Responsable standard - Neuilly

MAIRIE DE NEUILLY-PLAISANCE
Fiche de poste
Responsable du standard
DEFINITION
SUCCINCTE DU
POSTE
Le/la titulaire du poste est chargé(e) de gérer l’accueil physique et téléphonique de la
mairie.
Ce poste comprend trois aspects principaux :
- l’interface avec la population
- l’interface avec les services interne dont l’articulation avec les gardiens mairies
- l’intégration de l’accueil avec le fonctionnement du service affaires générales dans
l’optique du développement du guichet unique
SITUATION FONCTIONNELLE DU
POSTE
Quotidien : habitants de la commune, citoyens concernés par
des questions du ressort de la collectivité.
Service de la collectivité dont : Services Techniques, Affaires
Générales, Direction Générale des Services, Secrétariat du Maire
Service : Affaires générales
Poste de rattachement hiérarchique :
Directeur des Affaires Générales
Localisation : Mairie, rue du Général de Gaulle,
Neuilly Plaisance
FINALITE DU POSTE
CHAMP RELATIONNEL DELIMITE PAR LE POSTE
(FACULTATIF)
(UNIQUEMENT POUR LES CADRES)
Fréquent : livreur, prestataires de la collectivité, Elus
Occasionnel : structure étatique (préfecture, police, INSEE)
CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE
- Sujétions particulières en termes d’horaires, suivant une
périodicité sur 15 jours,
- heures supplémentaires en cas de congés ou de formation de
la 2ème standardiste (fin de service à 18h30).
- 1 samedi matin sur deux travaillé (08h30 à 12h00)
DEGRES D’AUTONOMIE
- Autonomie dans l’organisation et l’exécution des tâches quotidiennes directement liées à l’activité de la réception
du public physique et téléphonique.
- Prise en charge de l’organisation et de la coordination du travail de l’agent associé à l’accueil.
- Travail sous le contrôle et en collaboration avec le Directeur du service des Affaires Générales sur les autres
volets de l’activité.
DESCRIPTIF DES ACTIVITES DU POSTE
- Assurer l’encadrement de l’agent associé à l’accueil, gestion de l’application des consignes, vérification de
l’obtention des objectifs.
- Etablir et faire établir par écrit les procédures de fonctionnement (fiche) liées à l’activité de l’accueil
- Accueil du public (physique et téléphonique)
- Identifier et qualifier la demande, s’assurer de la fiabilité et de la qualité des réponses données.
- Réceptionner, informer, orienter, accompagner la première demande au plan administratif, au delà de la simple
transmission du document des pièces à fournir.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Connaître et renseigner sur les dispositifs, les procédures et les manifestations programmées par la commune.
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- Remettre les documents comme les cartes d’identité ou documents administratifs.
- Affranchir le courrier de la collectivité en conformité avec la rigueur budgétaire appliquée
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre et réagir avec pertinence pour leur diffusion.
- Enregistrer les mouvements de courrier y compris par scanner
- Réaliser les tableaux de suivi sur logiciel
- Réaliser les inscriptions sur la liste électorales à partir du logiciel métier
- Opérer un tri régulier et une réactualisation des informations disponibles, en vérifier la validité
- Gérer les stocks d’imprimés et de fournitures administratives
- Rédiger des comptes rendu et des courriers
- Respects des délais de transmission et de la définition des objectifs assignés
- Assurer le suivi des procédures et des décisions
- Anticiper les difficultés, les formaliser et les retransmettre d’une manière pro active à la hiérarchie
- Mettre à jour ses connaissances.
- Utilisation privilégiée des moyens dématérialisés, courriel, support informatique.
- Vendre et distribuer les billets de spectacles en respectant les règles de régie
- Gestion des plannings de rendez-vous (navettes…)
- Assurer l’affectation des salles de réunion et de la gestion de leur ouverture et fermeture
COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE
Les compétences sont hiérarchisées par le chef de service en deux niveaux :
 Indispensables (I)
 Souhaitables (S)
Savoir-faire :
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
(S)
Connaissance et utilisation courante de la langue française écrite (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire
professionnel). (I)
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques. (I)
Maîtrise des techniques de recherches documentaires. (I)
Capacité d’anticipation et d’interpellation envers sa hiérarchie. (I)
Connaissance de base sur l’état civil et les démarches concernant les documents d’identité. (S)
Savoir-être :
Maîtrise de l’expression orale, capacité de reformulation et d’écoute (I)
Conserver sa neutralité et objectivité face aux situations. (I)
Connaissance des techniques de gestion des situations conflictuelles. (I)
Veiller au respect des codes de présentation et à l’image attendue par la population vis-à-vis des opérateurs de
l’accueil
Les activités recensées dans cette fiche ne constituent qu’un « instantané » du poste.
A tout moment, le supérieur hiérarchique peut-être conduit à les compléter et / ou en adapter le contenu
en fonction de l’évolution des missions ou objectifs dévolus au service.
Fiche de poste établie le : 03/10/2016
Avec le concours de : Direction Générale des Services / Responsable des Affaires Générales
Son titulaire :
Le supérieur :
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