ASSISTANT MANAGER FACILITIES (bilingual)

ASSISTANT MANAGER FACILITIES
(bilingual)
Toronto ON
Job Posting # 16-064
July 18, 2016
Raymond James Ltd. is seeking an Assistant Manager, Facilities to work in our downtown
Toronto office. Raymond James Ltd. is one of Canada’s leading full-service independent
investment dealers offering high quality investment products and services to Canadians seeking
customized solutions to their wealth management needs.
Reporting to the Manager, Corporate Facilities & Sustainability located in Vancouver BC, the
ideal candidate will act as the Eastern representative for the facilities and property management
group. The role is a combination of projects, such as renovations and sustainability initiatives,
and ongoing administration with building operations.
Specifically, the project entails:
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Assist the Manager, Corporate Facilities & Sustainability manage our properties across
Canada with a focus on Ontario and Quebec;
Ensure all property management policies, procedures and operations are conducted
effectively;
Prepare contracts for review with vendors for cleaning and maintenance, security
services and alarm systems;
Lead the Health and Safety Committee in Ontario;
Participate as a member of the RJ Green Team (Environmental Sustainability).
Assist with the coordination of internal and external moves, security pass distribution,
etc;
Assist with and coordinate all aspects of office maintenance (furniture repairs, plants,
building maintenance);
Maintain security access card database and reconcile with Building Security bi-annually;
Provide back up to the Senior Facilities Associate with stationary ordering, quotation
service administration, etc.
Support and coordinate staff functions and fundraising events; and
Be responsible for various projects as assigned.
The ideal candidate would have the following qualifications and experience:
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Minimum 5 years office management experience;
Fluent in French;
Must work independently;
Strong interpersonal, communication and organizational skills.
Proficiency with MS Office 2000 (focusing on Word, Excel, MS Access, Powerpoint and
Adobe Professional);
Excellent analytical abilities and pay close attention to detail;
Superior problem solving abilities;
Self-starter qualities with a desire to grow within the position;
Patience and dedication to cost-saving initiatives; and
The ability to perform minor lifting and climbing.
This is a full-time position a competitive compensation and benefits package.
If you would like to join our team, please send a resume and covering letter, quoting the
position and Job Posting #16-064 by August 5, 2016 to:
Human Resources
Raymond James Ltd.
2100 – 925 West Georgia Street
Vancouver BC V6C 3L2
[email protected]
To be considered for employment candidates will be required to provide proof of citizenship,
permanent residency or eligibility to work in Canada with no restrictions. We require applicants
to complete a background verification process prior to commencing employment with the
company, including but not limited to a credit and criminal record check. Employment is
contingent on the satisfactory completion of a pre-employment background check.
We sincerely thank all applicants who express an interest in this role: only those being directly
considered will be contacted.
Raymond James Ltd. recognizes the value of a diverse workforce and appreciates the unique
skills and special contribution of each employee. We are committed to accessibility for
candidates through all stages of the recruitment process. Should you require accommodation,
please contact Human Resources via email at [email protected].
DIRECTEUR ADJOINT, INSTALLATIONS
(bilingue)
TORONTO (ONTARIO)
Offre d’emploi no 16-064
18 juillet 2016
Raymond James Ltée est à la recherche d’un directeur adjoint, gestions des installations, pour
son bureau du centre-ville de Toronto. Comptant parmi les courtiers en valeurs mobilières
indépendants de plein exercice les plus importants du Canada, Raymond James Ltée offre des
produits et services de placement de grande qualité aux Canadiens qui cherchent des solutions
personnalisées pour répondre à leurs besoins en matière de gestion du patrimoine.
Travaillant sous la supervision du directeur, gestion des installations et développement durable,
Vancouver (C.-B.), la personne retenue agira comme la représentante de l’Est pour le groupe
gestion des installations et des propriétés immobilières. Elle sera responsable d’un ensemble
de projets, notamment les rénovations et les initiatives en matière de développement durable et
l’administration continue du fonctionnement des immeubles.
Plus précisément, les responsabilités qui incomberont à la personne retenue sont les
suivantes :
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Assister la directrice, gestion des installations et développement durable, dans la gestion
des propriétés immobilières partout au Canada, en portant une attention particulière à
celle de l’Ontario et du Québec.
S’assurer que les politiques, les procédures et les opérations liées à la gestion des
propriétés immobilières sont menées de manière efficace.
Préparer les contrats pour l’évaluation des fournisseurs de services d’entretien et de
nettoyage, de services de sécurité et de systèmes d’alarme.
Diriger le comité de santé et de sécurité de l’Ontario.
Participer, en tant que membre, aux activités de l’Équipe verte RJ (durabilité
environnementale).
Aider à la coordination des déménagements internes et externes, à la distribution des
laissez-passer de sécurité, etc.
Coordonner tous les aspects relatifs à l’entretien des bureaux (réparation de meubles,
soin des plantes, entretien des immeubles).
Maintenir la base de données des cartes d’accès à jour et vérifier, deux fois par année,
la concordance avec les services de sécurité des immeubles.
Apporter un soutien à l’adjoint principal aux installations pour les commandes de
papeterie et d’autres fournitures, l’administration d’offres de service, etc.
Appuyer et coordonner les tâches du personnel et les activités de financement.
Assumer la responsabilité des différents projets qui lui sont assignés.
Le candidat idéal devra avoir les qualifications et l’expérience suivantes :
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Un minimum de cinq ans d’expérience de gestion de bureau.
Parler couramment le français.
Travailler avec un minimum de supervision.
Posséder d’excellentes aptitudes interpersonnelles, communicationnelles et
organisationnelles.
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Maîtriser la suite MS Office 2000 (particulièrement Word, Excel, MS Access, PowerPoint
et Adobe Professionnel).
Avoir un esprit d’analyse aiguisé et porter une attention particulière aux détails.
Faire preuve d’une aptitude marquée pour la résolution de problèmes.
Démontrer de l’initiative et un désir d’avancement dans son emploi.
Faire preuve de patience et d’engagement dans les initiatives d’économies de coûts.
Être capable de soulever des charges légères et de grimper à de faibles hauteurs.
Ce poste à temps plein offre une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels.
Si vous souhaitez vous joindre à notre équipe, faites-nous parvenir votre curriculum vitae avec
une lettre de présentation d’ici le 5 août 2016, en indiquant le poste et le numéro d’offre
d’emploi #16-064 en objet, à :
Service des ressources humaines
Raymond James Ltée
2100 — 925, rue West Georgia
Vancouver (Colombie-Britannique) V6C 3L2
[email protected]
Pour poser sa candidature, vous devez fournir une preuve de citoyenneté, de résidence
permanente ou d’admissibilité à travailler au Canada sans restrictions. Les candidats seront
soumis à une vérification de leurs antécédents avant leur embauche au sein de la firme, ce qui
comprend, entre autres, une vérification de la solvabilité et du passé judiciaire. L’embauche est
conditionnelle à une vérification satisfaisante des antécédents.
Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt pour ce poste, mais nous
communiquerons uniquement avec les candidats retenus.
Raymond James Ltée reconnaît la valeur de la diversité au sein de son effectif et elle apprécie
les compétences et contributions uniques de chaque employé. Nous nous engageons à assurer
l’accessibilité à tous ses candidats à chaque étape du processus d’embauche. Pour toute
demande à ce sujet, veuillez écrire au service des ressources humaines à l’adresse courriel
[email protected]