Mise en œuvre d`une solution de gestion du

PROCEDURE ADAPTEE
(article 28 du Code des Marchés Publics)
JUILLET
2013
Mise en œuvre d’une solution de gestion du service
d’accueil pour la petite enfance et le périscolaire
Cahier des Clauses Techniques Particulières
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1 Objet de la consultation
1.1 Préambule
En mai 2014, prendra fin le marché de gestion d'accueil périscolaire mis en œuvre
par la commune de Jacou en 2011.
Les résultats de cette solution se sont avérés très satisfaisants. En conséquence, la
collectivité souhaite s'équiper d'une solution intégrant la Petite Enfance, compatible
avec la mise en œuvre d'un guichet unique.
Le système proposé devra intégrer la possibilité de mise en place future d’une
solution monétique et de gestion complète et centralisée de l’ensemble des services
payants de la collectivité.
L’outil devra impérativement être opérationnel au 1er mai 2014.
1.2 Objectifs
L’objectif est de permettre à tous les enfants de 3 mois à 11 ans, de bénéficier
librement des prestations d'accueil et de restauration offerts par la collectivité.
A terme, le système devra être en capacité de gérer tout autre service payant que la
commune de Jacou souhaiterait éventuellement mettre en place. Un « guichet
unique » permettrait à chaque famille d’y accéder librement. Il devra également
autoriser l'accès à certains liens utiles pour les familles (exemple : centre aéré,
MJC..) et réserver un espace INFORMATION convivial.
L'ergonomie et la facilité d'utilisation de l'ensemble du portail " familles" feront
l'objet d'une attention particulière des candidats
Le système proposé devra être de nature à générer un gain de temps significatif
pour les agents actuellement affectés à ces tâches.
L’alimentation monétaire du « compte famille » (prépaiement) sera effectuée, soit en
mairie (chèques ou espèces) ou via Internet.
La gestion des prestations (inscription, pointage, enregistrement, …) sera effectuée
directement en mairie ou sur les sites de consommation. Les informations seront
centralisées en mairie pour l’exploitation des données.
La solution doit intégrer la possibilité, pour les familles, de consulter et de créditer
leur compte via internet. Le manque de crédits doit leur être signalé par l’envoi
automatique d’une relance SMS couplée à une relance courriel.
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1.3 Etat des lieux
1.3.1 Les sites
- la mairie (régies de recettes),
- l’école primaire Condorcet qui compte trois bâtiments scolaires séparés, le
restaurant scolaire,
- l’espace Françoise Dolto qui accueille les activités périscolaires et abrite le
« service Jeunesse »,
- l’école maternelle Thierry Pautes,
- la maison de la petite enfance « Sabine Zlatin »,
et à titre indicatif, dans l’éventualité d’une évolution du système :
- la bibliothèque municipale,
- l’espace du Parc de Bocaud qui comprendra une salle de spectacles d’une
capacité de 250 places,
- l'espace Prévert (accueil des adolescents en ALSH)
1.3.2 Les données chiffrées
Le nombre d’enfants actuellement accueillis par site est de :
- école primaire Condorcet :
- école maternelle Thierry Pautes :
- maison de la petite enfance Sabine Zlatin :
400
235
90
Le nombre de repas servis en 2012 était de :
- restaurant scolaire (+ de 6 ans) :
- restaurant scolaire (- de 6 ans)* :
34 498
19 354
* Il est précisé que les enfants de 2 à 5 ans déjeunent dans les locaux de
l’école maternelle dans une salle aménagée à cet effet (soit 120 enfants
environ).
Le nombre d’accueils périscolaires 2012 :
- accueil du matin (de 7 H 30 à 8 H 50) :
- primaire :
- maternelle :
8 570
4 807
- accueil du soir (de 17 H 00 à 18 H 30) :
- primaire :
- maternelle :
6 386
7 478
Le nombre d’accueils petite enfance 2012 :
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- collectif : 7661 journées / 70 inscrits/ 45 places / jour
- familial : 2299 journées / 12 inscrits / 12 places / jour
1.4 L’équipement informatique
1.4.1 Le serveur
Le serveur est installé en mairie. Les candidats sont invités à se rapprocher de
la société ECHO-SYSTEMES (Montpellier – tél. : 04 67 99 09 94), prestataire
informatique de la collectivité.
1.4.2 Equipements sur sites
1 poste par école (2 postes au total)
1 poste au service « Jeunesse » (bâtiment F. Dolto)
4 postes de gestion en mairie
2 postes de gestion pour la petite enfance
Tous les postes utilisés sont sous environnement Windows 7 Pro.
1.4.3 L’environnement réseau
La commune est équipée d’un réseau hertzien permettant des liaisons rapides
intersites et une intégration de ces sites au domaine de la mairie.
2 Matériels, services et prestations demandés
2.1 Logiciels et Matériels
La collectivité se réservant le choix d'une solution locale ou hébergée, le
candidat est invité à présenter une offre pour chacune des deux solutions.
Il doit proposer la fourniture des logiciels et des matériels suivants :
Sur sites :
1°) un logiciel de gestion assurant les fonctions suivantes :
- création, modification et suppression des données personnelles familiales,
- pour le Temps d'Accueil Périscolaire (TAP) : prestation gratuite d'une
heure/jour les lundi, mardi, jeudi et vendredi (16h-17h) : intégration d'un
système de réservations obligatoire à destination des familles et édition
d'états statistiques de cette prestation,
pour l’accueil de loisirs associé à l’école (ALAE), calcul du tarif des
consommations : restauration et accueil (en fonction des revenus sur la base
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-
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des données fournies par la Caisse d’Allocations Familiales) ; actuellement
quatre tarifs sont appliqués pour la restauration et quatre pour l’accueil
périscolaire,
attestations de présence ou fiscales,
alimentation des comptes famille (chèques, espèces, internet),
consultation des comptes famille,
production de justificatifs (factures, états, …)
production de statistiques,
relances aux familles dont le compte est débiteur,
pour la petite enfance, calcul des tarifs en fonction des revenus sur la base
des données fournies par la CAF.
2°) six tablettes tactiles réparties comme suit :
- 2 à l’école élémentaire Condorcet,
- 1 à l’école maternelle Thierry Pautes
- 3 à la maison de la petite enfance.
2.2 Portail d'accès internet :
Le candidat doit proposer les services suivants :
1°)
2°)
3°)
4°)
Portail d'accès internet
Paiement des consommations par carte bancaire
Alertes SMS – COURRIELS
Espace dédié aux échanges d'informations
2.3 Prestations :
Le candidat doit :
- indiquer les conditions nécessaires à la mise en œuvre de la solution
(caractéristiques techniques minimales du serveur, des ordinateurs, équipements
électriques, …),
- indiquer clairement les éventuels besoins en matériel ou logiciel non cités dans le
chapitre 2.1 : « logiciels et matériels » en précisant s’il s’agit d’une obligation ou
d’une option facultative.
-
livrer et installer l’ensemble des logiciels et matériels nécessaires,
-
configurer l’ensemble de la solution,
-
assurer la mise en service de la solution en collaboration avec le prestataire
informatique de la collectivité,
-
prévoir la récupération des données à partir de la base existante,
-
former les utilisateurs aux différents outils mis en œuvre,
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3 Spécifications générales de la solution
3.1 Contrôle d’accès
L’accès au logiciel doit être géré par un nom d’accès et un mot de passe.
Un droit d’accès est délivré à chaque utilisateur en fonction de ses attributions.
L’administrateur doit pouvoir gérer les droits de chaque utilisateur.
Un fichier doit permettre le suivi des sessions des utilisateurs (ouverture, fermeture,
activité).
3.2 Saisie des données – Contrôle de cohérence – Ergonomie - Gestion des préinscriptions
La saisie des données doit, chaque fois que cela est possible, être simplifiée au
maximum.
Le logiciel doit permettre la saisie de l’état civil des enfants, des informations
relatives aux responsables légaux et éventuellement aux responsables payeurs s’ils
sont différents, des informations particulières en cas de familles recomposées, de
gardes alternées… (en intégrant par exemple la possibilité d'affecter plusieurs
quotients familiaux pour un même enfant), des données relatives à l’école et la
classe (possibilité d’établissement de listes par classe ou autres critères), des
revenus de la famille et des régimes d'affiliation, des informations sur l’état de santé
des enfants (dossier médical complet : vaccinations, conditions de naissance,
développement, traitement pour affection chronique, risques liés aux allergies et
intolérances alimentaires, PAI, personne(s) à contacter en cas d’urgence, des
justifications d’assurance pour chaque enfant.
Des contrôles automatiques doivent être prévus afin d’empêcher la saisie de
données incohérentes (dates, numéros d’enregistrement divers, …). Un message
d’erreur devra systématiquement s’afficher pour les homonymes (contrôle des
doublons).
L’ergonomie des tablettes d’enregistrement fera l’objet d’une attention particulière.
3.3 Traitements des données
Le logiciel doit permettre le traitement des données suivantes :
- enregistrement des inscriptions aux activités (y compris pour les accueils
occasionnels en halte-garderie),
- enregistrement des visites médicales,
- acceptation des règlements de fonctionnement et protocoles médicaux,
- calcul des tarifs des différents services proposés,
- relevés et historique des consommations,
- consultation et suivi des paiements (écran ou impression),
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-
consultation et édition des comptes familles (débits/crédits) sur la période
en cours et en historique.
-
prise en compte des vacances scolaires applicables à
Montpellier,
la zone de
Dans l’hypothèse d’une gestion future d’autres services payants, le logiciel doit
également être en capacité de gérer l’ensemble des prestations facturées par la
commune.
Il doit prévoir la possibilité d’une gestion en post paiement (facturation) selon un
mode de facturation multicritères (heure, jour, mois, forfait, etc…)
Il doit également permettre d’intégrer plusieurs modes de calcul (barème, forfait,
abattement, gestion des absences …) en fonction des services proposés, soit par
saisie de quantités, soit par récupération de données à partir d'un outil de pointage.
3.4 Outils de Gestion
3.4.1 Prépaiement
Le logiciel doit gérer la recette en temps réel, délivrer un reçu ou une facture selon le
mode de paiement (espèces, chèques, internet, …)
3.4.2 Encaissements
En vue de la gestion future d’autres services payants, le logiciel doit être en capacité
d’éditer une facture unique en fin de période (le mois par exemple) récapitulant
l’ensemble des prestations facturées sur un même compte.
Il doit aussi permettre une ventilation des consommations et des recettes
correspondantes par nature d’activité et par type de paiement.
3.4.3 Impayés
Le logiciel doit assurer une gestion automatique des impayés avec possibilité de
relance.
3.4.4 Remboursements
Le logiciel doit permettre la gestion des remboursements d’indus.
3.4.5 Rectifications - Régularisations
L’administrateur doit être en mesure de procéder, à tout moment, à toute rectification
ou régularisation d’une erreur matérielle (erreur d’affectation d’un règlement par
exemple).
Chaque utilisateur, a la possibilité, en fonction de ses attributions, de procéder à des
rectifications ou régularisations sur une période définie au préalable.
Afin de limiter le nombre d’erreurs de saisie et par la suite de régularisations, chaque
usager doit obligatoirement s’acquitter de la procédure de « validation » de ses choix
avant tout enregistrement définitif.
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3.5 Editions
Le logiciel doit au minimum permettre l’édition des documents suivants (une mise en
page à en tête de la collectivité est à prévoir) :
- fiche d’inscription (récapitulant, pour chaque enfant, tous les éléments de
saisie)
- attestation d’inscription
- registre d’inscriptions (entrées, sorties)
- liste d’élèves (ordre alphabétique, par école, par classe, …)
- pour le multi-accueil collectif, liste des enfants par type d'accueil, par groupe
de tranche d'âge, liste d’attente
- pour le service d’accueil familial fiches mensuelles des présences par
assistante maternelle
- liste des usagers triés en fonction des besoins (par nature d’activité, par
tranche d’âge, par service, par période, …)
- reçu de paiement en édition immédiate avec indication de la somme versée
et du solde du compte
- attestation de présence sur un ou l’ensemble des services donnés
- relevé ou facture pour le post-paiement
- lettre de relance
- états récapitulatifs (consommations, recettes, …)
L’édition de certains justificatifs par les usagers disposant d’un accès via
internet doit être possible (fiche d’inscription, attestations, relevés).
3.6 Editions des statistiques
L’édition de statistiques à partir de n’importe quelle donnée significative contenue
dans le logiciel doit être possible.
Les résultats sont consultables à l’écran et utilisables sous « excel ».
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4 Divers
4.1 Formations
Le logiciel doit être livré paramétré. Le prestataire doit assurer une formation
adéquate pour la prise en main du logiciel par les agents concernés. Une adaptation
du paramétrage est envisageable, afin d’approcher au plus près l’organisation des
services.
Lors de l’installation, le prestataire donne les explications techniques nécessaires
aux utilisateurs pour la gestion des droits, la sauvegarde et les modifications
mineures dans le paramétrage.
La formation concerne les agents des services utilisateurs.
Le nombre de personnes à former est de :
4 en mairie (administrateurs)
3 à la maison de la petite enfance (administrateurs)
4 à l’école primaire
2 à l’école maternelle.
La présence sur site d'un technicien sera exigée les deux premiers jours :
- du lancement de l'application en phase réelle : mai 2014,
- de la rentrée scolaire de septembre 2014.
4.2 Documentation
Le prestataire met à la disposition de la commune une documentation concernant le
fonctionnement du logiciel (procédures) par site.
4.3 Maintenance
La maintenance du produit prend effet à l’issue d’une période de garantie de
12 mois. Elle fait l’objet d’un contrat séparé.
La prestation comprend l’assistance technique, informatique et opérationnelle pour
tous les utilisateurs, ainsi que les mises à jour.
Elle fait l’objet d’une facturation annuelle à terme à échoir.
4.3.1 Assistance
Toute demande émanant des utilisateurs par téléphone ou via internet doit être prise
en compte dans un délai maximum de quatre heures.
Le prestataire s’engage (sauf conditions spéciales) à apporter une solution au
problème dans un délai maximum de 48 heures.
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4.3.2 Mises à jour
Les mises à jour liées à l’évolution du logiciel ou à des changements de
réglementation sont comprises dans « la maintenance ».
Le fournisseur s’engage à en informer la collectivité et à procéder à leur installation
dans les plus brefs délais, en accord avec les administrateurs.
4.3.3 Informatique et libertés
Le fournisseur procure à la collectivité tous les éléments type nécessaires à la
déclaration du fichier des familles auprès de la CNIL.