Assistante de direction et de gestion

CENTRE NATIONAL POUR LE DEVELOPPEMENT DU SPORT
Assistante de direction et de gestion
Catégorie : B
Direction générale
Assistante du Directeur général
Localisation du poste
CNDS – 69/71, rue du Chevaleret – 75013 PARIS
Effectif
La présidente du Conseil d’administration, le directeur général, au sein d’un
établissement de 24 agents.
Missions du poste
1- Assister le Directeur général dans l’organisation quotidienne de son travail
et contribuer au bon déroulement des activités du service.
Le secrétariat contribue, avec le secrétariat général, à la coordination générale des
départements du CNDS. Il assure le suivi administratif et les relations avec les
interlocuteurs de la Direction : cabinets ministériels, tutelle administrative,
fédérations sportives…
2-
Assurer la préparation, la mise en œuvre et le suivi des Conseils
d’administration de l’établissement
3- Participer au suivi des affaires générales et être en capacité de s’investir sur
des tâches transversales sous l’autorité du Secrétaire général
Description de l’emploi
L’agent est placé sous l’autorité du directeur général de l’établissement qui définit
ses missions et ses horaires de travail.
Il devra assurer, outre les missions classiques incombant à un(e) assistant(e) de
direction, comme :
- Le traitement du courrier à l’arrivée et au départ (enregistrement dans un
tableau dédié)
- La réception et la gestion des appels téléphoniques ;
- Le suivi rigoureux de l’agenda ;
- L’organisation de réunions, de déplacements ;
- La préparation des dossiers des réunions du directeur général ;
- La rédaction de courriers, notes administratives, comptes rendus ;
- La rédaction des comptes rendus des comités de direction et réunions de
service auxquels il participe ;
- Le classement et l’archivage.
Gestion du Conseil d’administration :
- La préparation du dossier du conseil d’administration en lien avec
l’ensemble des départements du CNDS ;
La rédaction des procès-verbaux des conseils d’administration auxquels il
participe ;
- Le suivi de la mise à jour des textes réglementaires ainsi que leurs
publications sur le site Internet de l’établissement ;
- Le classement informatique des délibérations du Conseil d’administration ;
- Le suivi des conventions, notamment celles entre le CNDS et le CNOSF et
celles du CPSF, en lien avec le Secrétaire général ;
- La mise à jour des listings et des bases de données, notamment lors du
renouvellement des membres du conseil d’administration
Participation au suivi des affaires générales :
- Supplée l’agent chargé des affaires générales en cas d’indisponibilité ;
- Assure le suivi des nominations des délégués territoriaux adjoints de
l’établissement et la mise à jour des délégations de signature ;
- Veille au respect du plan d’archivage de l’établissement ;
- Participe, dans le respect des exigences du GBCP, au suivi des actes
engagés par le Secrétariat général, ayant des conséquences financières, en
lien avec l’agent chargé des affaires générales
Aptitudes et compétences
recherchées
Respect des délais, esprit d’équipe, sens de la discrétion, qualité de rigueur et de
méthode, respect des procédures, sens de l’initiative, qualité d’écoute et d’accueil.
Esprit d’analyse et de synthèse, capacités relationnelles et rédactionnelles.
Capacité d’adaptation.
Solides compétences en bureautique informatique (Word, Excel, Power Point,
Outlook…)
Connaissances administratives et juridiques souhaitées
Connaissance des règles de base de fonctionnement de la fonction publique d’Etat
La connaissance de l’organisation de l’État en général et du Ministère de la ville, de
la jeunesse et des sports et de ses services déconcentrés en particulier serait
appréciée.
En cas de recrutement par voie d’affectation ou de détachement, corps de catégorie
B de la fonction publique Etat ou Collectivités territoriales
En cas de recrutement d’un agent contractuel, Bac + 2 minimum ou licence
professionnelle
Contraintes particulières liées
au poste
Obligation de discrétion professionnelle pour tous les faits et informations dont il
pourrait avoir connaissance à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.
Disponibilité.
Les intérims se feront avec –l’agent chargé des affaires générales - durant les
absences et congés.
Position administrative
Poste à pourvoir, en fonction de la situation d’origine, par:
- voie d’affectation ;
- voie de détachement auprès du CNDS ;
- voie de recrutement direct sur contrat par le CNDS.
Poste vacant à partir du 1er novembre 2015.
Personne à contacter
Monsieur Jean-François GUILLOT, Directeur général
ou
Monsieur Arnaud DEZITTER, Secrétaire général.
Tel : 01 53 82 74 32 ou [email protected]
Modalités de candidature
Envoi des candidatures par courriel à [email protected]
avant le 23 octobre 2015
Les candidatures comprendront impérativement
- une lettre de motivation manuscrite
un curriculum vitae détaillé