Guide du Secrétaire Financier

Guide du
Secrétaire
Financier
Un leadership
basé sur la Charité,
l’Unité et la Fraternité
Guide du Secrétaire Financier
Les relations fraternelles entre les personnes et la coopération pour ériger une
société plus juste ne représentent pas un rêve utopique, mais ils sont les fruits d’un
effort concerté, au service du bien commun, de la part de tous. — Pape François
Vous avez été choisi comme Secrétaire Financier par votre Conseil ; ensuite, le
Chevalier Suprême a procédé à votre nomination. Grâce à votre professionnalisme,
votre précision, vos excellentes habiletés organisationnelles et votre rapidité
d’exécution, votre Conseil sera financièrement fort et apte à mettre en œuvre des
projets charitables dans votre paroisse et dans votre communauté.
Ce guide a pour mission de vous aider à être un Secrétaire Financier efficace. Ainsi,
vous devez :
• Comprendre vos devoirs et responsabilités ;
• Vous assurer que les règles comptables appropriées soient suivies ;
• Conserver des archives comptables précises ;
• Collaborer aux Cérémonies d’Accueil au Premier Degré ;
• Tenir une comptabilité fidèle des mouvements d’argent dans votre Conseil ;
• Présenter rapidement la facturation et les états de compte à votre Conseil
pour l’obtention des autorisations de paiements ;
• Vous assurer que tous les membres de votre Conseil soient en règle avec
leurs cotisations.
La meilleure évaluation de votre compétence comme Secrétaire Financier est de vous
poser la question : «Ai-je maintenu les archives et les comptes de mon Conseil avec
professionnalisme, exactitude, célérité et intégrité ?»
Si votre réponse est affirmative, alors vous avez été efficace.
Les 10 clés de votre succès comme Secrétaire Financier :
1. Demeurez organisé.
2. Maintenez à jour les livres comptables du Conseil.
3. Émettez les états de compte des cotisations et les cartes de membres avec
célérité.
4. Établissez de bonnes relations avec les membres de votre Conseil, le Conseil
d’État et le Conseil Suprême.
5. Faites la promotion des excellents programmes d’assurance disponibles auprès
de votre Ordre.
6. Conservez une comptabilité précise des mouvements d’argent dans votre
Conseil.
7. Ayez une connaissance pratique des Lois et Règlements de l’Ordre ainsi que de
la règlementation de votre Conseil et portez assistance aux membres afin qu’ils
se conforment à ces obligations.
8. Soumettez vos livres et archives de comptabilité lors des vérifications
comptables.
9. Utilisez les outils informatiques «Gestion des membres/Facturation des
membres» disponibles sur le site Internet de l’Ordre.
10.Demeurez informé en révisant régulièrement les outils fournis par votre
Conseil d’État ainsi que par le Conseil Suprême.
Demeurez organisé.
Être bien organisé est vital pour correctement assumer vos responsabilités. Le maintien
de bonnes habiletés d’organisation vous aidera dans vos tâches administratives comme
Secrétaire Financier. Pour connaître le succès dans vos fonctions, gardez vos dossiers
organisés et préparez vos présentations lors de vos réunions de Conseil.
Gardez à jour les livres comptables du Conseil.
Une partie importante de vos devoirs est de maintenir à jour les dossiers de chacun des
membres de votre Conseil. Vérifier régulièrement, ou le plus souvent possible, les
données du Conseil Suprême, afin d’en assurer la concordance avec celles de votre
Conseil. Vous pouvez vérifier la précision des données de votre Conseil en consultant
la section «Officiers» en ligne du site Internet des Chevaliers de Colomb
(www.kofc.org) et vous pourrez également comparer vos données avec celles inscrites
au tableau de bord du Conseil. Si vous constatez une ou des divergences, agissez
rapidement afin de la résoudre.
Émettez les états de compte des cotisations et les cartes de membres avec célérité.
Un traitement rapide des avis de cotisations est primordial à la stabilité financière de
votre Conseil ; en outre, les membres de votre Conseil s’attendent à une émission
rapide de leurs cartes de membre. Pour vous aider dans ces tâches, le Conseil Suprême
propose des outils informatiques «Gestion des membres/Facturation des membres»
disponibles dans la section «Officiers» en ligne sur le site Internet des Chevaliers de
Colomb à l’adresse www.kofc.org. Ce système vous aidera à tenir des fichiers membres
précis autant pour votre Conseil que pour le Conseil Suprême.
Établissez de bonnes relations avec les membres de votre Conseil, le Conseil d’État
et le Conseil Suprême.
Maintenir de bonnes relations fraternelles avec les membres du Conseil, de même
qu’avec le Conseil d’État et le Conseil Suprême aidera à coordonner les opérations de
votre Conseil. En agissant ainsi, de solides liens s’établiront entre nous en tant que
fraternité catholique. Ces relations cordiales aident également à favoriser la participation
des membres lorsqu’elle est requise ou lorsque vous les interpeler individuellement. Par
exemple, en participant aux activités charitables de votre Conseil, vous ne contribuez
pas uniquement au succès de l’événement, mais vous apprenez à mieux connaître les
membres ainsi que leurs familles, vous établissez aussi des amitiés et développez une
fraternité qui peut s’étendre jusqu’aux paliers du Conseil d’État et du Conseil Suprême.
Faites la promotion des excellents programmes d’assurance disponibles auprès de
votre Ordre.
Chacun des membres, de même que leurs familles, ont accès aux produits d’assurance
hors pair de notre Ordre. Notre société fraternelle d’assurance figure parmi les mieux
évaluées en Amérique du Nord et est toujours prête à subvenir à la sécurité financière
des familles de nos membres. Pour vous assurer que les membres connaissent ces
avantages :
r Faites parvenir promptement un exemplaire des formulaires Fiches de membres
(n° 100F) au Directeur d’agence responsable de votre Conseil.
r Encouragez les nouveaux membres, ainsi que leurs familles, à considérer
prendre avantage de nos produits d’assurance telle la «Rente pour nouveau
membre».
Conservez une comptabilité précise des mouvements d’argent dans votre Conseil.
Il s’agit de l’une de vos principales tâches, comme Secrétaire Financier, que d’assumer la
responsabilité de surveiller les mouvements d’argent dans votre Conseil. Vous devez
vous assurer que ces mouvements soient adéquatement comptabilisés. Suivez les
directives appropriées lorsque vous recevez et dépensez des sommes d’argent. Ces
procédures sont décrites dans la section «Secrétaire Financier» du fascicule «Gestion
des ressources des Chevaliers de Colomb». Pour accomplir cette tâche, utilisez les outils
informatiques «Gestion des membres/Facturation des membres» disponibles dans la
section «Officiers» en ligne du site Internet des Chevaliers de Colomb.
Ayez une connaissance pratique des Lois et Règlements de l’Ordre ainsi que de la
règlementation de votre Conseil et portez assistance aux membres afin qu’ils se
conforment à ces obligations.
Comme Secrétaire Financier, vous êtes responsable de vous assurer que tous les
nouveaux membres signent le rôle constitutionnel de l’Ordre qui les assujettit aux lois
de l’Ordre ainsi qu’aux règlements du Conseil. En vous familiarisant avec ces lois, vous
pourrez aisément répondre à toutes les questions que les membres pourraient soulever
en lien avec ces lois.
Soumettez vos livres et archives de comptabilité lors des vérifications
comptables.
Validez votre intégrité et votre professionnalisme dans la gestion de tous les détails
des mouvements d’argent dans votre Conseil. Rendez vos livres comptables et vos
documents disponibles aux Syndics et au Grand Chevalier qui ont la
responsabilité de produire les Rapports semi-annuels de vérification du Conseil
(n° 1295F) ; pour accomplir cette tâche, ils ont besoin de votre collaboration. La
remise des rapports de vérification au Conseil Suprême est nécessaire afin que les
bons de garantie puissent être émis pour protéger votre Conseil. Il en va de même
pour que le bon de garantie émis au nom du Secrétaire Trésorier de votre Conseil
puisse demeurer en vigueur.
Utilisez les outils informatiques «Gestion des membres/Facturation des
membres» disponibles sur le site Internet de l’Ordre.
Tous peuvent accéder au site Internet des Chevaliers de Colomb www.kofc.org.
Comme Secrétaire Financier, vous avez accès à la section sécurisée
«Administrateurs en ligne» du site qui propose les outils informatiques «Gestion
des membres/Facturation des membres». Ces outils constituent le meilleur
moyen pour contrôler les données sur vos membres ainsi que vos dossiers de
facturations. Vous avez également accès au Bureau de références des officiers, à la
règlementation en ligne ainsi que la possibilité de commander des fournitures en
ligne pour votre Conseil.
Demeurez informé en révisant régulièrement les outils fournis par votre
Conseil d’État ainsi que par le Conseil Suprême.
Demeurez à jour avec les projets et les directives proposés par votre Conseil d’État,
de même qu’avec ceux et celles du Conseil Suprême, fera de vous la personne à
consulter pour les officiers et les membres de votre Conseil. De plus, le CD
contenant la trousse «S’Élever … en servant» est posté à votre attention au début
de chacune des années colombiennes. Assurez-vous de prendre connaissance de
tout le matériel contenu dans la trousse et de le distribuer à l’équipe de gestion de
votre Conseil.
Pour de plus amples informations concernant votre rôle de Secrétaire financier,
référez-vous au fascicule «Gestion des ressources des Chevaliers de Colomb».
Ce Guide du Secrétaire Financier remplace tous les
guides et la documentation précédemment publiés.
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