portail citoyen.
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Le portail citoyen macommune.lu
nous simplifie la vie
Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique
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