PPT ORGANISATION CONFERENCE Lyon

Organisation d’une conférence
Candice (Lyon) et Tenile (Strasbourg)
1er avril 2011
Comment choisir un thème et un
intervenant?
Un thème
Choisir un thème qui soit pertinent en terme de
communication externe pour ACF.
Un thème avec des possibilités d’échanges, de partage
et de réflexion
Un thème que votre intervenant maitrise et que vous
connaissez un peu pour pouvoir répondre aux
éventuelles questions
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Comment choisir un thème et un
intervenant?
Un intervenant
Un ancien expat, un administrateur, un spécialiste …
Une personne locale qui a des facilités d’élocution et qui
sait tenir un public,
Une personne fiable et compétente sur ses dires, un vrai
savoir avec des faits à l’appui
Une personne proche de la délégation ou d’ACF pour
avoir un discours commun
Une personne qui aime relater son histoire et qui la
connait assez pour répondre aux questions.
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Comment choisir un thème et un
intervenant?
Enfin, il faut se poser la question : pourquoi organiser une
conférence ?
• il y a une thématique d’actualité importante à aborder ;
• Il y a un sujet que les bénévoles de la délégation aimeraient
savoir davantage et pourquoi pas l’ouvrir au public ?
• On veut aborder un public cible du département pour le faire
mieux connaître ACF et la délégation pour des différentes
raisons et donc on choisit une thématique ciblée à ce public.
• Il y a un intervenant important qui sera dans le département et
on aimerait profiter de sa présence
• Donc, le choix peut être en fonction du thème ou de
l’intervenant :
Thème
Intervenant
Intervenant
Thème
Comment choisir un lieu?
Il faut être un lieu…
• convivial qui permet des échanges
• avec un min de matériel: rétro, ordinateur, micro,
affiches, kakémonos, pour imprégner le lieu de
l’image ACF
• de partage, si possible réservé aux personnes venues
assistées à la conférence
sorte de public attendu
Choix du lieu
quantité de personnes
! Bien choisir aussi la date et l’heure, un soir de semaine
dans un lieu central et fréquenté qui a un bon réseau de
promotion et de communication.
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Organisation en amont
Il y a des tâches à accomplir avant, pendant et après le
jour J!
• Une fois l’intervenant/le thème identifié…
— Définir l’équipe de travail
— Faire une belle liste de tâches et bien les partager
— Faire un rétroplanning (ex: Semaine -6, etc)
— Bien se caler sur date suffisamment en amont pour pouvoir
prévoir de la communication, le lieu et l’heure.
— Réserver la salle
— Définir les supports de communication
— Rappeler l’intervenant à J-3 et prévoir un brief de ce dernier
par les personnes en charges du pays du thème concerné
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Promotion de l’événement
CP à envoyer aux médias régionaux à J-10 et J-3
Invitations à votre réseau vip, mailing de la délégation
et public cible
Message aux éventuelles délégations à proximité
Message sur le site institutionnel d’ACF et sur le site
de votre délégation
Infos Facebook (création d’un « événement »)
Affichage (obs: validation du siège)
Invitations écoles et autres partenaires
Sms aux personnes proches
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Organisation le jour J
Avant le début
• Définir les tâches de chaque bénévole
• Préparer le matériel nécessaire (ordi, micro,
projecteur, enregistrement, prise de photos, de l’eau
…)
• Tester le document utilisé par l’intervenant
• Décorer le lieu (affiches, kakémonos, fléchages,
flyers sur les tables…)
• Préparer stand (accueil, informations et ventes
goodies)
• Pourquoi pas projeter le film institutionnel en
attendant?
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Organisation le jour J
La conf elle-même...
•
•
•
•
•
Présenter ACF en bref
Présenter la délégation en bref
Présenter l’intervenant (son CV) et lui donner la parole
Inviter les public à poser des questions
Remercier l’intervenant et le public
Après la conf...
• Rester à la disposition du public pour questions et
renseignements
• Rangement
• On boit un verre …
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Organisation après…
Email de remerciement l’intervenant, les personnes
qui se sont intéressées à ACF et les journalistes
présents
Debrief avec les bénévoles
Médiatisation:
• photos et CP a envoyer aux journalistes absents
• photos et articles à mettre en ligne sur le site ACF de
la délégation
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Points positifs
Echanger
Apprendre
S’enrichir
Partager
Recruter de nouveaux bénévoles
Faire connaitre la délégation
Parler d’ACF
Sensibiliser un large public
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Points négatifs
Investissement limité
Communication efficace mais peu de retombées
médias
Peu de ventes
Difficulté à trouver des intervenants
Mais en gros… pas de points négatifs, très facile à
mettre en place
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Résumé
A faire si possible de façon régulière pour que
• les bénévoles gardent la motivation
• la population aperçoit la délégation comme active et
les conférences comme une opération phare dans le
département
! Si besoin on peut vous aider:
Candice: [email protected]
Tenile: [email protected]
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