L`e-procurement outil indispensable de la fonction achats

Pratique & Recherche
procure.ch – Revue de l’acheteur 6-7/2014
L’e-procurement outil indispensable
de la fonction achats
Outil indispensable de la fonction achats, l’e-procurement
permet l’automatisation, l’optimisation et la formalisation
des achats et approvisionnements, facteurs générateurs
de substantielles économies, et garantit l’application stricte
des conditions contractuelles. Il s’intègre en aval du processus achat.
Bertrand Gabriel
administrateur de la succursale Suisse d’acxias
Fondateur d’acxias avec
trois associés en 2007, il
initie et accompagne les
missions stratégiques du
cabinet. Bertrand Gabriel
met au service de ses clients
et de l’équipe acxias 20 ans
d’expérience dans des fonctions opérationnelles, managériales et de direction
de projets complexes dans
les domaines achats, supply
chain, systèmes d’information.
Acxias,
l’expert e-achats,
est un cabinet de conseil
spécialisé dans les études,
les formations et les projets
et solutions e-achats, e-procurement et facture électronique visant à optimiser la
performance des organisations publiques et du secteur
privé. acxias est localisé en
Suisse et en France, et
intervient sur des projets à
l’échelle internationale.
www.acxias.com
L’e-procurement est une solution
informatique destinée à optimiser
et à rationaliser la fonction achat
–– Les demandeurs sont davantage autonomes
–– Les administrations de Ventes
et les modes d’approvisionnement
des entreprises par le biais de technologies internet. Il répond particulièrement aux besoins suivants:
1. Conformité processus/qualité
Résultats
–– Respect des règles
d’engagement de dépenses
(seuils/validation)
–– Gestion des habilitations
(montants/sécurité …)
–– Audits facilités
Moyens
–– Mode de fonctionnement
unique et «canalisé»,
Workflows automatisés
–– Sécurité des accès et
périmètre e-catalogues
suivant habilitations
–– Traçabilité des actions
(qui/quoi/quand)
2.Réduction des charges de
gestion
fournisseurs sont moins sollicitées
Moyens
–– Seules les demandes d’achats
hors catalogue sollicitent les
achats/approvisionnements
–– Réduction des articles à codifier dans l’ERP
–– Informations complètes et
fiables sur la commande
–– Automatisation: entrées
d’information très réduites
3. Conformité contrat et capture
d’économies
Résultats
–– Réduction des achats sauvages
–– Gains escomptés effectivement réalisés
–– Nouvelles conditions négo­
ciées appliquées rapidement
Moyens
–– Mode de fonctionnement
unique et obligatoire «canali-
Résultats
–– Les acheteurs se consacrent
à des activités cœur de métier
–– Les equipes approvisionnements peuvent être réduites
sé» par l’outil informatique
–– Accès facile et simple des
demandeurs aux e-catalogues
–– Déploiement rapide (articles
non codifiés dans l’ERP)
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Moyens
–– Robustesse et fiabilité des processus et données, impliquant
moins de ‹débrayages› sur des
opérateurs
–– Les volumes sont concentrés
sur quelques fournisseurs avec
services logistiques négociés
–– Liberté/choix/délégation
(expérience utilisateur améliorée)
Bien choisir
une solution d’e-procurement
Si les avantages d’une solution
d’e-procurement sont évidents et
de nombreuses solutions sont proposées par les éditeurs, choisir une
solution adaptée est complexe.
6.Réduction des litiges
Résultats
––Gain de temps pour tous les
acteurs: achats/approvisionnements/vendeurs
––Les acheteurs peuvent se
consacrer à des activités
cœur de métier
––Les equipes approvisionnements peuvent être réduites
Moyens
–– Processus collaboratif acheteur/vendeur pour mise au
point des e-catalogues (fournisseur propose / acheteur
valide), garantie d’un meilleur
alignement et accord sur la
déclinaison des contrats
Une solution d’e-procurement présente des spécificités qu’il faut bien
comprendre et intégrer dans son
étude.
Spécificité no1: ses utilisateurs
La solution s’adresse au plus grand
nombre (c’est-à-dire des métiers et
besoins souvent bien différents, des
langues, voire des cultures différentes, des maturités outils informatiques différentes), et les utilisateurs
sont rarement des spécialistes des
achats.
Spécificité no 2: on n’en change pas
tous les jours
–– Les utilisateurs demandent stabilité et pérennité.
–– Les coûts d’investissement sont
–– Fiabilité et complétude des
données de la commande
7. Réduction des besoins en
fonds de roulement
Résultats
–– Les utilisateurs constituent
moins de stocks en local
–– BFR réduits
–– Nombre d’articles/pièces en
rebus pour obsolescence ou
jamais utilisé réduit
élevés (interfaces ERP, intégra­
tion, déploiement etc.)
–– Le projet engage la responsabilité
de ses sponsors et de ses principaux acteurs.
L’e-procurement répond particulièrement aux besoins
4.Capacité accrue de négociation avec les fournisseurs
Résultats
–– Meilleures conditions
–– Relation orientée partenariat/
création de valeur/innovation
(si applicable)
Moyens
–– Concentration des volumes
sur un nombre réduit de fournisseurs «catalogués»
–– Réduction des litiges
–– Automatisation commandes
–– Moins de temps passé au
niveau de l’Administration des
Ventes
5.Satisfaction des clients
internes
Résultats
–– Les clients internes bénéficient concrètement des actions
des achats
–– Moins enclins à pousser des
sources alternatives
–– Meilleure reconnaissance de
la Valeur Ajoutée des achats
Moyens
–– Contrats déclinés à une maille
opérationnelle (e-catalogues)
–– Fonctionnement simple,
fiable, homogène et connu
(e-commerce)
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Les clés pour un bon choix de la
solution et la réussite du projet
Clé no1: Les interfaces utilisateurs
doivent être simples, ergonomiques,
rapides et standards.
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L’ergonomie est un critère essentiel
de la grille d’évaluation. L’implication
des utilisateurs dans le choix de la
solution d’e-procurement est impérative.
Clé no2: L’éditeur e-procurement est
un fournisseur stratégique difficilement substituable.
Les critères et pratiques de votre
organisation pour les fournisseurs
stratégiques s’appliquent (étude financière, stratégie fournisseur, audit
qualité). Un audit technique (pérennité technologique, sécurité des données, connecteurs, etc.) s’impose
ainsi que l’utilisation de benchmarks
––Evaluation des risques
––Identification des besoins, définition du cahier des charges
––Architecture fonctionnelle et
technique
––Qualification de la couverture
fonctionnelle des éditeurs par
rapport au cahier des charges
et idéalement par le biais d’un
Proof of Concept validant les
principales fonctionnalités
––Définition du plan de mise en
œuvre et de déploiement
Par ailleurs, il faut challenger l’éditeur par rapport à votre stratégie et
votre plan de mise en œuvre, et cla-
indépendants (respect des engagements, qualité des relations commerciales post-signature, suivi de
projet, etc.) réalisés auprès de clients
utilisateurs.
Clé no3 : Le bon achat de la solution
e-procurement dépend de la qualité
des études en amont.
Comme dans tout achat stratégique,
des études rigoureuses en amont de
la sélection de la solution e-procurement sont un préalable, notamment
concernant les points suivants:
–– Alignement sur la stratégie de
l’entreprise
–– Définition précise des objectifs et
du périmètre
rifier, avant contractualisation, les
services qu’il devra fournir durant
les différentes phases :
––conception
––mise en œuvre (paramétrages,
interfaces ERP)
––opération (maintenance, support)
––réversibilité
Pour terminer, il va de soi que tous
les engagements doivent être sécurisés par contrat.
En conclusion, l’e-procurement est
un excellent moyen pour garantir la
réalisation des gains attendus et la
conformité avec les contrats négociés.
Acheteur,
métier d’avenir
La fin et les moyens
Bonne nouvelle! La fonction achats
dispose de toujours plus de moyens.
Pas une semaine ne se passe sans
l’annonce de l’accession d’un responsable achats au comité de direction,
ou la mise en avant des acheteurs au
regard des enjeux amont, pour manager
«l’entreprise étendue».
Côté maturité et sophistication, il y a de
quoi se réjouir également:
–– Les acheteurs sont de mieux en
mieux formés à obtenir (par la co­
opération, la persuasion, la force,
voire la ruse ou que sais-je encore)
davantage de nos fournisseurs.
–– Nos processus eux-mêmes évoluent
sans cesse vers plus d’efficacité.
–– Les outils à notre disposition sont
toujours plus perfectionnés et ergonomiques: e-purchasing, e-sourcing,
e-procurement, source to pay, SRM,
etc. Et ce n’est que le début: l’avenir
est prometteur ...
Pourtant, au cœur de ce foisonnement,
le mot de Schopenhauer me semble
plus que jamais d’actualité: «La perfection des moyens et la confusion des buts
semblent caractériser notre époque.»
Trop souvent, nous sommes prisonniers
de nos méthodes, de nos outils, de nos
processus, de nos KPI: nous choisissons nos objectifs au regard de nos
moyens, tel un archer qui dessinerait
la cible autour de sa flèche après l’avoir
tirée. Sans une finalité claire, nos ressources sont ainsi bien vaines, et nos
résultats illusoires. Sachons donner du
sens à notre action, en commençant par
identifier notre véritable ennemi! Qui
cherchons-nous à vaincre lorsque nous
menons nos combats quotidiens?
Aymeric Duprez
www.adxl.ch
Blog: www.achats-pro.eu
Intervenant de formation chez procure.ch
et cofondateur de adxl
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